Ondanks het feit dat zorginstellingen tegenwoordig te maken hebben met allerlei uitdagingen, wil Land van Horne zich hierdoor niet laten weerhouden; zij willen een Moderne Zorgwerkplek creëren waarin zowel kantoor- als zorgmedewerkers mee kunnen en, niet te vergeten, mee willen werken. Lees hieronder het verhaal van Programma- en projectmanager Joyce Gielen en Manager I&A Hans Keersmaekers.
De Stichting Land van Horne bestaat uit 2.500 medewerkers. De stichting wil al deze medewerkers een moderne zorgwerkplek bieden. Een behoorlijke uitdaging als je kijkt naar het werkveld, dat reikt van het verlagen van de werkdruk tot aan innoveren binnen de gestelde regelgeving.
De Moderne Zorgwerkplek begint bij de medewerker
De reis naar de moderne zorgwerkplek is bij Land van Horne bij de medewerker gestart en niet bij de oplossing. Hans: ‘Wij vinden het heel belangrijk dat de oplossing de verschillende medewerkers toegevoegde waarde biedt. Bij de start van onze samenwerking hebben we daarom eerst de verschillende medewerkersgroepen en hun informatiebehoeften in kaart gebracht.’ Zo zijn er voor Land van Horne uiteindelijk vijf persona’s - archetypes van gebruikers – gedefinieerd, die verschillende informatiebehoeften hebben en op een andere manier werken. Dat werd het uitgangspunt voor de inrichting van de eerste fase, het
intranet. ‘We zijn meteen binnen alle gebruikersgroepen ambassadeurs voor het project gaan zoeken, om het te begeleiden en een zachte landing binnen de organisatie te geven.’
De geboorte van LIA
Omdat ‘de Land van Horne app’ niet zo lekker bekt werd er, ook weer met het oog op de medewerkers, gezocht naar een goede naam voor hun intranet. Zo werd op 6 november 2018 Lia (Land van Horne Intranet Applicatie) geboren, de eerste stap in de realisatie van de moderne zorgwerkplek. Joyce: ‘Het intranet is voor ons een belangrijke portal. Het wordt het startpunt voor alle medewerkers. Via het intranet communiceren we en kan iedereen snel naar het ECD. We zullen er steeds meer applicaties en informatie aan toevoegen. In volgende fases ook de documenten van de fileshares en manieren om slimmer samen te werken, en we willen ook inkomende post digitaliseren. Medewerkers hoeven dan niet meer in vijf verschillende applicaties informatie te zoeken, dat kan allemaal via onze portal.’
Kraamborrelen met smarties
Om de geboorte van Lia te vieren, organiseerde Land van Horne een kraamborrel voor de smarties. Joyce: ‘Smarties zijn onze ambassadeurs. Om ervoor te zorgen dat ieders stem en behoefte wordt meegenomen in Lia, is er een groep ambassadeurs samengesteld. Deze groep wordt getraind in het gebruik van het intranet en kan als het intranet live is andere medewerkers ondersteunen. We hebben alle afdelingen en teammanagers gevraagd om iemand naar voren te schuiven en collega’s konden zich ook zelf aanmelden. Uiteindelijk hebben we nu zeventig smarties. Zij worden na de livegang in januari het aanspreekpunt voor de andere medewerkers op de werkvloer. Iedereen kan dus altijd ergens met z’n vragen terecht.’
Verandering en adoptie
De gebruiker vooropstellen en actief meenemen in een verandering mag nooit worden vergeten. Maar juist binnen de zorg staat dit onderwerp hoog op de agenda. Hans: ‘Omdat wij in een enorm uitdagend werkveld zitten, is adoptie erg belangrijk. Ik wil niet beweren dat het bedrijfsleven geen uitdagingen heeft op dit gebied, maar binnen de zorg bestaat er echt een enorme diversiteit als het gaat om leeftijd en generaties, apparaatgebruik, informatiebehoefte en computervaardigheden. Daarom hebben we juist op dit gebied hoge eisen aan onze partner gesteld, die moest echt ervaren zijn.’
Hans en Joyce zien met name de uitdaging om medewerkers die niet dagelijks achter de computer zitten met het nieuwe platform te laten werken. Joyce: ‘Ik ga er vanuit dat de medewerkers ondersteunende diensten, behandelaren en het management geen belemmeringen hebben om het platform te gaan gebruiken omdat de meeste van hen een vaste werkplek hebben en meerdere uren per dag achter de computer zitten, het intranet is dus niet zo ver weg. Maar als ik aan onze 2.200 zorgmedewerkers de vraag stel wat ze willen, zullen ze hoogst waarschijnlijk zeggen dat ze gewoon de beste zorg willen verlenen. Daar moet het nieuwe intranet dus aan bijdragen. Door eenvoudig toegang te geven tot belangrijke bedrijfsapplicaties als Ons van Nedap en het intranet ook op hun mobiel beschikbaar te maken, willen we het zoeken, vinden en delen van informatie eenvoudig maken. En als we in een later stadium ook protocollen beschikbaar stellen via LIA, scheelt dat de zorgmedewerkers veel zoekwerk.’
Dubbel werk
Niet alleen het intranet, documentmanagement en samenwerken behoren tot de nieuwe moderne zorgwerkplek. Land van Horne is ook bezig om de Citrix-omgeving te vervangen, net als de
thin clients. Joyce:
‘Zorgmedewerkers moeten vaak dubbel werk doen omdat ze geen apparaat bij de hand hebben om gegevens in te verwerken. Als ze een maken ze aantekeningen die ze later in het ECD invoeren. Dit proces willen we natuurlijk ook verbeteren. We willen het mogelijk maken dat een zorgmedewerker aan het bed van de cliënt alle benodigde informatie op een mobiel device bij de hand heeft. Dit is natuurlijk informatie in het ECD maar betreft ook protocollen of richtlijnen. Het mobiel device maakt het ook mogelijk om de rapportage meteen vast te leggen of ter plekke andere noodzakelijke administratieve handelingen te verrichten. Medewerkers ontvangen nu via veel verschillende kanalen informatie (intranet, persoonlijke e-mails, groep e-mails of berichten in Ons) daarnaast moeten zij op veel plaatsen informatie zoeken. Met Lia gaan we naar één plek voor alle informatie in plaats van zoeken in verschillende applicaties of mappen. Medewerkers moeten gewoon veel sneller kunnen vinden wat ze nodig hebben.
Het vervolg van de Moderne Zorgwerkplek
Met alleen een intranet is Land van Horne er nog niet. Om de complete moderne zorgwerkplek te realiseren, is er een aantal deelprojecten geformuleerd die in de loop van 2019 worden uitgevoerd. Na fase 1, waarin het intranet vervangen is en alle afdelingen en teams hun eigen plek op het intranet hebben, volgt fase 2. Hierin worden de fileshares vervangen en wordt documentmanagement aan het intranet toegevoegd. Joyce: ‘In fase 3 gaan we kijken hoe we slimmer kunnen samenwerken en welke Office 365 tools we hiervoor kunnen inzetten. Tot slot gaan we in fase 4 aan de slag met het digitaliseren van poststromen.’