Informatiebeheer met SharePoint Syntex

Beter beheren van informatie in SharePoint Online en Microsoft Teams met geautomatiseerde inhoudstypes en metadata

Zou het niet mooi zijn als een document automatisch wordt herkend, metadata voor de gebruiker wordt ingevuld, vinden van documenten opeens veel betere resultaten oplevert en het beveiligings- en archiefbeleid op de juiste manier is ingesteld? Precies dit is nu mogelijk met SharePoint Syntex en in deze blog lees je hier alles over.

SharePoint Syntex

SharePoint Syntex is het eerste product uit een hele serie van nieuwe ontwikkelingen waarin AI (Artificial Intelligence) wordt ingezet om documenten te verrijken met informatie. SharePoint Syntex is sinds 1 oktober 2020 beschikbaar als add-on binnen Office 365 E3 en Office 365 E5 en verrijkt het beheer van informatie binnen SharePoint Online en daarmee ook binnen de document opslag van Microsoft Teams.

Vereenvoudig contentmanagement met SharePoint Syntex

SharePoint Syntex focust zich op Content Management door informatie op een slimme manier te verrijken. Dit kan door documenten automatisch te herkennen en inhoud uit het document uit te lezen en op te slaan als metadata. Dus datgene wat gebruikers niet willen doen, wordt nu geautomatiseerd. Dit kan worden gedaan voor Office-documenten, PDF’s, formulieren en afbeeldingen. Dit gaat vrij eenvoudig: formulieren worden snel herkend door de duidelijke indeling en documenten door een simpele training. Met een minimum van vijf documenten per documentsoort kan een goede herkenning van inhoud gedaan worden.

Natuurlijk moet er nagedacht worden over wat voor soort documenten er zijn. In het nieuwe SharePoint Content Center Admin portaal en het op AI gebaseerd trainen van het herkennen van informatie wordt ervoor gezorgd dat op een snelle manier inhoudstypes worden gemaakt, metadata toegevoegd aan de inhoudstypes en worden ze gekoppeld aan bibliotheken. 

Voordelen van SharePoint Syntex

SharePoint Syntex helpt eindgebruikers en beleidsmakers op de volgende onderwerpen:

• Vinden: Bestaande documenten worden automatisch verrijkt met beschrijvende informatie zodat informatie beter vindbaar wordt. Door de gevonden metadata kan bij het zoeken gefilterd worden op deze metadata met behulp van filters. Vergelijk dit met het uitzoeken van een artikel in een webshop. Je zoek op een term, maar daarna ga je filteren op merk, eigenschappen en prijs. Met een goede (managed) metadatastructuur wordt het dus ook eenvoudiger dat document van die specifieke klant over dat kenmerkende onderwerp en uit een bepaalde periode terugvinden.
• Processen: Op basis van informatie uit documenten kunnen processen worden gestart voor een document. Indien een bepaalde type document voorzien wordt van specifieke metadata moeten bepaalde stappen in een procesdoorlopen worden, waarbij er ook een controle kan plaatsvinden, dus een kwaliteitsverbetering oplevert. Een voorbeeld hierbij is een postproces waarbij documenten worden gescand, in een SharePoint bibliotheek worden geplaatst, waarna SharePoint Syntex ze herkent. Daarna kan de binnengekomen informatie automatisch worden verwerkt via een werkstroom of kan een goedkeuring worden gestart.
• Document labeling: Op basis van het type document kunnen security- en retentielabels automatisch worden ingesteld. Gebruikers hoeven dit hierdoor niet meer zelf te doen. Aansluitend aan het voorbeeld hierboven kunnen documenten die zijn binnengekomen en gemarkeerd als bijvoorbeeld een factuur automatisch met de juiste bewaar en vernietigingstermijn worden ingesteld.

Extra’s van SharePoint Syntex

Naast het automatisch herkennen van inhoud en extracten van gegevens komen ook een aantal uitbreidingen beschikbaar in het beheercentrum van SharePoint:

• Beheer inhoudstypes: Met SharePoint Syntex wordt ook de wijze van koppelen van inhoudstypes met bijbehorende metadata vereenvoudigd door middel van push to hubsites. Die gepubliceerde inhoudstypes kunnen eenvoudig beschikbaar worden gemaakt in nieuwe en bestaande SharePoint bibliotheken en aan de kanalen van Microsoft Teams.
• Managed Metadata: Ook biedt SharePoint Syntex een verbeterde beheerde metadatastructuur, zodat er een grotere uniformiteit ontstaat in metadata. De vernieuwde managed metadata (term store - taxonomy) service helpt om gestructureerd metadata vast te leggen. Ook kunnen keywords, die zijn ontdekt in bestaande informatie, als metadata worden toegevoegd aan de de taxonomie. 
• Standaarden op basis van SKOS: Metadata kan worden geïmporteerd in het SKOS formaat. SKOS is een internationale standaard voor het beschrijven van metadata.

Voorbeeld scenario’s

Met SharePoint Syntex zijn de vele scenario’s denkbaar. Een aantal voorbeelden:

• Voor de werving van een vacature komen brieven en cv’s binnen. Deze brieven en cv’s worden automatisch herkent. De NAW-gegevens van de sollicitant en de vacature waarop is gesolliciteerd worden automatisch uit het document opgehaald. Een workflow zet de documenten in het juiste dossier. Op basis van het beleid worden automatisch bewaar- en vernietingstermijnen ingesteld en wordt een security label toegepast. Als de kandidaat wordt afgewezen wordt de documenten verwijderd op basis van de AVG-wetgeving. De brief van de cv van kandidaat die wordt aangenomen wordt opgeslagen in het HR-systeem, of in een dossier in SharePoint.
• Voor het verkoopproces is een digitale handtekeningen proces ingericht. Na het ophalen van de digitale handtekening wordt de getekende PDF opgeslagen in een SharePoint lijst. Automatisch wordt het soort overeenkomst aan het document gekoppeld en de gegevens uit het document worden metadata van het document. Ook hier kunnen direct bewaartermijnen ingesteld zodat het getekende bewijs altijd voorhanden is. Op basis van de metadata wordt via een workflow in het CRM-systeem de offerte naar order worden gezet.

Omdat de documenten op een veilige en juiste manier worden opgeslagen, met duidelijke metadata is het terugvinden van de informatie veel beter geworden. Naast dat je kunt zoeken op inhoud kun je verfijnen op kenmerken die door SharePoint Syntex uit de documenten zijn geëxtraheerd, zoals klantnamen, offertedatum, offerte en inkoopordernummer, vacaturenamen, sollicitantnamen, projectnummers, schadenummers, contract- en vergunningsgegevens enzovoort.

Gebruikers voeren minder handelingen uit, statische gegevens worden omgezet in waardevolle informatie en zoeken naar informatie kost opeens veel minder tijd. Nog daargelaten dat het niet kunnen vinden tijd kost als de medewerker besluit een document opnieuw te maken of zelfs andere nadelige gevolgen in verband het niet kunnen overleggen van de juiste informatie.

Conclusie

Met SharePoint Syntex wordt vinden van informatie een stuk beter en kan informatie eenvoudiger volgens de beveiligings- en beleidsregels worden beheerd. Ben je benieuwd hoe dit werkt voor jouw organisatie en jouw documenten bekijk de Wortell Talks video over SharePoint Syntex, met daarin een korte demo, of neem contact met mij op op via info@wortell.nl.