Hybride werken: Zó richt je vergaderruimtes goed in

Hybride werken heeft zijn intrede gedaan tijdens de pandemie, maar inmiddels is het duidelijk dat deze werkvorm na de COVID-19-crisis zal blijven bestaan. Organisaties wereldwijd zijn dan ook druk bezig om hybride samenwerkingen te faciliteren. Waar zij in dat kader écht niet zonder kunnen? Vergaderruimtes met Microsoft Teams. Maar hoe richt en zet je deze nu precies in? 

Fundering: waar sta je en waar beweeg je naartoe?

Grote organisaties hebben vaak verschillende contracten lopen om videovergaderen mogelijk te maken. Dit resulteert in versnipperde kennis. Wil je technologie inzetten om betere samenwerkingen te realiseren, dan is een consistente aanpak cruciaal. 

Bij Wortell zetten we hiervoor de producten van Microsoft in. Niet alleen omdat we Microsoft-partner zijn, maar ook omdat het portfolio alles biedt wat je nodig hebt. Overigens is het niet zo dat je met een Microsoft 365-licentie 'even' een meeting room koopt en een stekker inplugt. Om succesvol hybride te vergaderen, moet je een traject doorlopen. 

Je brengt bijvoorbeeld eerst de huidige én de gewenste vergadersituatie in kaart. Is de mailomgeving hybride? Heb je nog ergens Skype for Business draaien? Hoe kan je meeting rooms inpassen in jóuw werkwijze? Nadat je dergelijke vragen hebt beantwoord, bepaal je hoe je een standaard gaat creëren voor je ruimtes. Want uiteindelijk wil je één platform neerzetten waarop je kan acteren omtrent management en support. 

De ruimtes: vergaderingen opstarten met één druk op de knop

Wanneer je de strategie hebt bepaald, is het tijd om naar de vergaderruimtes te kijken. Hoe groot zijn deze? Hoe zijn de akoestiek en lichtinval? Zijn er al spullen aanwezig die je kunt gebruiken? 

Wat je te allen tijde in gedachten moet houden, is het einddoel: vergaderingen vlekkeloos laten verlopen voor de gebruiker. Dit betekent dat iedereen dient te begrijpen hoe Microsoft Teams werkt op een telefoon of laptop, maar óók dat de werking van een meeting room glashelder moet zijn. 

Op die gedachte sluit Microsoft naadloos aan: in een goed ingerichte meeting room met Microsoft Teams hoeft de gebruiker namelijk slechts één knop in te drukken om de vergadering op te starten. Audio en video werken goed, zodat medewerkers zich kunnen focussen op de meeting. 

Aan de slag: begeleiding van a tot z 

Wil je aan de slag met Teams meeting rooms? Wortell kan je van a tot z begeleiden. Samen met jou brengen we je doelstellingen in kaart, waarna we alle vergaderruimtes inrichten. We regelen leveringen en installeren de apparatuur fysiek — van schermen tot camera's en microfoons. Via het Meeting Room As a Service-concept kunnen we ook adoptie, beheer en onderhoud verzorgen. 

Wil je eens sparren over jóuw mogelijkheden? Neem gerust contact met ons op.