Gegevensbeleid voor Flow en PowerApps
In het afgelopen Office 365 Webinar van Wortell hebben we gesproken over de mogelijkheid tot het instellen van een gegevensbeleid voor Flow. Met een gegevensbeleid kun je als Office 365 beheerder zorgen dat je eindgebruikers geen data naar diensten als Dropdop, Google Drive, Twitter e.d. brengen.
Natuurlijk biedt een beleid voor PowerApps of Flow geen oplossing voor eindgebruikers die ervoor kiezen handmatig deze documenten elders op te slaan. Echter voorkom je wel dat je eindgebruiker dit onbewust doet. Een Flow kan na creatie door de eigenaar uit het oog verloren worden, met als resultaat dat er automatisch documenten naar andere clouddiensten gestuurd blijven worden. Dit vormt een potentieel risico.
Stel een beleid in
Het instellen van een gegevensbeleid kan gedaan worden door de beheerder van de PowerApps of Flow omgeving. Het resultaat van dit beleid is dat de eindgebruiker bij creatie van een Flow een melding zal ontvangen dat de configuratie niet toegestaan wordt. De ondertaande stappen leggen uit hoe je een beleid in kunt stellen voor Flow. Alle acties die gedaan worden voor Flow zijn niet direct van toepassing op PowerApps, wanneer je een beleid in wilt stellen voor PowerApps kunnen dezelfde stappen in het PowerApps Admin center doorlopen worden.
Het beheerportaal voor Flow is te vinden via het reguliere Office 365 Admin center, wil je er direct naartoe? Klik.
- Vanuit de pagina voor gegevensbeleid, klik je op Nieuw beleid.
- Je hebt nu de keuze om het beleid in te stellen op alle Flow omgevingen, of op specifieke Flow omgevingen. Wil je weten waarom je meer dan één Flow omgeving hebt (of kunt hebben), check dan even deze url.
- In de kolom "Business Data Only" komen alle diensten te staan waarin alleen Business Data mag bestaan. In dit voorbeeld kiezen we ervoor om SharePoint, Dynamics 365 en OneDrive voor Bedrijven.
- Sla het beleid op en geef deze een naam.
Het beleid testen
Het beleid kun je zelf testen door een nieuwe flow aan te maken welke ingaat tegen het gemaakte beleid. Let op: Pas bij het opslaan van een flow krijgen gebruikers een melding wanneer hun flow niet toegestaan is.
Informeer je eindgebruikers
Het is aan te raden om je eindgebruikers te informeren over de beleidsinstellingen. Hiermee voorkom je vragen over waarom bepaalde Flows (meer) niet werken.
En bestaande Flows?
Bestaande Flows die in strijd zijn met het ingesteld beleid zullen niet meer werken. De eindgebruiker krijgt geen melding dat deze gestopt is. Nog een reden om je eindgebruikers te informeren.
Wil je meer weten? Mail me even