In 6 stappen de juiste documentopslag
Handige software
Het proces bepaalt eigenlijk waar je het bestand opslaat. Hierbij is het belangrijk jezelf de vraag te stellen welke waarde een bepaald document heeft in de organisatie en bij welk proces in de organisatie dit document hoort. Vanuit de basis bieden Office 365 Groups, Microsoft Teams en OneDrive for Business de meest eenvoudige manier van samenwerken aan documenten met collega’s en externen. Er is één documentbibliotheek aanwezig met standaardinstellingen waar de documenten die bij een bepaald persoon of team horen, beheerd worden.Het is een proces
Op het moment dat het document voor jouw organisatie zo belangrijk is dat het a) volgens bepaalde wet- en regelgeving moet worden opgeslagen, b) aantoonbaar moet zijn hoe het document gecreëerd is en c) je altijd de juiste versie moet kunnen terugvinden, kun je het beste werken volgens een vast proces. Denk hierbij dan bijvoorbeeld aan het beheer van de brieven en cv’s bij sollicitatieprocedures, dossiervorming bij contracten en inkoopprocessen of projecten waarbij goedkeuring van documenten van belang is en met verschillende machtigingsniveaus gewerkt wordt. Wat vaak bij deze processen ook van belang is het op een juiste manier archiveren van de documenten, waarbij sprake is van bewaar- en vernietigingstermijnen. Een ander punt is voorkomen van datalekken, bijvoorbeeld als het gaat over verwerken van persoonsgegevens.De wijze van vinden van informatie speelt hier ook weer een rol bij. Wanneer data op een gestructureerde wijze teruggevonden moet worden is het labelen van documenten in de vorm van metadata van belang. Een goed ingericht zoekcentrum hoort hierbij. Voor minder gestructureerde documentopslag, zoals in OneDrive for Business en Microsoft Teams is zoeken met Delve een betere manier.
6-stappenplan
Bij het documentopslagproces moet je vooraf nadenken over de inrichting: metadata, versiebeheer, goedkeuring, machtigingen en archiefbeleid bijvoorbeeld. Dit heb je in 6 stappen gemakkelijk op orde:- Breng in kaart voor welke documenten binnen jouw organisatie er een beleid opgesteld moet worden om deze op de juiste manier te kunnen verwerken en opslaan. Definieer de processen, de beveiliging en compliance.
- Maak een documentstructuurplan. Hierin staat alle informatie over de inhoudstypes, metadata en levenscyclus van het specifieke type document.
- Stel een security- en compliance plan op waarin is vastgelegd welke documenten gedeeld mogen worden en wat er moet gebeuren als documenten per ongeluk worden gedeeld waar dat niet had mogen gebeuren.
- Richt de systemen in aan de hand van de documentstructuur en het security- en compliance plan. Opties zijn om direct ook documentsjablonen te koppelen en het zoeksysteem in te richten. Waar mogelijk wordt metadata al ingevuld of op een eenvoudige manier in het proces worden ingevuld binnen het document. Inrichten van Azure Information Protection en Auditing kan ook onderdeel zijn van de uitvoering.
- Informeer de gebruikers, leid ze op en ondersteun hen bij de start, zodat alle medewerkers kunnen werken volgens het nieuwe proces en informatie kunnen terugvinden.
- Controleer op het beleid zodra het proces in gebruik is en zorg er voor dat wijzigingen worden doorgevoerd op moment dat regels wijzigingen.
Volgens de regels
Stap 5 is een heel belangrijke. Je wilt dat medewerkers gebruik maken van de documentprocessen, dat het voor hen als vanzelfsprekend is, duidelijk is waarom er op deze manier met documenten omgegaan moet worden, dat ze zo snel mogelijk leren werken met de nieuwe systemen en niet terugvallen in oude gewoontes, die niet voldoen aan het opgestelde beleid.
Op het moment dat je het proces hebt ingericht en geïntroduceerd, kun je voldoen aan de wet- en regelgeving die aan jouw organisatie worden gesteld. Je hebt natuurlijk je eigen regels over documentmanagement binnen je organisatie, maar er gelden ook regels vanuit de overheid en wellicht heb je afspraken gemaakt met klanten over het al dan niet vertrouwelijk behandelen van informatie.
Voor documenten die niet aan bepaalde eisen hoeven te voldoen, kun je gemakkelijk samenwerken in een van de andere systemen. Als je je maar bewust bent van waar informatie mag en moet worden opgeslagen. En een andere tip: begin klein en met een overzichtelijk proces, waar je kunt leren hoe het werkt en voor de volgende processen voordeel uit kunt halen. Een goed begin is een proces waar nu nog geprinte versies worden gebruikt of met e-mail een proces wordt gestuurd en overzicht over het proces moeilijk inzichtelijk is. Dan voeg je snel waarde toe.