Impressie Congres Intranet 2017: het draait allang niet meer om intranet alleen

Op donderdag 23 maart 2017 stond alweer de negende editie van het Congres Intranet op het programma. Wat gebeurt er in de wereld van intranet? Wat zijn de laatste ontwikkelingen? En hoe pakken organisaties de implementatie van een intranet aan? In deze blogpost lees je de belangrijkste bevindingen van deze dag.

Working Out Loud

Op de werkplek anno 2017 worden medewerkers overspoeld met informatie. De mailbox explodeert en communicatie vindt vooral top down plaats. Medewerkers zijn al jaren gewend om te werken zoals ze doen. Logisch ook, want waarom zou je veranderen als je de voordelen er niet van inziet? Deze houding (WIIFM: What’s In It For Me) is binnen veel organisaties aanwezig. Dit verander je niet door simpel een PowerPoint presentatie te delen. Het gaat namelijk niet om de techniek, maar om het wijzigen van gedrag van medewerkers.

Om het gedrag van medewerkers te veranderen, heb je echter een proces nodig dat zowel schaalbaar als duurzaam is. Hiervoor heeft John Stepper de methode Working Out Loud ontwikkeld. Dit is een doelgerichte benadering die je in 12 weken helpt relaties op te bouwen en te leren om beter te genieten van elke dag, terwijl je je eigen mogelijkheden vergroot.

De 5 elementen van Working Out Loud zijn:

• Relationships
• Generosity
• Visible work
• Purposeful discovery
• A growth mindset

Onderstaande infographic geeft mooi deze verschillende elementen weer.

Door de Working out Loud methode te hanteren, zorg je ervoor dat je uiteindelijk meer voor elkaar krijgt. Doordat de teams, of zoals John Stepper het noemt ‘circles’, afdeling overstijgend zijn neem je ook je ook inspiratie mee terug naar je eigen team. Dit zorgt er dan ook voor dat je als organisatie beter samenwerkt. Maar belangrijker: je wordt effectiever, meer verbonden met collega’s en gelukkiger in je werk.

Work Smarter, Not Necessarily Harder

Wordt ons werk straks uitgevoerd door robots? Een vraag die veel mensen bezighoudt en die ook door Luis Suarez wordt gesteld tijdens Congres Intranet. We zien immers al dat de lokale bankmedewerkers zijn vervangen door selfservice via het internet. Aan de andere kant zien we ook dat de betrokkenheid van medewerkers terugloopt. Onderzoek in de Harvard Business Review toont aan dat de employee engagement in Nederland slechts 9% is. De oorzaak hiervan is dat veel medewerkers kennis nog vaak voor zichzelf houden en niet delen. Niet wetende dat ze hiermee eigenlijk hun eigen graf graven.

“The more you share, the more visible and powerful you are”

Van nature staan we niet open om te delen. Maar als je open staat, dan kan je ook leren van elkaar. Luis Suarez komt daarom met het Networking Learning Model wat bestaat uit drie essentiële onderdelen:

• Seek: op zoek gaan naar informatie
• Sense: begrijp de informatie die je vind
• Share: deel deze kennis

Dit vertaalt zich ook terug binnen jouw intranet. Vaak zie je nog dat er communities zijn opgericht die volledig zijn afgeschermd. Maar waarom zou je de kennis binnen jouw organisatie niet delen? Het openzetten van communities zorgt voor openheid en transparantie, en uiteindelijk dus ook dat medewerkers zich meer betrokken gaan voelen.

Communities zullen hierbij het nieuwe model worden: niet alleen maar werken binnen afdelingen of hiërarchische structuren, maar kennis delen door de gehele organisatie. Zo ga je als organisatie van social business naar open business. Microsoft Teams is een goed voorbeeld hoe je afdeling overstijgend kan samenwerken en informatie kan delen.

Het is dus belangrijk om onderscheidend te blijven, anders wordt je baan straks vervangen door een robot. Door gebruik te maken van de laatste tools ben je in staat om slimmer te werken, niet per definitie harder.

United Local Heroes: praktijkcase Hero Group

Samenwerken zorgt voor verschillende uitdagingen, zeker voor een internationale organisatie zoals de Hero Group. Tijdens Congres Intranet vertelde Bas Kemperman van de Hero Group hoe zij 17 landen verbinden in één digitale werkomgeving met Debble Workplace van ETTU.

De uitdagingen waar de Hero Group mee te maken heeft:

• Verschillende merken (identiteiten) binnen de Group die elk hun eigen look & feel hebben
• Culturele verschillen vragen om een andere benadering: van Zuid-Amerika, Europa tot aan Azië
• Verschillende leeftijdsgeneraties die elk hun eigen communicatievoorkeuren hebben
• Het samenwerken over verschillende tijdszones heen
• A growth mindset

Ook Hero beweegt hierbij van een hiërarchische structuur naar een meer community en netwerk gedreven organisatie. Om de organisatie te ondersteunen heeft Hero strategisch gekozen voor het Office 365 platform van Microsoft. Debble Workplace wordt hierbij ingezet als social intranet toepassing, waar elk land wel zijn eigen look & feel kan toepassen.

“Office 365 is een schatkast vol met tools om te gebruiken. De focus voor ons isom de organisatie te helpen wat ze er allemaal mee kunnen.”

Om te zorgen voor een succesvolle adoptie van het nieuwe intranet, heeft Hero de verandering gekoppeld aan een eigen programma: United Local Heroes. De basis van het succes ligt in de volgende elementen:

Lean Core Team
Om te zorgen voor een goede lancering, heeft Hero een core team opgesteld die de landen in zijn gegaan. Dit team bestaat uit:

• Communicatie Manager: Voor cultuur en veranderingsproject
• Office 365 lead: Zorgen dat Office 365 optimaal gaat werken
• Debble partner: wensen en mogelijkheden alignen met het standaardproduct

In deze fase is Hero ook gestart met de eerste communicatie om awareness te creëren. Zoek je een collega? Straks kan je ze vinden. Een document terugvinden? Straks heb je het razendsnel gevonden. Hierdoor worden medewerkers lekker gemaakt voordat ze echt aan de slag kunnen met de nieuwe technieken.

Wave-based implementatie
17 landen live brengen in een nieuw social intranet doe je niet zomaar. Hero heeft ervoor gekozen om dit in 6 waves te doen, waarbij er per wave van 6 weken 3 landen live gaan. Als de eerste wave gestart is, worden de voorbereidingen voor de volgende wave ook al ingezet.

Voor elke wave is er gekeken welke behoefte er is om het bedrijf lokaal goed te kunnen runnen. Hierdoor heeft het land lokaal zeggenschap over hoe het intranet eruit komt te zien, inclusief functionaliteiten. Dit zorgt dan ook direct voor een hogere adoptie: de landen hebben immers zelf invloed op het proces.

Train de trainer
Bij de start van het project zijn de key users van de verschillende landen uitgenodigd op het hoofdkantoor in Breda. Hier werd door het core team een training verzorgt om de key users wegwijs te maken in de nieuwe omgeving.

Tijdens de training is al direct gestart met het vullen van het nieuwe intranet. De key users nemen de lokale content mee en kunnen zo direct aan de slag. Het grote voordeel is dat op het einde van de dag al een groot gedeelte van het intranet gevuld is.

Launch party
Om de lancering van het intranet te vieren, heeft elk land een Launch Party georganiseerd. De medewerkers vonden op de dag een teaser op hun werkplek om naar een ontbijtsessie te komen. In Italië werd dit bijvoorbeeld gedaan met een pizza party. Een deel van het Core Team was aanwezig tijdens de Launch Party, maar meer als ondersteuning van het lokale team. Dit zorgt er dan ook voor dat de landen zich persoonlijk benadert voelen.

Om het gebruik van Yammer te stimuleren, hebben de verschillende landen ook een actie bedacht. In Nederland werden medewerkers aangespoord om met een selfiestick een foto te maken van hun leukste Hero moment. In andere landen werd opgeroepen om een foto te plaatsen van het lokale team als het profiel was ingevuld. Dit zorgde direct voor een activatie van Yammer. Aangezien Yammer ook door het hele intranet prominent aanwezig is, zorgt dit voor een directe activatie van het platform. Iets wat in het verleden niet gelukt is.

Actief vragen om feedback
De basis van het intranet staat, maar een intranetproject is nooit af. Het is belangrijk om door te blijven ontwikkelen en actief te luisteren naar de gebruikers. Hero heeft ervoor gezorgd dat het Core Team gemakkelijk bereikbaar is voor ideeën en suggesties. Deze feedback wordt dan opgepakt door het team. Gebruikers reageren erg enthousiast als ze zien dat hun feedback gebruikt wordt in de verdere ontwikkeling van de moderne werkplek. Dit zorgt er dan ook uiteindelijk voor dat het intranet goed gebruikt wordt binnen de verschillende Hero landen.

Kom meer te weten over de projectaanpak in de videocase van Hero Benelux.

Het intranet als de startplek voor de moderne werkplek

In de presentaties van Luis Suarez en John Stepper werd al aangestipt hoe belangrijk het is om werk beter te organiseren. Een Enterprise Social Netwerk of intranet moet hierbij ondersteunen, is ook de visie van Lee Bryant.

Het intranet wordt hierbij steeds vaker de startplek voor de moderne werkplek. Of zelfs nog een stap verder: de smart workplace. Hierdoor komt een hele set aan tools ter beschikking waar organisaties gebruik van kunnen maken. Maar hoe beslis je welke tools je waarvoor gaat gebruiken?

Hiervoor is het belangrijk om te kijken naar waar gebruikers behoefte aan hebben. Een one-size-fits-all oplossing kan tegenwoordig niet meer. Daarom moeten organisaties gaan denken vanuit use case scenario’s. Wanneer gebruik je Yammer? Voor welke situaties is Microsoft Teams het meest geschikt? En wanneer plaats je iets op het social intranet? Lee Bryant praat hierbij over verschillende niveaus waarop je de samenwerking binnen organisaties kan verbeteren:

• Macro: alles wat de organisatie verbindt, zoals kennis, diensten en netwerken
• Meso: het verbeteren van interne communities en afdelingen
• Micro: teams productiever maken en verbinden

Om dit te realiseren moet je verschillende rollen aannemen:

• Service Designer: stel de gebruikerservaring centraal.
• Occupational Therapist: ben een klankboard voor de organisatie waar medewerkers terecht kunnen met ideeën, vragen en problemen
• Community Manager: voel aan wat de organisatie nodig heeft en breng de nieuwe manier van werken onder de aandacht
• Educator & Coach: zorg voor een knowledgebase waar medewerkers gebruik van kunnen maken, inclusief simpele productivity hacks
• Example to others: begin met je eigen team en laat zien wat het nieuwe werken jou kan opleveren.

 

Het intranet is dood: lang leve het intranet

Na een dag vol intranetervaringen zijn mij een aantal dingen opgevallen. Waar veel mensen denken dat het intranet maar ouderwets is, blijkt maar weer dat intranet springlevend is. Natuurlijk niet de webkrant-achtige variant; tegenwoordig praten we meer over moderne werkplek of digital workplace. Tijdens Congres Intranet zijn er prachtige voorbeelden voorbijgekomen en ook toepassingen die inspelen op de behoeften van de gebruiker.

Daarnaast komt engagement in bijna elke presentatie terug. Het is belangrijk om te beseffen dat een intranet niet af is als het technisch staat. Om medewerkers mee te krijgen is het belangrijk ze al zo vroeg mogelijk mee te nemen in het verandertraject. Dit zorgt er dan uiteindelijk ook voor dat ze meer betrokken zijn bij de organisatie. Methodes zoals Working Out Loud of het voorbeeld van de United Local Heroes bij de Hero Group kunnen hierbij helpen.

Tot slot blijkt maar weer dat organisaties steeds vaker kiezen voor standaard toepassingen. Kijk maar naar het gebruik van Microsoft Teams: sinds Teams in maart gelanceerd is voor alle Office 365 klanten, is het gebruik ervan enorm gestegen. Niet voor niets noemt Lee Bryant het in zijn presentatie ook “the most exciting news what happend recently”. Ook zie je dat grote organisaties zoals de Hero Group kiezen voor een standaard social intranet platform, en daarom heen functionaliteiten toevoegen. En dan spreek je pas echt van een connected modern workplace.

Benieuwd wat ETTU voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op.