Hoe kies je de juiste Office 365 versie voor de zorg?

Dit artikel is oorspronkelijk uit 2015 en is in mei 2021 herzien. 

Office 365 van Microsoft maakt een enorme groei door in de zorg. Zorgorganisaties migreren in grote hoeveelheden naar de door Microsoft onderhouden cloud dienst. Waarom doen zij dat? Waarom kiezen zij ervoor om de basis toepassingen voor kantoorautomatisering niet meer zelf te onderhouden?

Microsoft 365 biedt meerdere abonnementsvormen. Ieder abonnementstype biedt verschillende voordelen. Het ene abonnement is heel compleet en biedt alle mogelijkheden, maar heeft een uitgebreider prijskaartje dan een abonnement dat minder functionaliteit biedt.

Hoe kies je nu de juiste Microsoft 365 versie voor de zorg?

Grofweg kent Office 365 de volgende abonnementen:

• Office 365 E3: Het meest complete Office 365 abonnement. Bevat alle componenten, inclusief een volledige versie van Microsoft Office.
• Office 365 E1: Bevat de clouddiensten Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Skype for Business en Yammer. Onderdeel van het abonnement zijn tevens de Office Web Apps waarmee documenten in de browser gemaakt kunnen worden.
• Office 365 Kiosk: Bevat de clouddiensten Exchange Online, SharePoint Online en Yammer. Documenten kunnen bewerkt worden in de Office Web Apps.

Een organisatie heeft de mogelijkheid om abonnementen te combineren. Zo kunnen bepaalde medewerkers een Office 365 E3 abonnement krijgen en andere medewerkers een Office 365 Kiosk abonnement.

Om nu een juiste keuze te maken welke Office 365 voor de zorg instelling waar jij werkt het beste past, dienen verschillende afwegingen gemaakt te worden:

• 1. Welke type medewerkers zijn er en welke technologiebehoefte heeft iedere type medewerker?
• 2. Zijn er koppelingen met derde systemen zoals Elektronische Client Dossiers?
• 3. Zijn er specifieke juridische aandachtspunten?

Hieronder de verschillende keuzes op een rij.

Indelen van zorg medewerkers in persona’s

Elke organisatie kan worden ingedeeld in verschillende groepen gebruikers van ICT-middelen. Zo ook organisaties in de zorg. Door de medewerkers in verschillende persona’s in te delen, kan de behoefte per groep medewerkers bepaald worden. Een persona is een voorbeeld persoon waar meerdere medewerkers zich in herkennen. De persona’s hoeven niet perse dezelfde functie uit te voeren, maar hebben wel sterke overeenkomsten in hun werkstijlen.

Een voorbeeld van een persona in de zorg is bijvoorbeeld een kantoormedewerker. Dit zou een administrateur, beleidsmedewerker of manager kunnen zijn. Al deze mensen werken vaak intensief met verschillende ICT-toepassingen. Een ambulant medewerker is een ander voorbeeld van een persona in de zorg. Deze persoon is voornamelijk onderweg en verleend zorg bij mensen thuis (thuiszorg), bezoekt kinderen (jeugdzorg) en mensen met een verstandelijke beperking. Hoewel deze medewerkers ook met ICT-toepassingen werken, is dit vaak veel minder dan bijvoorbeeld een kantoormedewerker.

Nadat de persona’s bepaald zijn kan per persona de ICT-behoefte in kaart gebracht worden. Hieruit blijkt vaak dat sommige groepen medewerkers voldoende hebben aan een mobiele telefoon of tablet met basale ICT-middelen en dat andere medewerkers een volwaardige laptop moeten krijgen met een volledige set aan software.

De persona's kunnen vervolgens gekoppeld worden aan individuele productfuncties:

Office 365 in relatie tot Elektronische Client Dossiers

Veel zorgspecifieke toepassingen hebben koppelingen met de Microsoft Office-programma’s. Gebruikers van Plancare 1 van De Heer Software dienen bijvoorbeeld Microsoft Office lokaal geïnstalleerd te hebben om documenten in sjablonen aan te kunnen maken. Veel andere toepassingen voor Elektronische Client Dossiers (ECD's) hebben eenzelfde vereiste. Hier dient rekening mee gehouden te worden omdat documenten zoals zorgplannen anders niet meer aangemaakt kunnen worden.

De meeste leveranciers van ECD’s zijn inmiddels bezig met het koppelen van het ECD aan Office 365 of het verminderen van de afhankelijkheden van Microsoft Office. De Heer heeft er bijvoorbeeld met Plancare 2 voor gezorgd dat er geen lokale versie van Microsoft Office meer nodig is.

Indien er nog een koppeling met Office nodig is, volstaat in veel gevallen tijdelijk de oude Microsoft Office-versie. Zodra de nieuwe versie van het ECD in gebruik is genomen en de afhankelijkheden er niet meer zijn, is deze oude versie van Microsoft Office ook niet meer nodig.

Belangrijk is om te onderzoeken of zorgmedewerkers die gebruik maken van het ECD een lokale versie van Microsoft Office nodig hebben of niet.

Juridische aandachtspunten bij het gebruik van Office 365

De verschillende Office 365 abonnementen bieden allen een verschillende set aan functies. Het meest complete abonnement is Office 365 E3. Niet alleen bevat dit abonnement alle clouddiensten en een lokaal te installeren versie van Microsoft Office, ook is het mogelijk om bijvoorbeeld alle e-mails die medewerkers ontvangen of versturen vast te houden (onbepaald te archiveren).

In sommige functiegroepen is het belangrijk dat alle communicatie terug te halen is. Indien een medewerker dan bijvoorbeeld een e-mail (per ongeluk) heeft verwijdert, moet het mogelijk zijn die e-mail maanden nadat ze verwijdert is toch nog terug te kunnen vinden. Dit soort functies zijn niet beschikbaar in de Kiosk versie van Office 365.

Juiste Office 365 versie voor de zorg kiezen?

Op basis van bovenstaande aandachtspunten kan vervolgens een abonnement geselecteerd worden. Doorgaans komt daar een verdeling uit waarbij alle medewerkers in de zorg een zogenaamd Kiosk abonnement krijgen, teamleiders een zogenaamd Office 365 E1 abonnement en kantoormedewerkers een Office 365 E3 abonnement.

Natuurlijk is dit niet heilig en zijn er best andere selecties mogelijk, het geeft een leidraad.

Hulp nodig bij het selecteren van het juiste de juiste Office 365 versie voor de zorg?

Heb je hulp nodig bij het selecteren van het juiste Office 365 abonnement? Ik kan je helpen bij het maken van de juiste keuze om zo een optimaal pakket samen te stellen. Je kan mij bereiken via e-mail (sander.van.kooten@wortell.nl) of telefonisch (020-7505050).