In-, door- en uitstroom regelen: zó zorg je voor een snelle start

Blog door Dennis Vendel & Sven van Rijen

Mensen die zijn aangenomen voor een nieuwe functie staan doorgaans te popelen om te starten. Toch duurt het vaak even voordat zij echt aan het werk kunnen. Ze moeten bijvoorbeeld wachten op toegang tot bepaalde data of applicaties. Of je moet de fysieke werkplek nog voor ze inrichten. Zonde, want zo taant het enthousiasme en gaat de efficiëntie omlaag. 

Gaat het om bestaande medewerkers die doorstromen naar een nieuwe functie, dan is er een bijkomend probleem: zij hebben vaak nog onbedoeld toegang tot data waarmee ze in hun vorige functie werkten. Vaak geldt dit trouwens ook voor medewerkers die uit dienst zijn getreden. Kwalijk, zeker als je privacywetgeving als de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) serieus neemt. 

Kortom, het is belangrijk om de in-, door- en uitstroom van medewerkers goed te regelen. Heeft jouw organisatie deze processen op orde? Stel jezelf de volgende vijf vragen om daarachter te komen! 

1. Heb je actueel inzicht in de toegangsrechten van medewerkers? 

Wanneer een medewerker over de (virtuele) drempel van het kantoorgebouw stapt, wil je dat hij of zij direct kan beginnen. Bij veel organisaties is dit echter niet het geval. Het duurt soms gerust een week of twee voordat de nieuwe medewerker aan de slag kan. Zo’n situatie voorkom je door het instroomproces en de toegangsrechten van medewerkers inzichtelijk te maken. Zo kan je namelijk op tijd de juiste voorbereidingen treffen. 

2. Hoeveel tijd besteed je aan het inrichten van een werkplek voor een medewerker die met een nieuwe functie start? 

Als de werkplek nog niet is ingericht op het moment dat medewerkers van start gaan in een nieuwe functie, zullen zij zelf naar oplossingen zoeken. Ze loggen bijvoorbeeld in via hun eigen apparaat. Of ze gebruiken even het account van de collega die hen inwerkt. Dit soort werkwijzen brengen de nodige beperkingen en veiligheidsrisico's met zich mee. Begin dus tijdig met het prepareren van de werkplek! En zorg ervoor dat je zo’n werkplek eenvoudig kan uitleveren. Hét motto: ‘Automatiseer en standaardiseer.’

3. Welke indruk krijgt een nieuwe medewerker van jouw organisatie? 

Je wilt dat een nieuwe medewerker zich welkom voelt. Lever daarom vóór de eerste werkdag een kant-en-klaar apparaat bij hem of haar thuis af, zorg dat alle rechten geregeld zijn en laat de nieuwe medewerker alvast kennismaken met toekomstige collega's (bijvoorbeeld via het intranet). Zo maak je een onvergetelijke eerste indruk. 

4. Is de doorstroom van medewerkers goed geregeld? 

Wanneer medewerkers van functie wisselen, moet je zorgen dat zij geen toegang meer hebben tot rechten die alleen in hun vorige positie van belang waren. Tegelijkertijd is het cruciaal om te regelen dat een nieuwe set aan faciliteiten klaarstaat, zodat ze meteen aan de slag kunnen met hun kersverse takenpakket. 

5. Hoe verloopt de uitdiensttreding? 

In het kader van de privacywetgeving én kostenefficiëntie is het essentieel om accounts op tijd te deactiveren. Zorg daarnaast dat je inzicht hebt in alle faciliteiten, zodat je snel kan checken of laptops en andere apparaten zijn ingeleverd wanneer iemand vertrekt. Sla hierin niet door — sommige data moet je volgens de wet juist voor een bepaalde periode bewaren. Ook dát kan je het best gestructureerd aanpakken. 

In- en uitstroom goed regelen? 

Wortell kan een systeem voor je installeren dat fungeert als spin in het web. We koppelen dit aan jouw hr-pakket — het startpunt voor alle bewegingen. Wanneer iemand in-, door- of uitstroomt, zorgen we dat de toegang in alle achterliggende systemen goed wordt geregeld. Zo kunnen medewerkers in een nieuwe functie vlekkeloos werken met alle data en applicaties die voor hen relevant zijn. 

Omdat Wortell niet alleen op hr focust, overzien we het hele plaatje. We zorgen dat de werkplek tijdig klaarstaat, zodat nieuwe medewerkers zich meteen onderdeel van het bedrijf voelen — nog vóórdat zij voet in het pand hebben gezet. 

Meer weten?

Meer weten of benieuwd hoe wij binnen onze dienstverlening dit proces goed inregelen voor onze klanten? Neem dan contact met ons op of lees meer over Work.