Effectief samenwerken met SharePoint Online

Hoe kan je de medewerkers van je organisatie op een makkelijke manier heel efficiënt met elkaar laten samenwerken? Dat kan met SharePoint Online. Wil je weten hoe jij dat binnen jouw organisatie kan bewerkstelligen en wat de overige voordelen van SharePoint Online zijn? Lees dan verder!

Voor wie

In het verleden werd SharePoint vooral gebruikt door grotere bedrijven. Met de lagere kosten die SharePoint Online met zich meebrengt ten opzichte van SharePoint On Premise, zie je tegenwoordig dat ook kleinere bedrijven de voordelen van SharePoint ontdekken.

Wat is het

Het onderdeel SharePoint van Office 365 heet SharePoint Online. SharePoint Online is niet alleen een programma of een applicatie zoals bijvoorbeeld Word of Outlook. Het is een platform om informatie op te slaan, te organiseren, te delen en te bekijken vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie waar een internetverbinding aanwezig is. SharePoint Online is meer dan alleen een homepage met aankondigingen en nieuws. Het is een toegangspoort die het makkelijk maakt om alle bronnen van informatie binnen de organisatie te bereiken.

Wat kan het 

Binnen SharePoint Online heb je de mogelijkheid om sites te bouwen. Richt bijvoorbeeld als projectteam een site in waarin alle documenten van het project voor elk teamlid toegankelijk zijn. Alle projectdocumentatie staat altijd op één plek en je werkt altijd met de nieuwste versie van een document. Dit voorkomt dat medewerkers bij elkaar na moeten gaan waar een bepaald document is opgeslagen. Iedereen weet dat de documenten op de teamsite staan. Samenwerken wordt dus efficiënter.

SharePoint sites bij verschillende organisaties kunnen er anders uitzien. Het bouwen van een site is niet moeilijk en is voor iedereen te leren. Kies zelf welke onderdelen je wel of niet 'aan' wil zetten. Bouw je site naar je eigen inzichten en pas hem aan aan de look en feel van je eigen organisatie. Verder heb je de mogelijkheid om de apps toe te voegen die je zelf handig vindt. Dit kan gaan om een app op de homepage die aangeeft wat voor weer het wordt tot aan een app op de HR site die e-learning trainingen aankondigt aan medewerkers. Apps download je op office.com of sharepoint.com.

Hoe gebruik je het

SharePoint Online staat op een server en niet lokaal op je desktop, zoals bijvoorbeeld Word of Outlook dat wel kan staan. Maak je gebruik van Office 365 dan wordt er in veel gevallen gebruik gemaakt van zowel SharePoint Online als Office Online. Applicaties die je voor SharePoint Onine gebruikt zoals InfoPath of SharePoint Designer staan wel lokaal geïnstalleerd. Toegang tot SharePoint Online krijg je via de browser. Gebruik browsers zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox. Een Word document bijvoorbeeld dat je via SharePoint Online wil openen, kan vanaf elk apparaat (telefoon, tablet etc.) geopend worden. Het maakt niet uit welke versie van Word geïnstalleerd is of dat Word überhaupt geïnstalleerd is, want de software staat online. Je gebruikt dezelfde applicaties die je altijd gebruikt hebt alleen nu gebruik je ze met SharePoint Online. Al je documenten zijn te benaderen via de browser, je hoeft ze dus niet meer lokaal beschikbaar te hebben.  Kan je een bepaald document niet vinden binnen SharePoint Online? Gebruik de zoekfunctie. Hiermee zoek je in een bibliotheek, op een hoger niveau binnen een site of binnen alle sites waar je toegang toe hebt.

Waar gebruik je het voor

Samengevat zijn de mogelijkheden waar je SharePoint Online voor kunt gebruiken divers:

• intranetpagina
• online documenten bibliotheek
• tegelijkertijd samenwerken aan hetzelfde document
• documenten delen buiten je eigen organisatie (klanten, leveranciers, partners)
• team/projectensites
• automatisch versiebeheer
• flexibel in te richten toegang

Breng je organisatie naar een hoger niveau met bovenstaande mogelijkheden en implementeer SharePoint Online! Wil je hier eens verder over praten of zoek je hulp? Benader mij of één van mijn andere collega's bij Wortell.