Opslagtermijn Exchange Online emails aan te passen
Je kent het wel. Heb je een e-mailbericht verwijdert, blijkt dat je het toch nog nodig hebt. Exchange Online bewaard deze berichten standaard 30 dagen (opslagtermijn). Na die dertig dagen worden de e-mailberichten verwijdert uit je Deleted Items of Verwijderde berichten folder in Outlook. Resultaat: Je kunt het bericht niet meer terugvinden. Het is er niet meer (*). Microsoft heeft zojuist een nieuwe update voor Office 365 uitgebracht waarin dit is verandert. Organisaties hebben nu de mogelijkheid om in Office 365 Exchange Online de duur dat berichten in de Deleted Items map blijven staan te wijzigen. Hierdoor kunnen eindgebruikers ook nog na 30 dagen gemakkelijk hun verwijderde berichten terugvinden.
Wat zijn de voordelen van deze nieuwe Exchange Online optie?
Deze nieuwe functie zorgt ervoor dat functioneel Office 365 beheerders minder vragen van eindgebruikers zullen krijgen over het herstellen van verwijderde berichten. Gebruikers kunnen immers gemakkelijker zelf hun (per ongeluk) verwijderde berichten terugzetten.
En de nadelen van langer bewaren van in Office 365 verwijderde e-mails?
De nieuwe functie zorgt er echter ook voor dat de standaard mailbox van eindgebruikers groter wordt. Met een mailbox die tot 50GB kan groeien of zelfs een ongelimiteerde omvang kan aannemen is dat op zich niet zo erg, elke keer dat een nieuw Outlook profiel wordt ingesteld moeten die berichten echter ook gedownload worden. Een oplossing hiervoor is om de map Verwijderde berichten te verplaatsen naar het persoonlijke archief van een gebruiker.
Wat moet ik in Exchange Online doen om dit mogelijk te maken?
Om deze instelling te wijzigen dien je de Default MRM policy te wijzigen in het Exchange Admin Center in Office 365. Dit doe je door in Office 365 Admin onder Exchange admin center onder compliance management de instellingen voor retention policies te wijzigen. Daar kun je de Deault MRM policy wijzigen.
En nog een restpuntje
* Berichten die verwijdert zijn uit de Deleted Items map kunnen nog 14 dagen door gebruikers zelf met de functie Recover Deleted Items hersteld worden. Daarnaast kunnen organisaties met een zogenaamde Office 365 E3 licentie e-mailboxen op In-Place Hold of Litigation Hold zetten. Daarmee blijven alle berichten in een mailbox bewaard. Ook als een eindgebruiker die verwijdert heeft.