Hoe Office 365 succesvol geimplementeerd wordt

Office 365 biedt een enorm scala aan online-diensten die het samenwerken in teams en beheren van documenten gemakkelijker maakt dan ooit. Maar hoe bepaal je wanneer je welke tooling inzet? En hoe zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie deze nieuwe functionaliteiten op de juiste manier gaat gebruiken? Lourens Siderius, Business Development Manager bij ETTU, hoort deze vragen continu en maakt gebruik van bewezen strategieën om deze het hoofd te bieden.

De mogelijkheden binnen Office 365

Met een diversiteit aan applicaties binnen het Office 365-landschap is het makkelijk om het overzicht te verliezen. Lourens legt uit dat er grofweg twee soorten tooling in het standaard Office 365 pakket te vinden zijn: de documentstructuren en de sociale structuren. Onder de documentstructuur valt SharePoint, Teams en OneDrive. De sociale structuur bestaat uit Yammer en Skype, waarvan de documenten die hierin worden gedeeld met groepen automatisch ook in SharePoint worden opgeslagen. Om het nog iets ingewikkelder te maken: ook binnen Teams is er een chatfunctie beschikbaar. Het verschil met deze functie en Yammer is dat de berichten die via Yammer gedeeld worden voor iedereen in de organisatie zichtbaar is en binnen Teams alleen voor de mensen die in dit specifieke team zijn opgenomen.

Afhankelijk van een aantal factoren, wordt bepaald welke functionaliteiten wanneer geïmplementeerd gaan worden.

Het bepalen van de roadmap

“Wanneer wij samen met de klant de strategie gaan bepalen voor de implementatie van Office 365, kijken we naar drie elementen: de digitale volwassenheid van de organisatie, de behoefte en de vraag. Als een organisatie al bekend is met het gezamenlijk werken in mappen en er regelmatig gechat wordt tussen collega’s, is de organisatie veel volwassener dan één waarbij documenten nog via USB worden gedeeld. In dat geval kunnen functionaliteiten sneller worden geïmplementeerd omdat men al de werkwijze kent”, aldus Lourens. Wanneer hij weet hoe vertrouwd de organisatie is met werken in de cloud en hoe groot de behoefte van de medewerkers is om op een nieuwe manier samen te werken, kan hij de uitrol van de verschillende functionaliteiten opnemen in een roadmap van digitale transformatie. “Maar” waarschuwt hij, “het is nooit een goed idee om het volledige pakket in één keer te implementeren. Dit zorgt voor te veel veranderingen in de dagelijkse werkwijze, waardoor er gelijk een aversie ontstaat tegen de vernieuwingen. Zelfs bij de meest vooruitstrevende organisaties moeten dergelijke trajecten rustig en gefaseerd worden geïntroduceerd.”

Het meekrijgen van de hele organisatie

De volwassenheid van een organisatie is niet slechts één cijfer of indicatie. Vaak valt het op dat de jongste collega’s veel gemakkelijker omgaan met nieuwe technologieën dan mensen die slechts een paar jaar tot het pensioen te gaan hebben. “Om de adoptie van nieuwe functionaliteiten een voedingsbodem te geven, verdelen we de organisatie in grofweg vier groepen: de early adopters, de smart followers, de grote tussengroep en de late adopters. We zetten een werkgroep op met de early adopters om ze kennis te laten maken met de nieuwe functionaliteit en om de kinderziektes eruit te halen. Vervolgens steken ze de smart followers aan die zelf weer het gros van de collega’s weet mee te krijgen in de nieuwe werkwijze. Dan blijft uiteindelijk de laatste groep over die weinig van deze of ongeacht welke nieuwe technologie wil weten. Omdat deze groep het moeilijkst te overtuigen is en laag scoort op de digitale volwassenheid, behoefte en vraag, focussen we ons niet op hun adoptie van de tooling. Uiteindelijk zullen ze zelf toch de stap moeten maken als de rest van de organisatie wel deze digitale transformatie heeft ondergaan.”

De strategische invulling van de digitale transformatie

Op het moment dat bij een organisatie de vraag speelt om in de cloud te gaan werken, schuift Lourens vrijwel meteen aan om de goede vragen te kunnen stellen om alle eisen in beeld te brengen. “Zo houden we twee sessies. We beginnen met een inspiratiesessie om te brainstormen over hoe de ideale invulling van het IT-landschap eruit zou zien. In een tweede sessie kijken we heel gericht naar wat er nu al bestaat en wat beter ingevuld kan worden. Dit achterhalen we door interviews, meelopen met collega’s van verschillende afdelingen, gebruikersonderzoeken, enquêtes en testcases. Zodra het beeld bekend is, gaan we de verschillende bouwstenen invullen en een blauwdruk maken van hoe de infrastructuur na de digitale transformatie eruitziet. Vervolgens kijken we naar welke functionaliteiten overeenkomen met tooling die nu al gebruikt wordt. Dan is het niet nodig voor mensen om hun workflow aan te passen, maar klikken ze slechts op een ander knopje om hetzelfde te doen wat ze al gewend waren. Wanneer we met zulke makkelijke veranderingen beginnen, went men heel geleidelijk aan de nieuwe structuur die hieraan ten grondslag ligt.”

Wanneer de meest voor de hand liggende tooling is geïmplementeerd, kunnen er stappen gemaakt worden naar de early adopters om ze warm te maken voor functionaliteiten die een grotere verandering betekenen. De vuistregel is wel dat niet te veel functionaliteit per keer wordt geïntroduceerd om de nieuwe werkwijze goed te laten integreren.

De randvoorwaarden van succesvol werken in de cloud

De digitale transformatie is vooral een verandering van mindset en communicatiemethoden. Daarom is changemanagement nodig om alle neuzen in de organisatie dezelfde kant op te krijgen. Van IT mag verwacht worden dat zij een andere rol gaan invullen, namelijk van facilitator en adviseur. Ze moeten altijd bekend zijn met de mogelijkheden binnen het IT-landschap en waardevolle adviezen kunnen geven om vraagstukken op te lossen. En dat uiteraard allemaal binnen Azure en Office 365. Alle mogelijkheden zijn er namelijk voor en het is beter om alles bij één partij in beheer te hebben. Door deze actieve rol aan te nemen, kan IT zelf een shadow-IT voorkomen met alle risico’s van dien.

Daarnaast wordt er ook wat flexibiliteit verwacht van alle collega’s die met de nieuwe systemen aan de slag gaan. Waar het vroeger soms jaren duurde voordat er een update uitkwam van SharePoint, kan men nu dagelijks de laatste veranderingen zien op Twitter. Dat kan betekenen dat er een functionaliteit is verdwenen, er juist bij is gekomen of is gewijzigd. Zo verandert het uiterlijk van de digitale werkomgeving continu in kleine stapjes en zal de IT-afdeling de collega’s moeten informeren bij kleine veranderingen en begeleiden bij mogelijk ingrijpende veranderingen.

Maar niet elke implementatie gaat altijd zonder slag of stoot. “We hebben weleens meegemaakt dat een organisatie twee keer eerder tevergeefs heeft geprobeerd Yammer te introduceren. Nu ETTU deze als onderdeel van de digitale omgeving heeft ingezet, wasgeneigd om gebruik te maken van deze chatfunctionaliteit. Ook helpt het dat deze volledig geïntegreerd is in hun bestaande werkomgeving, waardoor er vrijwel geen drempel is om een chat op te starten met een collega. Dankzij onze bewezen formule voor het trainen van medewerkers en het gefaseerd invoeren van veranderingen, staat men sneller open voor nieuwe werkwijzen.”