Hoe bereik je medewerkers met een Digitale Werkplek?

De wereld van interne communicatie is het afgelopen jaar flink veranderd. Bedrijven zijn, vaak noodgedwongen, versnelt aan de slag gegaan met digitalisering om medewerkers in staat te stellen om te werken vanuit huis. 

Medewerkers en bedrijven hebben zich aan moeten passen aan nieuwe tools en manieren van samenwerken en communiceren om ervoor te zorgen dat alles kon blijven draaien. Dit brengt nieuwe mogelijkheden maar ook nieuwe uitdagingen! Hoe zorg je ervoor dat (crisis) communicatie aankomt? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers betrokken blijven? In dit blog schrijft Debble Product Owner, Corné van Bunnik hoe je een intranet effectief in kunt zetten om deze uitdagingen op te lossen.

Versnipperde communicatie in de Digitale Werkplek

Digitaal werken heeft onze manier van werken en communiceren flink op de schop gegooid. Nieuwe tools als Microsoft Teams, Slack, Microsoft Yammer of Zoom komen naast bestaande communicatiekanalen als het intranet, e-mail, nieuwsbrieven of narrowcasting te staan. Chat-based tools als Microsoft Teams slaan vaak goed aan bij medewerkers omdat deze laagdrempelige en informele manier van communicatie ook in het dagelijks leven veel wordt gebruikt om contact te houden met vrienden of familie. Ook de meer sociale tools als Yammer of Workplace by Facebook voelen vertrouwt aan.

Deze vernieuwde communicatiemix brengt een hoop mooie kansen maar soms ook verwarring met zich mee. Wanneer gebruik je nu welke tool? Hoe maak je als corporate communicatie effectief gebruik van de juiste tools om jouw medewerkers te bereiken? En misschien nog wel de belangrijkste vraag, hoe vind je als medewerker de weg in deze wervelwind aan informatie?

Het intranet als kapstok

Bij Debble zien we het moderne intranet als het centrum van de digitale werkplek. Eerder beschreven we al waarom het intranet en de digitale werkplek niet zonder elkaar kunnen. Op het intranet krijgen al deze informatiestromen een plekje. Door alles een eigen plek te geven, wordt er duidelijkheid gecreëerd. Updates vanuit de organisatie? Kijk op het intranet voor nieuws. Wil je iets leuks met je collega’s delen? Door Yammer een centrale plek te geven op het intranet, weet iedereen waar hij moet zijn! Toch meer een praktische vraag aan een specifieke collega of wil je even wat overleggen met het projectteam? Integreer Microsoft Teams in jouw intranet om zo samenwerking een plek te geven. Zo ziet dat eruit.

Een interactieve intranet pagina met 1. Uitgelichte notificaties, 2. Navigatie richting een overzicht van jouw Teams, 3. Nieuws en 4. Sociale interactie met Yammer.

Bij Debble geloven we in de kracht van nieuws op een intranet. Een modern intranet biedt in een nieuwsbericht alles wat je nodig hebt om de boodschap over te brengen. We hebben het dus niet alleen over tekst en plaatjes maar ook video, polls of formulieren. En natuurlijk kan er gereageerd worden op berichten, eenrichtingsverkeer is echt niet meer van deze tijd! Toch spreken we regelmatig bedrijven die aangeven dat hun oude intranet lang niet door alle medewerkers gebruikt wordt. De reactie hierop is vaak als volgt; voor ieder belangrijk nieuwsbericht wordt er voor de zekerheid ook nog even een mailtje rondgestuurd. Ideaal is anders natuurlijk! De hamvraag is dan ook; hoe komt het dat niet iedereen het intranet gebruikt? Uit diverse onderzoeken van onszelf of andere partijen zien we steeds deze oorzaken terugkomen.

• Toegankelijkheid – Medewerkers hebben geen makkelijke manier om snel bij het intranet te komen.
• Onpersoonlijk – Informatie is te vaak algemeen en het intranet mist een persoonlijk en sociale karakter.
• Informatie overload – De hoeveelheid aan informatie maakt het lastig om de relevante zaken eruit te halen.
• Onduidelijk – Wat kan ik vinden op het intranet, en waar is het dan te vinden?

Zo breng je de boodschap over

Terug naar de oorspronkelijke vraag, hoe zorg je ervoor dat je iedereen goed kan bereiken? Nieuws op het intranet is een krachtig middel maar komt ook met een aantal uitdagingen. Vanuit Debble maken we gebruik van een aantal slimme oplossingen die je helpen dit op te lossen! 

1.     Maak het intranet toegankelijk

Debble is onderdeel van het Microsoft 365 platform. Ons intranet is gebaseerd op één van de krachtige tools in dit platform, namelijk Microsoft SharePoint. Hiermee is het intranet al direct onderdeel van een van de belangrijkste platformen binnen de digitale werkplek. Geen gedoe met apart inloggen dus!

Daarnaast zien we dat het gebruik van Microsoft Teams bij bedrijven geëxplodeerd is. Voor veel medewerkers is Microsoft Teams dé primaire werk applicatie geworden. Wist je dat je Debble ook kunt raadplegen vanuit Microsoft Teams? Zo is het intranet altijd met één klik te raadplegen, óók mobiel!

2.     Maak het persoonlijk

Binnen Debble is het mogelijk om gebruik te maken van doelgroepen. Hiermee kun je informatie binnen het intranet te richten aan specifieke groepen medewerkers. Door doelgroepen in te zetten voor nieuws, evenementen, links naar andere applicaties en andere informatiebronnen zorg je ervoor dat medewerkers niet overladen worden met informatie die niet relevant is. Het resultaat? Het intranet is geen algemeen verhaal maar een persoonlijk dashboard vol met informatie die de medewerker helpt zijn werk te doen!

3.     Maak gebruik van slimme notificaties

Het intranet toegankelijk en relevant maken zijn belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat het intranet regelmatig gebruikt worden. Zijn we er dan? Nog niet helemaal. Van sommige communicatie, bijvoorbeeld crisiscommunicatie, wil je medewerkers actief op de hoogte stellen. Binnen Debble doen we dit met notificaties in Microsoft Teams. Bij een belangrijk nieuwsbericht krijgen medewerkers een notificatie via Microsoft Teams dat er belangrijk nieuws is toegevoegd. Zit je niet achter je laptop? Geen probleem, het notificatiecentrum van Microsoft Teams werkt nauw samen met het notificatiecentrum van jouw mobiele telefoon!

Soms wil je niet heel de organisatie op de hoogte stellen maar juist een specifieke groep personen. Door doelgroepen te combineren met notificaties kun je heel gericht de boodschap brengen naar specifieke groepen medewerkers binnen het bedrijf.

Even samenvatten

Digitaal werken is een hot topic. De digitale werkplek bevat een breed scala aan handige tools om met elkaar te communiceren en samen te werken. Deze nieuwe mogelijkheden brengen ook weer uitdagingen met zich mee. Hoe maak je effectief gebruik van de juiste tools en hoe bereik je jouw medewerkers binnen al dit communicatiegeweld?

Het intranet speelt een belangrijke rol als het centrum van de digitale werkplek. Een voorwaarde is wel dat het intranet toegankelijk en relevant is. Met behulp van doelgroepen en notificaties zorg je ervoor dat belangrijk nieuws iedereen kan bereiken.

Benieuwd hoe dit in de praktijk werkt? Neem contact met ons op voor een demo!