Hoe verhuis je een zwembad door een rietje

Sommige uitdagingen komen in vrijwel iedere migratie aan de orde. De grootste uitdagingen zijn lang niet altijd technisch van aard. Een migratie naar een nieuwe SharePoint omgeving is gewoon vaak niet zo makkelijk als wordt gedacht.

Migreren is te vergelijken met het verhuizen naar een nieuw huis, alleen is virtueel de inventaris groter en verhuiswagen in verhouding veel kleiner.

De meeste mensen zijn weleens verhuisd, dus daar heeft iedereen een beeld bij. Het nieuwe huis is al voor de verhuizing bekend. De plattegrond is bekend en vaak gaat er nog wat kluswerk in het nieuwe huis aan de verhuizing vooraf.

Een groot voordeel van het verhuizen van je spullen, is dat het tastbaar is. Iedereen kan vooraf aardig inschatten hoeveel dozen en verhuiswagens er nodig zijn. Op iedere verhuisdoos schrijf je vooraf de naam van de kamer waar de doos heen moet. In een dag gaat alles over en kan je in het nieuwe woning gaan wonen.

Een migratie is abstracter, maar er zijn overeenkomsten en verschillen. We lopen er een aantal langs.

Een nieuw adres
Bij een verhuizing is alleen een nieuw woonadres niet genoeg om de verhuisdozen tijdens de verhuizing in de juiste kamer te doen belanden. De indeling van het huis is ook nodig. Hoeveel kamers zijn er en wat is de bestemming van elke kamer? Bij een migratie is vaak vooraf alleen een adres bekend en is er geen plattegrond. Een URL of een rijtje servers als fundering is nog niet voldoende om te beginnen met verhuizen. Net als een huis moet de SharePoint omgeving ook eerst worden ingedeeld en ingericht. En soms moet deze ook een ander kleurtje krijgen. Pas daarna kan je de verhuisdozen gaan labelen. Voor alle folders en sites moet duidelijk zijn waar deze precies heen moeten en wie daarover mag besluiten. Dat kan in een organisatie met meerdere afdelingen en samenwerkingsverbanden soms knap lastig zijn.

Een olympisch zwembad aan data
Nu we het toch over de hele organisatie hebben; er is heel wat te verhuizen. Vaak is er tientallen jaren aan data opgespaard. Thuis hebben de kasten een vaste afmeting dus moet er af en toe iets weggegooid worden om te voorkomen dat de kasten vol raken. In een organisatie mag niet zomaar alles weggegooid worden, dus groeit elk jaar de opslag met 20%. Voor iedere gebruiker is er klein zwembad vol met documenten. Samen is dit een zwembad van olympische afmetingen, dat allemaal gemigreerd moet worden.

Snelheidsbeperkingen
Een van de beperkende factoren bij snelheid van een migratie is het netwerk. Iedereen die thuis weleens zijn complete foto- en videocollectie over het wifi-netwerk heeft gekopieerd, zal het opgevallen zijn dat dit verrassend lang kan duren en dat die snelle netwerklijn dan dunner lijkt dan verwacht. Daarnaast zijn ook de leessnelheid en de snelheid waarmee in de doelomgeving geschreven een beperkende factor.

Een rietje
Het hele zwembad moet tijdens de migratie door een rietje. Neem een bijvoorbeeld een migratie snelheid van 1 MB per seconde. Lijkt best veel, maar 1 TB is dan 1024x1024 seconden onderweg. Gelukkig zijn er manieren om de migratie snelheid te verhogen. Bij een on-premise migratie kan extra hardware ingezet worden en online is er een nieuwe API  waarmee de snelheid misschien wel 20x zo groot wordt. Maar het blijft een rietje, vergeleken met het zwembad dat er doorheen moet.

Een beter rietje is niet de oplossing.

De oplossing is een beter proces
Een migratiestraat is een combinatie van een migratietool en een proces. Hierdoor wordt het mogelijk om folder voor folder, site voor site en afdeling voor afdeling de migratie apart uit te voeren. Verschillende deelmigraties bevinden zich op andere punten in het proces. Terwijl eerder gemigreerde documenten gecontroleerd worden, wordt een ander deel gemigreerd en wordt voor weer een ander deel van de documenten de migratie gepland of wordt de site opgeleverd.

En de gebruikers?
Voor wie migreren we eigenlijk? Migreren is meer dan het alleen het gecontroleerd overpompen van gegevens. Gebruikers moeten ook op het juiste moment geïnformeerd worden. De gegevens waarmee ze werken staan immers vanaf morgen ergens anders. En de nieuwe omgeving werkt ook nog eens anders want meestal is de migratie een manier om naar een nieuwe versie te gaan.

Communicatie en Adoptie
Een nieuw platform heeft nieuwe functionaliteiten en zorgt ervoor dat het werk makkelijker en productiever kan zijn, maar dat betekent niet dat iedereen dit automatisch ook weet of waardeert. De mensen wiens documenten je verhuist, hadden het ook zonder de migratie al de hele dag druk genoeg en vinden deze verandering dus per definitie vervelend. Een adoptie traject is geen luxe maar echt nodig om te voorkomen dat de medewerkers na een volledig succesvol verlopen migratie diep ontevreden zijn over de nieuwe omgeving omdat ze hun documenten niet meer kunnen vinden of omdat ze niet goed weten hoe ze de nieuwe omgeving kunnen gebruiken.

Conclusie
Een migratie technisch perfect uitvoeren zal niet zorgen voor een succesvol project, want een migratie is maar in beperkte mate een technische aangelegenheid. Naast de technische migratie is een proces nodig om te zorgen dat de juiste data op het juiste moment gemigreerd wordt, dat gebruikers hiervan op de hoogte zijn en in staat zijn met hun gemigreerde data te kunnen werken.