De voordelen van Office 365 voor de thuiszorg op een rij

Veel thuiszorgorganisaties kiezen ervoor om hun ICT-omgeving deels naar de cloud te verplaatsen. Ze nemen Office 365 in gebruik. Office 365 is de clouddienst van Microsoft voor het ontvangen en versturen van e-mail (Exchange Online), delen van documenten (SharePoint Online en OneDrive for Business), onderling overleg op afstand (Lync Online) en Sociale Innovatie projecten (Yammer).

Het gebruik van ICT-diensten uit de muur biedt veel voordelen. Zo hoeft de organisatie er zelf minder tijd aan te besteden om deze diensten op te zetten en te onderhouden (Microsoft regelt alles), voldoen de ICT-diensten standaard aan de NEN 7510 normen en is de organisatie continue voorzien van de nieuwste software (op de achtergrond zorgt Microsoft ervoor dat altijd de nieuwste versie gebruikt wordt).

Een ander belangrijk voordeel voor thuiszorgorganisaties is dat onderscheid gemaakt kan worden in de ICT-diensten die per type medewerker aangeboden worden. Door dit te doen is het mogelijk veel kosten te besparen.

De meest belangrijke voordelen voor Office 365 voor de thuiszorg op een rij.

Minder tijd aan ICT-beheer

Thuiszorgorganisaties leveren thuiszorg. Dat is de core-business. Het onderhouden van ICT-omgevingen niet. Door ICT-componenten naar de cloud te verplaatsen kan tijd vrijgemaakt worden voor de dingen die echt belangrijk zijn. Dat het volledige ICT beheer komt te vervallen is niet aan de orde. Naast de onderdelen die Microsoft met Office 365 biedt, zijn er immers nog andere ICT-componenten die beheert moeten worden. Wel kan de vrijgekomen tijd besteed worden aan het optimaal inrichten van de omgeving alsmede het ondersteunen van gebruikers nog beter van de ICT-middelen gebruik te maken.

Voldoen aan de NEN7510 normering

Met een NEN 7510 certificaat toont een zorginstelling aan dat ze, voor de vastgestelde reikwijdte van de certificatie, de geïdentificeerde risico's op een aanvaardbaar niveau heeft gebracht en geborgd. ICT en de wijze waarop ICT in gebruik is genomen is een belangrijk onderdeel van deze normering. Hoewel de NEN 7150 norm niet direct ICT-componenten certificeert, is het gebruik van ICT-oplossingen waarmee gemakkelijker aan de norm voldaan kan worden handig voor het voldoen aan de norm.

Office 365 bevat allerlei componenten waarmee zorginstellingen in zijn algemeenheid gemakkelijker kunnen voldoen aan de NEN7510 normen. Zo is de mogelijkheid voor Two Factor Authentication automatisch aanwezig. Ook kunnen alle gebruikers een persoonlijke inlog krijgen en worden, indien aangezet, handelingen van gebruikers met de systemen gemonitord.

Gebruik nieuwste software

Medewerkers in de zorg of thuiszorg zijn doorgaans niet de personen die veel tijd achter een computer willen spenderen. Ze zijn

immers thuiszorgmedewerker geworden om mensen te helpen, beter te maken of een beter leven te geven.Het gebruik van ICT-middelen wordt echter wel steeds belangrijker. Zo moeten medewerkers verslagen bijhouden, tijd registreren en gebeurt veel van de scholing online.

Door aan te sluiten bij de manier van werken met de computer die mensen gewend zijn vanuit hun privégebruik kan een belangrijke adoptieslag gemaakt worden.

Besparen van kosten

Grofweg kan binnen thuiszorginstellingen onderscheid gemaakt worden in medewerkers die op kantoor de organisatie voor hun rekening nemen en medewerkers die naar de klanten toegaan. De kantoorwerkers hebben doorgaans een vaste computer en de medewerkers die aan het bed staan dienen doorgaans gebruik te maken van oudere terminal server oplossingen. Hiervan zijn dan een aantal systemen ingericht die veelal alleen vanuit een kantoorlocatie te gebruiken zijn.

Hoewel deze manier van het aanbieden van software zo’n beetje de dé facto standaard is geworden voor thuiszorginstellingen, levert het niet direct productiviteitwinst op. Medewerkers die buiten de deur zorg verlenen dienen immers naar kantoor te komen om gebruik te maken van de ICT middelen.

Door dit nu naar de cloud te verplaatsen kan altijd en overal van de software gebruik gemaakt worden. Ook is het mogelijk te differentiëren in de ICT-middelen per type persoon, functiegroep of persona in de organisatie. Zo is het mogelijk een thuiszorgmedewerkers een zogenaamd Microsoft Office 365 kiosk abonnement te geven. Daarmee krijgen deze medewerkers de software die ze nodig hebben om e-mails te kunnen versturen en ontvangen en documenten met collega’s te delen, maar is de noodzaak verdwenen om deze mensen een volledige Office-versie ter beschikking te geven.

Office 365 voor de thuiszorg door Wortell

Over de afgelopen jaren heeft Wortell zich gespecialiseerd in het ondersteunen van zorginstellingen met ICT-vraagstukken. Wij hebben veel relaties geholpen met een migratie naar de cloud en het optimaliseren van de ICT-omgeving. Dit doen wij door een

telefoon & tablet CareConnections app

plan te maken over de gewenste ICT-omgeving en vervolgens gezamenlijk dit plan uit te voeren. Microsoft Office 365 zetten wij hierbij vaak in omdat het voor de meeste zorginstellingen veel voordelen biedt. Ook heeft Wortell inmiddels meerdere zorg

specifieke initiatieven ontwikkeld. Zo is Wortell medeoprichter van de app CareConnections. Een app die direct verbindt aan de meest belangrijke ECD-systemen in de markt.

Enkele relaties die Wortell heeft geholpen met de inrichting van Office 365 in de thuiszorg zijn Cordaan, Viva Zorggroep en Proteion.

Meer weten? Neem contact met mij op via e-mail sander.van.kooten@wortell.nl of telefonisch 020-7505050.

Het is mogelijk het Office 365 pakket aan te passen aan de individuele behoeften van medewerkers.