Hoe haal je het maximale uit je IT-investering? 5 change-management-tips

Videobellen, chatten, samenwerken aan documenten op afstand: in de afgelopen periode hebben organisaties te maken gekregen met een stortvloed aan nieuwe technologieën. Vaak komt het initiatief vanuit de IT-afdeling. Maar na de implementatie tasten gebruikers in het duister. Zij vragen zich af hoe ze de nieuwe tools kunnen gebruiken en waarom ze dit überhaupt moeten leren.

Dit kan tot problemen leiden. Want als innovaties alleen technisch gedreven zijn, omarmen mensen ze niet. Dan blijf je als het ware ‘fietsen met een auto’. En zo levert je IT-investering niet het gewenste rendement op. Maar hoe zorg je nu precies dat iedereen aan boord is wanneer jij een verandering doorvoert?

Change management: onmisbaar in de digitale transformatie

Het is cruciaal om mensen te laten begrijpen hoe het bedrijf én het werk dat zij daarbinnen verrichten, beter worden van een IT-verandering. Dat doe je middels change management. Daarmee begeleid je veranderingen in de organisatie vanuit businessperspectief. Je doet niet alleen aan kennisoverdracht, maar zorgt dat mensen willen veranderen. Dit doe je door alle lagen in de organisatie met elkaar te verbinden en te sturen op een nieuwe werkwijze. Zo wordt je IT-project succesvol en haal je het maximale uit je investering.

Benieuwd hoe je constructief aan de slag kunt met change management? Deze vijf tips helpen je op weg!

1. Zorg voor de juiste sponsor

Mensen hebben leiders nodig die voorbeeldgedrag vertonen. Het is cruciaal dat deze leiders de daad bij het woord voegen. Als de CEO in één videoboodschap uitlegt waarom de IT-verandering belangrijk is en vervolgens van de radar verdwijnt, geven mensen hier meestal geen gehoor aan.

Nu hoef je niet per se de CEO als sponsor aan te wijzen. Waar het om gaat, is dat de sponsor aanzien heeft binnen het bedrijf. Zoek daarom een visionair die binnen de organisatie de kar trekt en die zich betrokken voelt bij het IT-project. Deze persoon kan consistent het goede voorbeeld geven wanneer het gaat om het gebruik van de nieuwe tools.

2. Ga op een constructieve manier om met weerstand

Bij verandering ontstaat onvermijdelijk weerstand. Accepteer dat en geef mensen de ruimte om hun weg hierin te vinden. Dit onderdeel van het verandertraject kun je het best intern oppakken. Laat het management luisteren, communiceren en verbinden. Als je hiervoor een externe partij inhuurt, wordt de onderneming niet succesvol. Voor medewerkers is het namelijk uitermate belangrijk dat collega’s die opereren op leidinggevend niveau, betrokkenheid tonen.

Wil je weten hoe je slim omgaat met weerzin? Hiervoor kun je wél een externe expert raadplegen!

3. Betrek je management actief (en tijdig!)

Je management moet over de hele linie actief betrokken zijn. Leidinggevenden maken zelf óók de verandering door. Daarom moeten zij de eerste groep zijn die weet wat er speelt. Als je ze goed informeert, zijn zij continu een stapje vóór en kunnen ze medewerkers meenemen in de verandering. Ook bij het laatste is een goede voorbereiding het halve werk: bespreek van tevoren hoe zij de verandering gaan communiceren naar hun teams en op welke wijze ze medewerkers kunnen begeleiden.

4. Focus niet alleen op het ‘hoe’, maar ook op het ‘waarom’

Kennisoverdracht is nuttig, maar alleen daarmee kom je niet ver. Mensen moeten begrijpen waarom een verandering nodig, zinvol en voordelig is.

Een recent voorbeeld dat deze stelling onderschrijft, is de coronacrisis. Pas toen mensen zich bewust werden van de risico’s, omarmden ze zelftests en beperkende maatregelen. De overheid stak veel moeite in herhaaldelijke campagnes om het bewustzijn te creëren én versterken. Alleen zo krijg en houd je mensen aan boord.

Hetzelfde geldt voor IT-gerelateerde veranderingen. Vaak focussen organisaties daarbij op het ‘hoe’. Maar alleen als je eindgebruikers het ‘waarom’ uitlegt, motiveer je ze om volop mee te doen aan de verandering. En zo wordt je investering een succes.

5. Stel een gedegen communicatiestrategie op

Bij IT-projecten komt het communicatiegedeelte vaak pas later aan bod. Het is niet ongewoon dat de IT-afdeling vijf minuten voor de livegang van een nieuwe tool een bericht op het intranet plaatst om iedereen hiervan op de hoogte te brengen. Begrijpelijk vanuit IT-oogpunt, maar bedenk dat je een boodschap gemiddeld zeven keer moet herhalen voordat deze landt.

Laten we ter illustratie nogmaals kijken naar de coronacrisis. In eerste instantie waren de campagnes niet erg zichtbaar. Mensen hielden zich toen niet of slecht aan de nieuwe regels. Maar gaandeweg verbeterde de communicatie. De overheid zette volop in op campagnes en de media berichtten over de ernstige gevolgen van de pandemie. Daardoor begrepen mensen de essentie en voelden zij de urgentie. Pas toen kwam de boodschap aan.

Overigens is het tijdig en herhaaldelijk communiceren van de kernboodschap niet het enige element van een sterke communicatiestrategie. Het is ook cruciaal om gedurende het hele verandertraject feedback op te halen. Dit kán middels een vragenlijst, maar dat hoeft niet. Soms krijg je de meest waardevolle feedback tijdens gesprekken met medewerkers. Waar het om gaat, is dat je niet alleen zendt, maar ook ontvangt. Zo kun je bijsturen en zien of mensen de verandering daadwerkelijk hebben doorgemaakt.

Hoe faciliteer je een doorlopend veranderproces?

De digitale transformatie is vandaag de dag een doorlopend proces. Dit betekent dat je als organisatie continu in verandering bent. Daarom kun je niet ‘even’ een verandertraject doorlopen. Je moet een manier vinden om het doorlopende veranderproces te faciliteren binnen je bedrijf.

Wil je hier eens over sparren? Neem gerust contact met ons op.