Het aanbod van Microsoft in projectmanagement tools

In mijn vorige blog heb ik je een situatie voorgelegd die je waarschijnlijk bekend voorkomt. Je zat in de rol van projectmanager bij de verbouwing en verhuizing van je nieuw gekochte huis. Het ontbrak je o.a. aan een planning, overzicht op je resources en controle op je budget. Terugkijkend op het project besef je dat je geld had kunnen besparen. Gelukkig betreft het je eigen geld en heeft dit geen verdere gevolgen want je hebt het helemaal naar je zin in je nieuwe woning.

Maar stel, dit was geen privéproject geweest maar een project op je werk, en jij was verantwoordelijk. Wat waren de mogelijke gevolgen dan geweest? Je beseft je dat je deze fouten niet meer mag maken. Je heb geleerd van je fouten en beseft je dat gebruiken maken van projectmanagement tools je kan helpen een project te leiden. Je besluit je te gaan verdiepen in de beschikbare Microsoft projectmanagement tools.

Aanbod

Microsoft biedt vijf verschillende tools aan voor projecten. Elke tool is ontwikkeld voor een bepaalde groep betrokkenen binnen een project.

Project Professional en Project Pro voor Office 365 zijn cliënt applicaties die in functionaliteit gelijk zijn. Het enige verschil tussen deze applicaties is dat Project Pro voor Office 365 geïnstalleerd wordt via het "click to run" principe en updates automatisch op de achtergrond worden uitgevoerd. Je beschikt dus altijd over de laatste versie van de applicatie. Beide tools zijn ontwikkeld voor projectmanagers en de functionaliteiten zijn gericht op opzetten, plannen en beheren van projecten. Als belangrijkste functionaliteiten moet je denken aan:
- Het aanmaken van (sub)taken
- Het koppelen van resources aan (sub)taken
- Het monitoren van de voortgang
- Synchroniseren van het project naar SharePoint

Voor Project Pro voor Office 365 betaal je met een jaarabonnement maandelijks een bedrag per gebruiker. Voor Project Professional betaal je eenmalig voor aanschaf.

Voor beslissers (teamleiders, managers, directie) zijn Project Online en Project Server ontwikkeld. Ook deze software is in functionaliteit aan elkaar gelijk, al is Project Server de On-premise software die alleen werkt in samenwerking met SharePoint 2013. Project Online is onderdeel van Office 365. Beide applicaties bieden teamleiders en het PMO de mogelijkheid om overzicht te krijgen in de status van alle lopende projecten om zo visie en werk op elkaar af te stemmen, prioriteiten te stellen, investeringen te monitoren en resources te beheren (o.a. personeel, materiaal). Dit maakt deze software uitermate geschikt om als organisatie op een professionele manier aan project portfolio management (PPM) te doen.

Om gebruik te maken van Project Online betaal je met een jaarabonnement een bedrag per maand. Voor Project Server kan ik geen vast (maandelijks) bedrag noemen. Dit is afhankelijk van welke Microsoft projectpartner je kiest om Project Server neer te zetten.

Voor teamleden bestaat Project Lite, wat beperkte mogelijkheden biedt waarmee teamleden hun taken kunnen beheren, uren kunnen invoeren en kunnen samenwerken met collega’s. Project Lite is een invoegmodule en kan alleen worden gebruikt als een project worden beheerd met Project Online of Project Server.

Voor Project Lite betaal je met een jaarabonnement maandelijks dit bedrag. Deze lage licentiekosten maakt het voor organisaties aantrekkelijk om ook voor teamleden die deelnemen aan projecten een licentie aan te schaffen zodat ze net als alle andere betrokkenen een goede bijdrage kunnen leveren aan projecten.

Nu je deze blog heb gelezen ben je bekend met het aanbod van Microsoft in projectmanagement tools en heb je je waarschijnlijk tijdens het lezen al afgevraagd welke tool(s) het meest geschikt is voor jouw organisatie.

In het volgende en laatste deel van deze blog geef ik bedrijven advies die gebruik willen maken een of meerdere van deze Microsoft projectmanagement tools.