Limieten op shared mailboxen

Organisaties kiezen er regelmatig voor om voor een afdeling shared mailboxen, ofwel gedeelde mailboxen, aan te maken. Aan deze oplossing zitten wel een aantal vereisten en beperkingen vast. Op één van die beperkingen zal binnenkort een wijziging plaats vinden. 

Huidige situatie shared mailboxen

Uit onze ervaring blijkt dat veel organisaties zich niet altijd realiseren dat er een limiet is voor wat betreft de maximale grootte van een shared mailbox. Volgens de documentatie van Microsoft mag een shared mailbox zonder licentie niet meer dan 50GB bevatten. Wanneer deze limiet wordt overschreden, zal de mailbox minimaal een Exchange Online Plan 2 licentie toegewezen moeten krijgen, zodat de limiet op 100GB wordt gesteld. Echter, de grootte van een nieuwe Shared Mailbox is standaard bij het aanmaken al wel 100GB en achteraf wordt dit vaak niet aangepast of er wordt geen licentie toegewezen.   Exchange Online liet het tot nu toe dat de 50GB limiet werd overschreden, er was ook geen controle op. Dit gaat nu veranderen.

Wijzigingen shared mailboxen

Vanaf eind Juli van dit jaar zal de mailbox grootte bij het aanmaken van resource en shared mailboxen standaard 50GB zijn. Wanneer men meer dan de standaard 50GB nodig heeft, zal er een Exchange Online Plan 2 licentie moeten worden toegewezen. Wanneer dit is gebeurd, zal de grootte vrijwel direct opgehoogd worden naar 100GB. Wat dus de standaard limiet is voor een Exchange Online Plan 2 licentie. 

Consequenties 

Shared mailboxen die nu meer dan 50GB zijn, zullen nog niet aangepast worden. Pas wanneer er een licentie wijziging op de mailbox wordt gedaan, zal de grootte van de mailbox teruggezet worden naar 50GB. Gebruikers die de mailbox gekoppeld hebben, zullen zien dat voor een korte periode wel mail binnenkomt in de shared mailbox, maar kunnen geen mail verzenden namens deze mailbox. Er zal een melding verschijnen dat de quota overschreden is en men ruimte moet vrijmaken. Of de beheerder kan een Exchange Online Plan 2 licentie toewijzen. Na verloop van tijd zal er ook geen mail meer ontvangen worden op de mailbox. Een gebruiker die naar dit adres een mail stuurt, zal ook een melding krijgen dat de mail niet afgeleverd kan worden (een zogenaamde NDR, non-delivery report).  

Controleren 

Het is dus van belang dat je controleert of de shared mailboxen juist geconfigureerd zijn en of er actie ondernomen moet worden. Om een overzicht te krijgen van de shared mailboxen en de grootte per mailbox, hebben wij een script gemaakt welke je kan uitvoeren op jouw Exchange Online omgeving. Dit script geeft een overzicht van alle shared mailboxen met een grootte van 48GB of hoger. Als je dit script wilt ontvangen, neem dan even contact op met onze afdeling Services, zodat zij deze kunnen toesturen.