Het belang van kennismanagement in de digitale werkplek

Wellicht dat je ze wel kent, die afdelings- of bedrijfswiki’s die met alle goede bedoelingen zijn opgezet maar er na een tijdje behoorlijk verlaten bijliggen. Je zou kunnen concluderen dat wiki’s en kennisbanken niet meer van deze tijd zijn. Kennis en informatie komt immers organisch tot stand en leeft in diverse plekken binnen de organisatie. Toch is een centrale kennisbank nog steeds van belang. Met hybride werken in het achterhoofd misschien zelfs wel belangrijker dan ooit.

Wat is kennismanagement?

Laten we even beginnen met het concept van kennismanagement. Een eenvoudige definitie hiervan is:

“het proces waarin kennis en informatie tot stand komt, wordt gedeeld, gebruikt en gemanaged”

Dan kun je je afvragen waarom je kennis en informatie op deze manier zou willen faciliteren. Veel van deze processen vinden op organische wijze plaats binnen een team of afdeling. Het antwoord op deze vraag wordt wellicht wel het meest treffend geïllustreerd in een quote door Lew Platt, voormalig CEO van HP.

“If HP knew what HP knows, we would be three times as productive.”

Het (centraal) delen van kennis en informatie zorgt voor een toename in productiviteit. Dit is niet iets wat Lew Platt instinctief aanvoelde maar ook door onderzoek wordt bevestigd. Dit komt bijvoorbeeld doordat het delen van kennis ervoor zorgt dat medewerkers niet continu het wiel opnieuw hoeven uit te vinden. Het delen van kennis verkleint ook het risico op herhaalde fouten doordat medewerkers de mogelijkheid hebben om van elkaar te leren. Ook de kwaliteit van besluitvorming neemt toe wanneer er meer kennis voorhanden is.

Het is dus duidelijk waarom kennismanagement belangrijk is. Einde verhaal? Niet helemaal! Veel van deze processen zijn binnen bedrijven nog behoorlijk lokaal en informeel. Daar komt de digitale werkplek ook om de hoek. Door processen voor kennismanagement onderdeel te maken van de digitale werkplek, wordt informatie toegankelijker voor een groter publiek.

Hybride kennisdeling faciliteren

In dit blog over het inzetten van de digitale werkplek om hybride werken op lange termijn te ondersteunen, ga ik ook kort in op de gevolgen van hybride werken op het delen van kennis. Waar kennisuitwisseling binnen een team op één locatie soms vrij natuurlijk verloopt, zorgt hybride werken voor een extra uitdaging. Spontane kennisuitwisseling zal minder vaak plaatsvinden naarmate medewerkers meer verspreid werken.

Kennismanagement in de praktijk

Kennismanagement is een onmisbaar onderdeel van de digitale werkplek. Benieuwd hoe wij dit invullen met Debble Knowledgebase? Bekijk het in de video!

Onboarding nieuwe medewerkers

Ook het delen van kennis met nieuwe medewerkers is uitdagender geworden. Waar je vroeger een nieuwe medewerker op de afdeling kon “droppen”, gebeurt het steeds vaker dat medewerkers een gedeeltelijk of volledig digitaal onboardingsproces doorlopen.

Deze digitale onboarding breng een aantal uitdagingen als het gaat over het verkrijgen van de juiste informatie. Je kunt als nieuwe medewerker niet even degene naast je een vraag stellen. Wanneer je als nieuwe medewerker op een afdeling rondloopt krijg je ook gewoon best veel informatie mee die rondzweeft “in de wandelgangen”.

Informele en ongestructureerde kennis

Een deel van deze informele en ongestructureerde vorm van kennisdeling zal ook digitaal zijn weg wel vinden. Tools als Microsoft Teams en Slack, stellen teams en medewerkers in staat om onderling te communiceren en kennis uit te wisselen. Toch loont het om als organisatie goed na te denken over het faciliteren en borgen van digitale kennisuitwisseling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opzetten van een digitale kennisbank waarin meer statische data te vinden is. Maar hier houdt het natuurlijk niet op! Blogs, FAQ’s en digitale Q&A’s zijn allemaal voorbeelden van tools die kennismanagement naar een hoger niveau kunnen tillen door het gebruik van de mogelijkheden in de digitale werkplek.

Dus, even samenvattend. Waarom is kennismanagement van belang in de digitale werkplek? Allereerst omdat kennismanagement een positief effect heeft op de kwaliteit van het werk en de productiviteit van medewerkers. Daarnaast verlaagt het operationele risico’s en verbetert het de besluitvorming.

Kennismanagement binnen de digitale werkplek

Wat je als organisatie ook doet aan kennismanagement, nu is de tijd om goed na te denken over het inzetten van tools in de digitale werkplek. Het digitaal faciliteren van kennisdeling en het opzetten van een solide kennisbank zijn niet langer “nice to haves” maar van groot belang voor het borgen van kennis in de hybride werkplek. Wanneer organisaties erin slagen hun kennismanagement tools en processen goed te digitaliseren, biedt dit een hoop kansen. Door kennis digitaal centraal te stellen, wordt het namelijk ineens ook een stuk breder toegankelijk. Die kennis die eerst vooral binnen één afdeling beschikbaar was, is dan ook beschikbaar voor anderen. Sterker nog, de kwaliteit van deze kennis kan zelfs toenemen door de aanvullende kennis van andere afdelingen. Benieuwd wat Debble hierin kan betekenen? Neem contact met ons op!