Microsoft Ignite dag 3: Smart intranets & identity protection

In deze blog schrijf ik niet alleen wat over de inhoud en aankondigingen van Ignite maar ook over het event zelf. Ook leuk voor de verandering!

Het valt me bijvoorbeeld op dat ride sharing hier al volledig ingeburgerd is. Je zou verwachten dat Uber de kroon spant maar, think again! Lyft lijkt Uber al voorbij te zijn gestreefd. Toch anders dan bij ons in Europa. Lyft werkt in elk geval super makkelijk, eigenlijk net als Uber. Rit aanvragen, dan weet je direct wat het kost, wie je komt ophalen en in welke auto. En achteraf geen discussies over prijs e.d., dat is vooraf al bepaald.

Maar dat terzijde, terug naar de awesome stuff!

Enterprise Content Management

Waar Microsoft 3 jaar geleden de nieuwe visie op SharePoint verkondigde, had dit eveneens impact op het beheersen van documenten, pagina’s en andere inhoud in enterprise omgevingen. Feature voor feature is ECM in Modern SharePoint doorontwikkeld tot een hoger niveau dan klassiek. We zijn er ongetwijfeld nog niet, maar het fundament is sterker. Of het nu gaat om de onderliggende randvoorwaarden (opslag, indexing e.d.) of de user experience, ECM Content Services goes moon. En met Ignite 2018 doet Microsoft er nog een schepje bovenop. Een aantal voorbeelden:

• Flow acties om sharable links te maken of rechten te bepalen. Deze laatst is “top of mind” op de roadmap, evenals de Flow acties om tekst uit een bestand te onttrekken;

• Flow toepassen in het bepalen van labels en dispositie (beiden “top of mind”);

• File plans (straks te vinden onder “Data Governance” in het Security & Compliance Center) zijn terug en rijker om een volledige lifecycle van documenten op enterprise niveau te kunnen beheersen. Dit was overigens nog enigszins high-level tijdens de sessie;

• De locatie kolom om geo-informatie aan inhoud toe te voegen en look-ups om coördinaten in leesbare locaties om te zetten;

• AI wordt gebruikt om de highlights van documenten op een file card te tonen en helpt mensen om sneller de juiste inhoud te vinden;

• Content types op enterprise niveau beheersen en automatisch labels toekennen. Geen probleem, wordt straks geregeld;

• Voor in te scannen content kan straks in de OneDrive app direct metadata worden toegevoegd;

• Moderne document sets komen er aan. Dit was enkel roadmap, maar wel voor 2018. Benieuwd hoe Microsoft dit gaat brengen.

Bovenstaande zijn slechts enkele voorbeelden. Ik hoop verder in de week nog wat meer op dit vlak te horen. Op voorhand kan ik wel zeggen dat documentbeheer straks veel efficiënter kan worden ingericht en dat dit makkelijker in gebruik is voor de mensen die met documenten moeten werken.

Enige twijfel over de vraag of metadata er toe doet. Zeker wel, dat kwam tijdens deze sessie terug, maar ook in de aankondigingen over de integratie van SharePoint en Teams. In tegenstelling tot wat Microsoft eerder met de introductie Office 365 Groups en Teams deed vermoeden, is metadata nog steeds belangrijk. De eenvoudige bibliotheekweergaven in deze services richten zich initieel op het eenvoudig opslaan en delen van documenten, maar bij Teams komt de volledige bibliotheekweergave inclusief metadatabeheer straks standaard onder de “Files” tab. In de OneDrive mobiele app kan er ook bij het inscannen direct metadata toegevoegd worden en we weten daarnaast al enige tijd dat de moderne search ervaring straks ook metadata gebaseerde filters gaat ondersteunen. Metadata is here to stay...voeg daar in de toekomst de nodige AI aan toe en het vinden en organiseren van informatie wordt eenvoudiger dan ooit

Interessant detail over deze sessie: Dan Kogan merkte tijdens de Q & A offstage nog op dat er een nieuwe moderne versie van variations in de maak zou zijn. Tijdslijnen e.d. noemde hij niet.

Drive employee engagement with Yammer, SharePoint & Stream

Een superleuke sessie met Dan Holme en Naomi Moneypenny over de inzet van Yammer, Stream en SharePoint voor het betrekken van medewerkers. Dit past ook goed in onze focus op adoptie op strategisch niveau. Mooie cases van onder andere Shell (duidelijk aanwezig op Ignite presentaties) en hoe zij deze technologie inzetten om bijvoorbeeld op management- en directieniveau te kunnen communiceren met medewerkers.

“Medewerkers betrokkenheid in de wereld is slechts 15%”

Yammer, Stream, SharePoint, Teams en Sway als onderdeel van de Office 365 suite zijn optimaal op elkaar aangesloten om dit doel te bereiken. Of het nu gaat om het delen van de video van een team meeting of een live event naar de buitenwereld, met name de creativiteit en inhoud zijn de uitdaging. De technologie is er klaar voor en eenvoudig in gebruik. En er is ook noodzaak! Onderzoek wijst uit dat medewerker betrokkenheid wereldwijd slechts 15% is (Gallup).

Het combineren van de genoemde tools kan zorgen voor een prettige gebruikservaring. Het zorgt er ook voor dat medewerkers op de hoogte blijven van de visie en richting van de organisatie en daar interactief aan kunnen bijdragen.

De komende veranderingen in SharePoint maken het mogelijk om op nog meer verschillende manieren aantrekkelijke portals te bouwen waar conversatie en video samenkomt. Daarnaast kwamen nieuwe section indelingen (full width “bleed”) en pagina header layout variaties langs. Je blijft je dan toch over de eenvoud van het maken van deze pagina’s.

Het pagina design mechanisme dat eraan komt is ook mooi. Hiermee kan je volledig ingerichte pagina’s als template opslaan en hergebruiken vanuit een galerij. Sway kwam ook nog naar voren als modern communicatiemiddel. Ze lieten ook zien hoe je nieuws kan maken op basis van de URL van de Sway, inclusief afbeelding, tekst en link. Nog een klein fun fact: web parts op een pagina kopiëren is nu standaard mogelijk.

Azure Active Directory & identity protection

Dit was een hele leuke sessie waar aan de hand van een case identity protection behandeld werd. 

Azure AD krijgt straks nog meer uitgebreide mogelijkheden om problemen en risico’s van gebruikersidentiteiten te beschermen. Duidelijke rapportages en notificaties kunnen er straks voor zorgen dat bij “suspicious activity” rond gebruikers, adequaat kan worden ingegrepen om problemen te voorkomen.

SharePoint Server 2019 overview

Deze “cloud born” versie van SharePoint borduurt voort op de fundamenten van SharePoint 2016. SharePoint 2019 omarmt de moderne experiences, met uitzondering van de cloud services zoals de Graph (in plaats daarvan search), PowerApps en Flow. Deze laatste twee zijn overigens wel te gebruiken via een data gateway.

Moderne team sites en communicatie sites werken net als in Office 365. Hier werd veel aandacht aan besteed, dus niet per se het meest interessantste deel van de sessie. De ondersteuning voor SharePoint Framework is gaaf. Hiermee hebben ontwikkelaars de mogelijkheid om consistent oplossingen te ontwikkelen die qua code gelijk zijn in on-premises en Office 365.

SharePoint Framework, topper van de dag

Nu we het toch over SharePoint Framework (SPFx) hebben, de sessie over dit onderwerp was de topper van de dag! Microsoft heeft veel geïnvesteerd in v1.6 om koppelingen met Graph veel meer te vereenvoudigen door de noodzakelijk “plumbing” in het framework op te nemen.

Maar v1.7 gaat nog meer moois brengen. Een aantal voorbeelden:

• Dynamic data, de mogelijkheid om bijvoorbeeld web parts aan elkaar te koppelen waardoor een selectie in het bron web part, data kan tonen in andere web parts. Komt me ergens bekend voor uit het verre klassieke verleden... Overigens gaan de mogelijkheden nog veel verder;

• List subscriptions (beta preview in v1.7) waarmee een web part direct kan reageren op een wijziging in een lijst;

• SPFx in Team tabs; op 1 manier ontwikkelen van oplossingen voor zowel SharePoint als Teams... en straks ook op andere plekken in Office 365 (add-ins voor Word wellicht?);

• App pages; De mogelijkheid om SPFx oplossingen op een zelfde wijze in SharePoint sites te tonen zoals Planner. Dus zonder de “Edit” en “Publish” knoppen in de menubalk. Heel gaaf gedemonstreerd met een Jira oplossing.

Tot zover dag 3, stay tuned!

Microsoft Ignite dag 1: over technology intensity en megamenu’s

Microsoft Ignite dag 2: Education, compliancy en een rondje expo

Microsoft Ignite dag 3: Smart intranets & identity protection

Microsoft Ignite dag 4: Design voor de modern workplace & collaboration

Microsoft Ignite dag 5: Azure automation & Microsoft Search