De werkplek uit de muur

Zorginstellingen binnen enkele weken online

Iedere organisatie heeft zijn eigen visie over de optimale werkplek. Hoe deze werkplek beschikbaar moet worden gesteld en welke beveiligingsmaatregelen er nodig zijn. Hoe de inrichting van Windows moet zijn en de beveiliging. Hoe software beschikbaar wordt gesteld en de manier hoe applicaties erop draaien. Modern workplace projecten en werkplekmigraties zijn daarom vaak ingewikkelde trajecten, dat hebben we de afgelopen jaren wel gemerkt. Er gaat gewoonlijk ook veel tijd overheen voordat zo’n traject afgerond is. Wij vonden dat dit slimmer moest kunnen. En stukken sneller!

Vaak is het de komst van een nieuwe versie van Windows of een nieuwe Officeversie, soms zijn het andere technologische ontwikkelingen die organisaties dwingen om over te stappen naar een nieuwe versie van hun werkplekomgeving. Er draait natuurlijk al een omgeving en die vormt dan het uitgangspunt voor de nieuwe situatie. Met een groot wit blanco vel papier en een visie over de ideale werkplekomgeving gaat men vervolgens from scratch bedenken hoe die nieuwe omgeving eruit moet komen te zien en hoe ze naar die nieuwe omgeving toe kunnen migreren. Uiteraard inclusief de legacy die al in de organisatie rondwaart. Zo wordt een migratie naar de moderne werkplek bij bijna iedere zorginstelling een maatwerkproject. Maar dat is niet nodig, vinden wij.

Veel overeenkomsten

De ene zorgorganisatie verschilt eigenlijk niet heel veel van de andere zorgorganisatie. Ze hebben allemaal te maken met ongeveer dezelfde software, ze hebben allemaal te maken met ongeveer dezelfde medewerkersprofielen, ze hebben allemaal te maken met ongeveer dezelfde werkzaamheden. Ja, misschien zijn er wel grote verschillen in hoe ze hun projecten doen en hoe ze hun werkzaamheden uitvoeren. Maar een digitale werkplek, oftewel the modern desktop, dat maakt eigenlijk niet uit en is niet zo spannend. De werkplek moet veilig zijn. Moet altijd werken en overal benaderbaar zijn. Mensen moeten snappen hoe het apparaat werkt. Ze moeten hun specifieke dingen op een gemakkelijke manier kunnen doen. Maar om nu iedere organisatie als een unieke organisatie te behandelen is niet noodzakelijk.

De optimale moderne zorgwerkplek

Met onze jarenlange ervaring in de zorg hebben we uitgedokterd hoe de optimale moderne zorgwerkplek eruit ziet. Uit welke componenten bestaat deze werkplek en welke verschijningsvormen heb je daarin? Dit resulteerde uiteindelijk in vijf verschillende werkstijlen: 1. De eigen werkplek Dit zijn mensen die een computer nodig hebben waarvandaan ze alle werkzaamheden kunnen doen. Een laptop die ze overal mee naartoe kunnen nemen en die van één specifiek persoon is. Dit zijn bijvoorbeeld administratieve medewerkers, mensen die de planning doen en mensen van het management. 2. De gedeelde werkplek Dit zijn zorgmedewerkers die bijvoorbeeld in de verstandelijke-gehandicaptenzorg werken. In deze tak van zorg is sprake van verzorgingshuizen waarin mensen samenwonen en daar heb je vaak gedeelde werkplekken. Dat kan bijvoorbeeld een tablet zijn, of een vaste computer die ergens op een kantoortje staat. Hierop doet men de administratie, bestellingen en registreert men de behandelingen die zijn uitgevoerd. 3. De mobiele werkplek Bedoeld voor mensen die bijvoorbeeld werkzaam zijn in de thuiszorg, jeugdzorg of de ouderenzorg. Het zijn zorgmedewerkers die patiënten bezoeken en wijkverpleegkundigen. In de meeste gevallen heeft men meer dan voldoende aan een tablet of een smartphone vanaf waar ze kunnen werken. Deze werkplek moet altijd beschikbaar zijn, want men moet hierop alle gegevens bijhouden en verwerken, de planningen bekijken en de handelingen die ze gedaan hebben bijwerken. Het gespreksverslag invoeren. 4. De werkplek in de browser Mensen die altijd en overal de werkzaamheden moeten kunnen uitvoeren, of dat nu achter hun eigen pc is of achter een tablet of via een gedeelde werkplek. Een internetgebaseerde werkplek. Op het moment dat mensen inloggen; waar dan ook, dat kan bij wijze van spreken in een internetcafé zijn of bij een cliënt thuis: zodra je via de browser inlogt, moet je een veilige werkopgeving hebben waar je allemaal je werk kunt uitvoeren. 5. De virtuele laptop Een op VDI (Virtual Desktop Infrastructure) gebaseerde werkplek. Deze werkplek wordt met name gebruikt in grote zorginstellingen waarbij mensen vaak moeten kunnen wisselen tussen verschillende werkplekken. Dit is met name van toepassing voor ziekenhuizen. Dit zijn de vijf persona’s of werkstijlen waar je in de zorg mee te maken krijgt en daar hebben wij een standaard werkplekconfiguratie voor gemaakt.  

"Deze werkplekconfiguratie is binnen no-time beschikbaar, zodat zorgorganisaties niet meer met een blanco vel papier hoeven te beginnen om het ontwerp te maken voor hun specifieke omgeving"

Standaarden per sector

We houden ons daarbij aan de standaarden die binnen de specifieke sector gelden. Bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging standaarden als ISO2700.1, NEN7510 en NEN7511. Op basis van die standaarden plus alle ervaring van alle zorginstellingen waarvoor we werkplekmigraties hebben uitgevoerd, hebben we uiteindelijk deze nieuwe werkplek ontworpen. Organisaties hebben dan onze standaard voor de best beveiligde en meest productieve zorgwerkplek en ik durf gerust te stellen dat je dit eigenlijk gewoon de marktstandaard zou mogen noemen. Daar bovenop kunnen we dan nog organisatiespecifieke zaken inrichten. Bijvoorbeeld de software die men voor hun organisatie wil gebruiken. De ene organisatie gebruikt Elektronisch Patiëntendossier pakket A, de andere organisatie gebruikt Elektronisch Patiëntendossier pakket B: dat zijn heel organisatiespecifieke keuzes. Maar dat is simpel te realiseren. Wij richten de basis in en elke mogelijke applicatie die ze hebben kunnen we daarin publiceren. En natuurlijk zorgen wij er daarna voor dat het gehele systeem up-to-date blijft. Dat het wordt voorzien van de nieuwste updates en de nieuwste configuratie. Dat er continu beveiliging op plaatsvindt. Zo helpen we organisaties om die nieuwe functies en die mogelijkheden ook echt in gebruik te nemen!

Binnen enkele weken gerealiseerd

Deze werkplek uit de muur is voor elke zorginstelling supersnel ‘aan te zetten’. Voor een nieuwe zorgorganisatie hebben we echt in no-time een nieuwe modern desktop omgeving gerealiseerd. En we hebben het dan niet over maanden, maar over weken! Dit is het eerste blog uit een reeks over mijn visie op de moderne werkplek. Ik heb de zorg als voorbeeld gebruikt, maar we hebben deze standaarden voor vier sectoren ontwikkeld. Naast de zorg ook voor de onderwijssector, de bouwsector en de retailsector.