Functionaliteiten Skype for Business verschuiven naar Microsoft Teams

De visie van Microsoft is duidelijk: samenwerken is het nieuwe werken. Waar Microsoft in de afgelopen jaren vele verschillende applicaties heeft geïntroduceerd die samenwerken mogelijk maakt - denk hierbij aan SharePoint, Skype for Business en OneDrive - worden nu de koppelingen tussen deze applicaties ook steeds slimmer. De volgende stap is de integratie van Skype for Business in Microsoft Teams, waardoor samenwerken nog beter kan vanuit één overkoepelende applicatie. En dat is wat iedereen uiteindelijk wil. 

Wat is Microsoft Teams?

Eind 2016 werd Microsoft Teams gelanceerd, wat een verschuiving beloofde in hoe organisaties en de mensen erin samenwerken. Inmiddels zijn we meer dan een jaar verder en kunnen we beamen dat de belofte volledig is ingelost. Lourens Siderius, Business Development Manager bij ETTU: “Sinds de lancering van Microsoft Teams zijn wij binnen ETTU al groot fan en loopt het grootste deel van onze dagelijkse samenwerkingen en werkzaamheden al via dit platform. Nu zijn we druk bezig om Teams ook bij klanten te introduceren, omdat het elke organisatie kan helpen om sneller en beter samen te werken en tot resultaten te komen.”

Microsoft Teams is een samenwerkingsinterface die bovenop Microsoft Groups is komen te liggen. Lourens licht toe: “Microsoft Groups was enkele jaren geleden al baanbrekend door applicaties als Yammer, SharePoint, Skype for Business en Outlook aan elkaar te koppelen. Documenten die via Skype met collega’s werden gedeeld, kwamen automatisch terecht op een gedeelde map binnen SharePoint. Het enige probleem van Groups is dat ondanks de informatie tussen de applicaties wel werd gedeeld, er geen overkoepelende interface is waarmee de eindgebruikers alle verschillende soorten documenten en andere informatie voor een project konden bundelen en delen binnen het projectteam. En daar is Microsoft Teams de ideale oplossing voor.”

Hoe werkt Microsoft Teams?

Het opzetten van een Team is een fluitje van een cent en kan binnen enkele minuten geregeld zijn. In een Team is het centrale punt de chatinterface, waarbij alle leden met het gehele team of 1-op-1 met elkaar kunnen overleggen over de vraagstukken binnen dit Team. Alle documenten die worden gedeeld, komen terecht op een aparte SharePoint-omgeving die voor alleen de leden van het Team toegankelijk is. PowerPointpresentaties, PowerBI, Excelsheets, Planning, SurveyMonkey resultaten en Word bestanden zijn bij elkaar verzameld en dankzij de onderliggende intelligentie van Graph, worden deze op basis van waarschijnlijkheid dat je ernaar op zoek bent voor je gerangschikt.

“Hoe vaak krijg je wel geen mailtje met slechts een korte vraag of een kleine mededeling? Wanneer het om vrienden of familie zou gaan, zou men een dergelijke boodschap in een WhatsApp versturen, maar niet in een e-mail. Waarom dan wel wanneer het om zakelijke communicatie gaat? Met Microsoft Teams brengen we e-mail terug naar waar het ooit voor bedoeld was: het vervangen van je analoge brief. E-mail is perfect om ingewikkelde zaken uit te leggen of om op een formelere manier contact te leggen, maar waarschijnlijk kan het merendeel van je dagelijkse communicatie via een chatinterface lopen. Het is sneller, transparanter en dankzij de achterliggende koppelingen blijft alle communicatie ook later inzichtelijk wanneer je je historie wilt teruglezen”, aldus Lourens.

De verschuiving van Skype for Business naar Microsoft Teams

Het kan zijn dat jouw organisatie Skype for Business gebruikt als primaire chatfunctie binnen projectteams en voor collega’s onderling. Het verdwijnen van deze functionaliteit heeft daarmee direct ingrijpende gevolgen voor jouw bedrijfsvoering en hoe men met elkaar samenwerkt. Hoe kunnen we dit vraagstuk nu oplossen? Lourens heeft het antwoord paraat: “Skype for Business gaat als applicatie niet verdwijnen, het wordt alleen volledig geïntegreerd in Microsoft Teams. Omdat Microsoft Teams zo’n ontzettend goede en vernieuwende manier van samenwerken is, is het heel verstandig om het verdwijnen van Skype te gebruiken als startpunt voor de adoptie van Teams.”

Het introduceren van een compleet nieuwe manier van werken binnen een organisatie is natuurlijk een omvangrijk traject, waarbij de kennis en expertise van ETTU van vitaal belang is. Heel summier samengevat moeten er twee stappen gemaakt worden om Teams te kunnen implementeren binnen een organisatie:

1. Het bepalen van de governance. Met deze nieuwe manier van werken, en alle onderliggende technologische mogelijkheden, is het heel belangrijk om je governance op orde te hebben. Het bepalen van welke rechten bij welke rollen horen en hoe je gegevens beveiligd blijven wanneer ook externe partijen kunnen worden toegevoegd bij een Team, zijn hierin cruciale vraagstukken.
2. Het opstarten van pilots. Wanneer de governance duidelijk is bepaald, kunnen er pilots gestart worden met het gebruik van Teams. Wanneer een klein intern project als pilot kan worden gebruikt, kunnen mensen hierin wennen aan de nieuwe manier van werken, documenten delen en communiceren. Zodra deze pilots succesvol blijken te zijn, of waar nodig zijn bijgeschaafd zodat het helemaal klopt binnen de governance, kan het aanmaken van meer Teams verder gestimuleerd worden. Zo zal de adoptie uiteindelijk steeds groter worden totdat de gehele organisatie niet meer zonder kan.

Kortom, het implementeren en adopteren van Microsoft Teams is een groot project met een enorme impact op hoe je organisatie functioneert en hoe mensen erin samenwerken. Het zorgt voor een volledig gestroomlijnde workstream collaboration, een term die Microsoft zelf heeft gegeven aan deze nieuwe manier van samenwerken. Het verschuiven van de functionaliteiten van Skype for Business naar Microsoft Teams kan in eerste instantie problematisch lijken. Maar wanneer je deze verandering aangrijpt als een startpunt voor de introductie van Microsoft Teams, zal je organisatie uiteindelijk prachtige vruchten gaan plukken.