GrandVision: van lokale naar globale IT met Office 365

Een flinke uitdaging

Actief in ruim 40 landen, meer dan 31.000 medewerkers, 6.700 winkels, meer dan 150 miljoen klanten en voornamelijk lokale IT. GrandVision, in Nederland bekend met de merken Pearle and Eye Wish, ging een flinke uitdaging aan met het besluit om een wereldwijde IT-infrastructuur op te zetten. “Als je alle complexiteiten negeert, is het eigenlijk heel simpel: we hadden een aantal eilanden, die we nu samenbrengen om één geheel te creëren.” Service Delivery Manager Mark Gray deelt hoe het project werd aangevlogen.

De weg naar globale IT

“Standaardiseer en versimpel communicatie en verminder de total cost of ownership. Dat waren onze voornaamste doelen, net als de globale infrastructuur, met het iConnect-project.” Het was niet het eerste globale IT-project dat GrandVision opstartte, maar desondanks vroeg het jaren van voorbereiding. “We hadden ongeveer twee en een half jaar nodig om Office 365 te auditen en uit te rollen bij alle vestigingen.” De audit toonde onder andere aan dat er meer dan twintig verschillende e-mailoplossingen werden gebruikt. De meerderheid van de vestigingen gebruikte MS Exchange, maar allemaal standalone en nergens draaide dezelfde versie. “Onze kick-off was: ‘Hoe praat de globale CEO met de lokale CEO’s? Dat kan hij niet, tenzij hij zich de namen en e-mailadressen kan herinneren’. Dat wilden we oplossen.” Office 365 paste het beste bij de IT-visie van GrandVision. Hiermee kunnen medewerkers laagdrempelig met elkaar samenwerken en communiceren, ongeacht hun locatie. Office365 voorziet in globale e-mail, adresboeken, Skype for Business, SharePoint en de volledige samenwerkingssuite. "We kunnen Skypen - een video- of audiogesprek - en instant messages naar collega’s sturen. Een veel efficiëntere en kosteneffectieve manier van werken.”

“Alleen al door het opheffen van de conference call nummers op het hoofdkantoor in Nederland, hebben we een besparing van zes cijfers gerealiseerd."

Laat de gebruiker bepalen

GrandVision heeft kantoren en winkels in Europa, Noord-Amerika, Latijns-Amerika en Azië. Historisch gezien was de IT lokaal geregeld. Als gevolg werden er per land verschillende systemen en manieren van werken gehanteerd. Office 365 is echter een globaal product, wat door Microsoft wordt beheerst. “Als er een unieke lokale feature of functionaliteit verloren ging door de Office 365-implementatie, dan werd er binnen het pakket een alternatieve manier van werken uitgelegd.” De huidige fase van het iConnect-project bevat de verandering van opt-in naar een opt-out-oplossing. GrandVision wil ervoor zorgen dat eindgebruikers zelf bepalen welke tools ze in de suite gebruiken. “Wat beschikbaar is binnen Office 365, is standaard te gebruiken door de hele organisatie en onze gebruikers. Dit neemt de aannames van de IT-organisatie over de beste manier van werken en de hierop gebaseerde besluiten weg. Medewerkers hebben de vrijheid om te kiezen wat voor hen werkt.” Om kennis te delen over de beste inzet van Office 365, maakt GrandVision een analyse van gebruik en adoptie. “Welke gebruiker(s) of landen gebruiken welke functionaliteiten? En hoe doen ze dat? Door deze informatie te achterhalen, kunnen we de best practices delen en het globale gebruik verbeteren.”

Wereldwijde adoptie

“De overgrote meerderheid van de medewerkers werkt in de winkels. Hun primaire focus is de GrandVision-klant. Hun rol vraagt er dus niet altijd om dat ze een computer gebruiken. Winkelmedewerkers hebben daardoor een beperkte Office 365-vereiste. Eenvoudige, toegankelijke en effectieve communicatietools spelen in op hun behoefte.” Het lokale hoofdkantoor is echter een ander verhaal: deze medewerkers gebruiken hun computer constant. Er is sprake van een andere wijze van adoptie. “De achterliggende gedachte is dat mensen geen training nodig hebben om e-mail te gebruiken. Als je een Hotmail-account aanmaakt, weet je intuïtief hoe het werkt. De basiscomponenten van de Office 365-suite volgen deze insteek; de meeste eenvoudige problemen kunnen worden opgelost door hulp aan een collega te vragen.

Groei in de toekomst

“Vanaf het begin wilden we ruimte creëren om te groeien. We breiden continu uit en naarmate ons medewerkersbestand toeneemt, wordt schaalbaarheid steeds belangrijker. GrandVision heeft geen einddoel op het gebied van gebruikers. De ruggengraat van onze IT is zo ontworpen dat we zo veel gebruikers kunnen hebben als nodig is. We hebben een +1-model gebouwd om van deze schaalbaarheid te profiteren. We hebben nu één communicatieplatform. Het doel om communicatie te standaardiseren en simplificeren is dus behaald.” De volgende stappen bestaan uit globale standaardisatie van de hardware, uitgebreidere Mobile Device Management en de aanpak van uitdagingen op het gebied van compliancy en GDPR-regels en –voorschriften. “Wortell wordt ook ingeschakeld voor toekomstige projecten. De diensten die zij leveren, zoals de Office 365-helpdesk, zijn uitstekend. Een combinatie van Wortell’s implementatieteam en adoptieteam wordt betrokken in de iConnect-roadmap. Ze weten veel over de aankomende updates en releases, zodat we ons specifiek kunnen richten op de adoptie van nieuwe functies.” Wil je meer weten? Mail gerust: guido.ploum@wortell.nl