Een platform dat klaar is voor de toekomst

Iedereen wil het maar weinig bedrijven hebben het echt; een Digital Workplace dat meer is dan een intranet met wat koppelingen. Planon, wereldwijd de grootste speler op het gebied van software voor facility management en real estate management, realiseert dit ‘ideaalbeeld’ samen met Wortell (voorheen ETTU) en Debble. Planon groeit enorm. In de afgelopen jaren is de organisatie wereldwijd van 300 naar 800 medewerkers gegroeid. Om deze groei te ondersteunen en concurrentievoordeel te behouden kiest Planon ervoor om te investeren in een platform dat informatie naar medewerkers brengt waar en wanneer zij dat nodig hebben. Rogier Blok: “Ons intranet was sterk verouderd en de samenwerkingsomgeving voldeed niet meer aan de eisen die gebruikers eraan stelden. Het was daarom voor ons tijd om eens goed te kijken naar de gebruikersbehoefte, onze visie voor de toekomst en opzoek te gaan naar een platform wat dit ondersteunt.”

Platformkeuze

De eisen die Planon aan het nieuwe platform stelde maakte de keuze voor Microsoft logisch. Enerzijds omdat het een solide basis biedt voor de Digital Workplace en anderzijds omdat Microsoft de afgelopen tijd zelf grote ontwikkelingen doorgemaakt heeft op dit gebied. Rogier: “De lancering van nieuwe Microsoft producten zoals bijvoorbeeld Teams heeft ons zeker geholpen in de keuze voor het Microsoft platform.”

Slimmer werken

Met het nieuwe digitale platform moeten medewerkers slimmer kunnen werken. Benodigde informatie moet op basis van de ingelogde gebruiker op het juiste moment beschikbaar zijn. Niet alleen de informatie die medewerkers zelf plaatsen op het intranet maar ook de informatie uit andere belangrijke bedrijfssystemen. Rogier: “Juist om deze reden willen we niet in één keer een platform neerzetten waarvan we denken dat het aansluit bij de gebruikersbehoefte. Wat medewerkers nu nodig hebben is waarschijnlijk anders dan wat medewerkers over een jaar nodig hebben. Daarom hebben we een flexibele basis nodig die ons de ruimte geeft om door te ontwikkelen en ons platform beetje bij beetje relevanter en succesvoller te maken.”

Flexibele basis

Die flexibele basis heeft Planon gevonden in het Debble platform. Een kant-en-klare intranetoplossing die organisaties de mogelijkheid geeft om specifieke wensen door middel van templates toe te voegen. Het voordeel hiervan is dat Planon kan profiteren van het SaaS-model met de bijbehorende updates en support, maar niet gebonden is aan alleen de standaard functionaliteiten van de oplossing. Rogier: “De reden dat wij voor SaaS hebben gekozen is omdat wij willen focussen op waar we goed in zijn; de beste software ter wereld maken voor Facility en Real Estate Management. Verder maken we graag gebruik van de kennis en ervaring die in bestaande producten zit.”

Toegevoegde waarde

“Het platform moet zo waardevol zijn dat het ons concurrentievoordeel oplevert. Wat mij betreft is dat de essentie van digitale transformatie."

"Door het platform slim in te zetten kunnen we dit concurrentievoordeel behalen. Als eerste is het belangrijk dat onze medewerkers overal toegang hebben tot essentiële informatie. Dat betekent dus dat InTouch beter moet werken op mobiele apparaten dan op een desktop. Als een Accountmanager naar een klant gaat en nog even een overzicht wil zien van alle belangrijke informatie rondom de klant doet hij dit niet op een desktop. Waar de medewerker op dat moment werkt moet InTouch ook werken.” “Daarnaast moet de informatie toegankelijk zijn vanaf iedere plek ter wereld. Wij zijn actief in 40 landen en dat betekent dat de kennis binnen onze organisatie sterk verspreid is. Daarom is het essentieel dat de kennis van elke Planon medewerker ingezet kan worden waar nodig. Door technologie goed in te zetten ben je veel minder afhankelijk van fysieke aanwezigheid. Nu zie je bijvoorbeeld dat een Canadees met een BI opleiding meewerkt in een team van iemand in Hongkong die BI expertise nodig heeft. Omdat iedereen Teams kan aanmaken zie je een natuurlijk netwerk ontstaan van collega’s die elkaar opzoeken en elkaars kennis benutten.”