Eén wereldwijd intranet voor het delen van informatie: ERIKS ‘My KEY’

Laagdrempelige communicatie naar 8.000 medewerkers verspreid over meerdere vestigingen in 27 landen; dat was voor ERIKS de eerste focus van een nieuw intranet. Giel Clement, Head Office Marketing and Communication Manager, vertelt: “We wilden een belangrijke stap zetten in de verbinding van de sterk gespreide locaties. Een platform waarmee het hoofdkantoor alle medewerkers snel kan bereiken om nieuws over de laatste ontwikkelingen en de schat aan kennis binnen de organisatie te delen. In samenwerking met Wortell hebben we dit kunnen waarmaken.”

Eén globaal intranet voor alle regio’s

ERIKS is een wereldwijde leverancier van werkbouwtuigkundige componenten. “Elke regio gebruikt een eigen intranet. We hebben daarom samen met de verschillende regio’s gezocht naar de eisen voor een nieuw intranet.” Samen met Wortell inventariseerde ERIKS wat de communicatiewensen van de organisatie als geheel en van de individuele regio’s waren. “We hebben geprobeerd zoveel mogelijk rekening met de lokale ideeën te houden. Zo willen we draagkracht creëren. De lat is hoog gelegd, want het nieuwe intranet moest niet alleen een vervanging van bestaande oplossingen worden. We wilden vanaf het begin juist extra functionaliteit bieden.” Het eerste doel was de inzet en uitrol van het gestandaardiseerde, corporate ‘My KEY’ intranet voor alle medewerkers van ERIKS. “Helder, overzichtelijk en toegankelijk; dit waren de sleutelwoorden. Binnen drieënhalve maand hebben wij My KEY neergezet, wat vrij ambitieus was. Dankzij een strakke planning hebben we het met succes gelanceerd tijdens de jaarlijkse ERIKS Management Conference!”. De uitrol van regionale intranetten is het volgende doel van ERIKS. “Dit zorgt voor meer eenheid en draagt bij aan de beleving van één ERIKS. Hier is in het ontwerp van My KEY rekening mee gehouden; we moeten de structuur makkelijk kunnen overnemen voor alle regio’s.”

Snelle wereldwijde communicatie en kennisdeling

“Het nut van het intranet is nu al bewezen.”

Sinds een jaar brengt ERIKS het nieuwe magazine ‘ERIKS Planet’ voor medewerkers uit, dat met een oplage van 8.000 wereldwijd wordt verspreid. “Na twee nummers vroegen we ons af hoe het gelezen wordt en wat we konden verbeteren. Wat vinden medewerkers er eigenlijk van?” Via het intranet werd een survey opgestart. “Binnen twee weken was de respons meer dan 14%. Dit is te danken aan de korte, snelle lijnen van My KEY.” In de eerste fase is het intranet voornamelijk bedoeld voor globale, corporate communicatie; toch dragen de regio’s regelmatig cases aan. “Het gaat om projecten met een breder karakter dan de eigen regio, die medewerkers ter inspiratie willen delen. Het nieuwsaanbod heeft een strakke contentplanning om variatie en afwisseling aan gebruikers te bieden. De informatie wordt specifiek afgestemd op de groepen gebruikers en hun informatiebehoefte.”

Killer apps van ERIKS

“De 8.000 medewerkers van ERIKS zijn de contenteigenaren; zij dragen allemaal een stukje kennis bij. “De regionale intranetten communiceren het nieuws uit de eigen regio. Het nieuws van de andere regio’s kan ook worden bekeken. Zo kunnen medewerkers, die internationaal actief zijn, snel een beeld vormen van wat er speelt.” ERIKS merkt dat My KEY de uitwisseling van regionale initiatieven stimuleert. “Door samenwerking met en betrokkenheid van de regio’s bepaal je het succes. Op My KEY zijn het nieuws en ‘killer apps’ te vinden, zoals de ERIKS University, people finder, companyfinder, helpdesk en tools. Deze apps zorgen ervoor dat medewerkers het intranet nodig hebben.” Om medewerkers te blijven betrekken, zet ERIKS verschillende kanalen in. Bijvoorbeeld de nieuwsbrieffunctionaliteit, waarmee medewerkers worden uitgenodigd om nieuwe actualiteiten op het intranet te bekijken. “Dankzij My KEY communiceren medewerkers veel vaker en efficiënter met andere regio’s dan voorheen. Zij kijken echt uit naar de uitrol van de regionale intranetten!”.