Exchange Online bestandsgrootte verhoogd naar 150MB

Microsoft heeft de maximale grote van bestanden die per e-mail kunnen worden verstuurd verhoogd van 25 naar 150MB. Hiermee is het mogelijk geworden dat gebruikers e-mails met grote bijlagen versturen en ontvangen. De standaardinstelling blijft 25MB, maar organisaties die dat willen kunnen dus tot 150MB gaan.

Zelf Office 365 Exchange Online bestandsgrootte aanpassen

Niet iedere organisatie zit te wachten op e-mails die grote bestanden kunnen bevatten. De huidige standaard maximale bestandsgrootte is 25MB. Deze limiet kan naar boven of naar beneden worden bijgesteld. Dit kan middels het Exchange Admin Center in Office 365 of via PowerShell indien deze activiteiten in bulk gedaan moeten worden.

Het aanpassen van de maximale bestandsgrootte naar beneden toe wil je bijvoorbeeld doen in situaties waarin je veel samenwerkt met externen die niet zulke grote bestanden kunnen ontvangen. Ook wil je de maximale bestandsgrootte naar beneden bijstellen indien je een hybride Exchange omgeving gebruikt en het de lokale gebruikers niet is toegestaan bestanden van 150MB te ontvangen.

Om gebruik te kunnen maken van de maximale 150MB dient een handeling gedaan te worden. De huidige standaard is 25MB en die wordt niet zomaar opgehoogd. Met diezelfde handeling kan de bestandsgrootte overigens ook worden aangepast naar minder dan 25MB met een minimum van 1MB.

Bestanden bijvoegen als link

Het versturen van bestanden als bijlage is soms noodzakelijk. Het is echter aan te bevelen gebruikers te leren hoe zij bestanden kunnen toevoegen als Link naar een document op SharePoint Online of in de OneDrive for Business. Dit is door de nieuwe opties hiervoor in Exchange Online en Outlook 2013 heel gemakkelijk geworden. Het grote voordeel daarvan is dat iedereen dezelfde documenten gebruikt en er niet veel verschillende versies van de documenten rondzweven, met alle mogelijke risico's van dien.

De aandachtspunten van grote bestanden in Exchange Online

Hieronder een korte opsomming van de aandachtspunten van het aanpassen van de Exchange Online bestandsgrootte:

• Het is aan te bevelen gebruikers te wijzen op het bijvoegen van bestanden als link (opgeslagen op SharePoint Online of in OneDrive for Business) in plaats van het toevoegen van bestanden als bijlage;
• In hybride situaties dient het beleid ten aanzien van bestandsomvang op de lokale servers geanalyseerd te worden voordat de wijziging wordt gemaakt;
• Indien nauwe samenwerking met externen plaatsvindt is het aan te raden te bekijken of deze derden ook grote bestanden kunnen ontvangen.