Denk na over governance vóórdat Microsoft Teams wordt aangezet

Veel organisaties staan te springen om te kunnen werken met de nieuwste systemen. Denk hierbij aan de unieke manier waarop Microsoft Teams is opgebouwd. Iedereen in de organisatie kan zelf een Team aanmaken met anderen binnen en zelfs buiten de eigen organisatie. Hierin wordt samenwerken makkelijker en staan alle gedeelde documenten handig bij elkaar. Maar, zonder governance kan er gemakkelijk een wildgroei ontstaan in Teams en werkt het juist averechts.

Niet alles is geschikt om onder te brengen in Teams

Globaal gezien zijn er drie soorten informatie van elkaar te onderscheiden binnen een informatiearchitectuur. De eerste vorm zijn publicaties waar medewerkers op terug kunnen vallen, maar ook de nieuwsaankondigingen die hierbij horen. Denk hierbij aan arbeidsvoorwaarden,  beleidsstukken en nieuwsberichten. De tweede soort hangt samen met processen en documenten die naar aanleiding hiervan opgesteld zijn waarvan er maar één waarheid mag bestaan. Dit zijn veelal getekende contractstukken en documenten die intern goedgekeurd zijn, zoals beleidsafspraken. Deze worden uiteindelijk gearchiveerd en nemen geen actieve rol meer in tijdens het werk, maar zijn wel relevant indien hierop teruggekomen moet worden. Voor deze twee soorten is het gebruik van Teams niet relevant voor de opslag, maar wel voor de derde soort: samenwerken. Hier staan alle werkdocumenten in opgeslagen die nu actief zijn en aan gewerkt en over gecommuniceerd wordt. Zorg er tijdens het bepalen van de governance duidelijk voor dat alleen actieve projecten en activiteiten een plek mogen krijgen in Teams en duidelijk is wanneer de 2 andere vormen worden gebruikt.

Het gebruik van Teams zal alleen maar toenemen

Microsoft heeft aangekondigd om per 31 juli 2021 te stoppen met het aanbieden van Skype for Business binnen Office 365. Dit duurt nog even, maar deze aanstaande twee jaar kan juist heel goed gebruikt worden om governance te bepalen voor het omgaan met de opvolger: Microsoft Teams. In Teams zijn namelijk alle functionaliteiten beschikbaar die ook in Skype for Business zit, maar met de extra mogelijkheid om gemakkelijk samen te werken.

Welke opties zijn er binnen de governance?

Het juist bepalen van de governance voorkomt niet alleen een wildgroei aan Teams, maar zorgt ook voor een veilige werkomgeving die voldoet aan alle wet- en regelgeving, beveiliging en compliance. Daarom moet er goed nagedacht worden over welke mogelijkheden medewerkers mogen krijgen om documenten met anderen te delen, zowel binnen als buiten de organisatie. Mag iedereen, ongeacht welke rol ze hebben, potentieel gevoelige informatie delen met mensen buiten de eigen organisatie? Mag een stagiaire bij Marketing inzicht krijgen in financiële rapporten? Mag de CFO een mail sturen met BSN-nummers naar zijn accountant? Welke informatie binnen een project mag worden gedeeld met een opdrachtgever of partner. Afhankelijk van de organisatie, de informatie waar het om gaat, de rol van de gebruiker en die van de ontvanger, kunnen er regels opgesteld worden die vervolgens worden vastgelegd in het Office 365 platform.

De minimale beleidsinstellingen binnen Microsoft Teams

Wanneer een organisatie wil gaan starten met Microsoft Teams, moet een bepaalde governance hieraan ten grondslag liggen. Zonder governance ontstaat er een wildgroei aan Teams, die achteraf niet meer te beheersen valt. Verschillende versies van documenten leven in verschillende Teams en niemand weet meer wat de echte juiste versie is. Maar het kan zijn dat een organisatie snel wil gaan beginnen met Teams. Bijvoorbeeld om nu al voor te sorteren op het verdwijnen van Skype for Business. In dat geval is het mogelijk om klein te beginnen met Microsoft, namelijk dat er helemaal geen Teams aangemaakt kunnen worden. Uiteraard gaat dit wel voorbij aan het doel van Teams (samenwerken), maar het kan een tussenoplossing bieden totdat er duidelijke governance is over hoe Teams gebruikt moet worden.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Door de interne processen leidend te laten zijn in het bepalen van hoe Teams ingericht moet worden, ontstaat er sneller een vaste structuur dan wanneer hier geen beleid voor geldt. Of wanneer alleen de standaardinstellingen van Teams gehanteerd worden. Soms zijn er meer regels waar rekening mee gehouden moeten worden. Zo kunnen er wettelijke voorschriften zijn over hoelang bepaalde stukken wel of niet bewaard mogen worden en wie de rechten heeft om dit te wijzigen. Dit wordt vastgesteld in een informatie architectuur. Zo heeft de AVG een aardige duit in het zakje gedaan wanneer het gaat om het bewaren en gebruiken van persoonsgegevens. Ook de NEN 7510 heeft hier invloed op, net als de specifieke wetten en regels rondom de core business van de organisatie. Deze moeten de basis vormen van de governance, vervolgens zijn er eigen eisen en wensen vanuit de organisatie die zowel de wildgroei moeten voorkomen als de data veilig moeten houden.

Aan de slag met Teams Governance

Ben je benieuwd hoe je Governance het beste kan inregelen? Of wil je weten hoe je volgens een standaard aanpak in 5 dagen tijd een goede informatie architectuur hebt staan? Neem dan contact met ons op en we vertellen je alles over onze Teams Governance aanpak.