Maak kennis met Microsoft Bookings

Blogs

3-10-2016

Microsoft Bookings lijkt op het eerste gezicht misschien een vrij klein en onbeduidend tooltje. Het is echter een slimme en waardevolle app voor (met name kleinere) bedrijven.

Bookings als online afsprakensysteem

In de kern is Microsoft Bookings een onlinesysteem voor het managen van afspraken. Je klanten maken rechtstreeks een afspraak in je bedrijfsagenda. Contact met een medewerker is daarbij niet nodig. De app is volledig geïntegreerd in Office 365. Hiermee is de compatibiliteit optimaal. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch syncen met een medewerkerskalender in Outlook.

Microsoft Bookings is te vinden in de App Launcher.

Het maken van een afspraak

Het bedrijf biedt via Microsoft Bookings een webpagina aan, waar de klant op basis van beschikbaarheid een afspraak kan aanmelden.
Na het kiezen van dag en tijdstip laat de klant contactinformatie achter. Wanneer de afspraak is gemaakt, ontvangt de klant direct een bevestiging per e-mail. Overigens is het makkelijk om een afspraak opnieuw te plannen. Elke bevestigingsmail bevat een link waarmee de klant een nieuwe dag en/of tijdstip kan voorstellen. Via die link kan de afspraak eventueel ook worden geannuleerd.

Kalenders en Microsoft Bookings

Een gemaakte afspraak komt direct terecht in een grote centrale kalender. Een bedrijf kan vanuit daar met de afspraken aan de slag: ander tijdstip voorstellen, toewijzen aan een medewerker, annuleren.

Een kalender in Microsoft Bookings. Later dit jaar volgt de mobiele app.

Het afsprakensysteem werkt overigens twee kanten op. Klanten kunnen zelf een afspraak aanmaken of het bedrijf neemt het initiatief tot een afspraak. Handig detail: wanneer een nieuwe klant een afspraak maakt via Microsoft Bookings, wordt deze persoon automatisch toegevoegd aan de contactpersonen lijst in Bookings.

Bookings en Business

Voorlopig is Microsoft Bookings alleen beschikbaar voor bedrijven met een Office 365 Business licentie. Verwachting is dat Bookings in het komende halfjaar wereldwijd wordt uitgerold.
De onvermijdelijke vraag ‘heeft iedere medewerker een Office 365 licentie nodig om Bookings te kunnen gebruiken?’ is snel beantwoord: nee. Licentie is niet nodig, wel een Office 365 Business Premium account.Microsoft heeft overigens een aardig artikel geschreven over het hoe & waarom van Microsoft Bookings, inclusief Q&A.