Microsoft Ignite 2017 dag 4: Van modern werken met metadata tot GDPR

De vierde dag van Microsoft Ignite in het zonnige Florida staat in het teken van een veilige werkomgeving met het oog op de General Data Protection Regulation (GDPR) die in mei 2018 van kracht zal worden. Deze wet, die een Europese update is van de Nederlandse Algemene Verordening Gegevensbescherming die in Nederland geldt, maakt bepaalde veiligheidsmaatregelen verplicht voor organisaties ten opzichte van de bescherming van hun gegevens en die van hun klanten. Wanneer een organisatie vanaf mei 2018 niet voldoet aan de richtlijnen, kunnen er fikse boetes worden opgelegd, waardoor deze dag een bijzonder actuele en relevante inhoud had.

Governance first

Susan Hanley, de eigenaar van een organisatie die een prijs heeft gewonnen voor een succesvol intranet binnen twee fuserende bedrijven, gaf een inspirerende workshop over governance. Haar statement kon niet duidelijker omschreven worden: “Governance first”. Voordat een project wordt gestart, is het van belang dat een visie en roadmap worden omschreven. Waarschijnlijk is het op dit moment in de besluitvorming wel duidelijk waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, maar later is het moeilijk om terug te kijken naar de afwegingen. Zet een stip op de horizon waar naartoe gewerkt wordt met het huidige project en met projecten die later gestart moeten worden. Door een duidelijke richting te bepalen, kunnen keuzes hiertegen afgezet worden en kunnen discussies worden voorkomen. Speciaal voor governance gerelateerde vragen heeft Susan ook een FAQ opgezet die continu wordt bijgewerkt.

Susan had nog meer gedachten waaruit bleek dat haar expertise en die van ETTU op 1 lijn zitten. Zo refereerde ze aan wat wij Samenwerken as a Service noemen. Het is goed om gebruikers vrij te laten om zelf sites aan te kunnen maken, maar hier zal een sterke governance aan ten grondslag moeten liggen om wildgroei te voorkomen. Ook gaf ze aan dat organisaties een gedegen partner nodig hebben om hen te helpen in de transformatie. Leuk was dat ze hierbij de reisleider als voorbeeld nam., wat ook een onderdeel is van de transformatieaanpak van ETTU. 

Lijsten en bibliotheken naar het volgende niveau

Het team van Microsoft heeft zich de afgelopen tijd veelal gebogen over het moderne werken met lijsten en bibliotheken. Er komt een set met verbeteringen aan waar gebruikers reikhalzend naar hebben uitgekeken. Denk hierbij aan het slim opmaken van kolommen, waardoor data prettiger wordt weergegeven. Daarnaast is het een prioriteit om meertaligheid toe te voegen in intranet-pagina’s. Ook gaan ze (verplichte) metadata beter ondersteunen. Wanneer er de juiste labels aan de data worden toegevoegd, kunnen automatische handelingen op bepaalde data gemakkelijker worden uitgevoerd. Denk hierbij aan toepassingen binnen de governance en andere beveiligingsvraagstukken.

Ten slotte werden er nog een paar functionaliteiten aangekondigd:

• Een ‘compact list view’ die, uiteraard, een bibliotheek compacter en dus overzichtelijker kan weergeven.
• Een tekstbewerker waarmee tekst in de bibliotheek direct kan worden aangepast.
• Een ‘markdown viewer’ die opmaak en bijzondere leestekens goed kan weergeven.

GDPR & Office 365

Tijdens de presentatie over de GDPR werd al snel duidelijk dat wanneer een organisatie volledig beschermd wil zijn volgens de regels van de aanstaande wet een Office 365 E5 licentie vereist is. De basiselementen zijn wel binnen het Office 365 E3 licentie te vinden, maar voor een volledige beveiliging moet toch naar E5 worden uitgebreid. Hierin zitten niet alleen extra beveiligingsmogelijkheden voor organisaties, maar juist voor de gebruiker zelf. Hierin worden namelijk beperkingen toegepast op basis van de inschatting van het risico. Zo kan er aan iemand met een hoge functie binnen de organisatie een extra laag van beveiliging worden gevraagd wanneer hij of zij gevoelige informatie wilt inzien. Mijn collega Barry schreef eerder een blog over Enterprise Mobility & Security, waarmee organisaties ook kunnen voldoen aan de hoogste veiligheidseisen.

Als we kijken naar eDiscovery, kunnen we in de toekomst nog veel updates verwachten. Ze willen namelijk tegemoetkomen aan Data Subject Acces Request (DSAR), wat inhoudt dat data gemakkelijk vindbaar moet zijn wanneer ernaar gezocht wordt. Het gaat soepeler samenwerken met Exchange, SharePoint en OneDrive, zodat er maar via een kanaal gezocht hoeft te worden, ook in externe systemen.

Kortom, vandaag veel gezien omtrent beveiliging, compliance en metadata. De nieuwe wetgeving zal voor veel organisaties veranderingen betekenen in de bedrijfsvoering, maar Microsoft heeft duidelijk laten zien hier actief over mee te denken en de vragen voor te willen zijn. Binnen ETTU staan we dan ook klaar om organisaties te adviseren over de mogelijkheden en hen voorbereiden op de aankomende veranderingen.

Blogreeks Microsoft Ignite 2017:
Dag 1: Big Data, Machine Learning en vernieuwingen
Dag 2: Productiviteit en beveiliging
Dag 3: Samenwerken als een service
Dag 4: Van modern werken met metadata tot GDPR
Dag 5: Vol energie en kennis naar huis na de laatste presentaties