De volgende Microsoft Teams- stap

Bedrijfsprocessen stroomlijnen in Microsoft Teams

In de afgelopen periode is het gebruik van Microsoft Teams flink toegenomen. Natuurlijk heeft dit onder andere te maken met COVID-19: op afstand werken en virtueel in contact blijven met je collega's is inmiddels een noodzaak geworden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel organisaties in korte tijd de implementatie en adoptie van Microsoft Teams hebben gerealiseerd.

Grip op governance in Teams: 8 voorbeelden en tips

Het fundament waarop je kunt bouwen

Microsoft Teams biedt ontzettend veel mogelijkheden voor samenwerken en communiceren. Deze worden – zeker in het begin – lang niet allemaal benut. Zonde, maar ook begrijpelijk. Wij zien dat organisaties vaak een aantal logische stappen doorlopen wanneer zij starten met Microsoft Teams. Verreweg de meeste bedrijven implementeerden de applicatie snel omdat zij een virtueel alternatief nodig hadden voor fysiek contact en vergaderen. Tijdens de crisis hebben ze dankbaar gebruikgemaakt van online meetings en de chatfunctionaliteit. Maar wanneer je deze moderne communicatiefunctionaliteiten een tijdje gebruikt, ontstaat er al snel een nieuwe vraag: 'Wat doen we met onze documenten?' Hét antwoord: je kunt ze eenvoudig opslaan in Microsoft Teams en delen met het team.

Een logische volgende stap is het migreren van de bestanden van de fileshares of SharePoint onpremise naar Microsoft Teams.

Migraties: hoe word je jouw petabytes de baas?

Wanneer die klus geklaard is, spreken veel organisaties van een succesvolle Teams-implementatie. Ze gebruiken online meetings, chat en documenten, wat betekent dat ze veel slimmer en flexibeler kunnen samenwerken. De cirkel is rond! Of toch niet?

Het goede nieuws: Microsoft Teams heeft véél meer te bieden. Een wereld aan mogelijkheden ligt nog open. Maar wat is nu precies de volgende stap in het gebruik van de applicatie?

Til je productiviteit naar een torenhoog (Teams-)niveau!

Microsoft Teams is dé plek waar productiviteit samenkomt. Denk aan het toevoegen van taken en planning met Planner, de video's van Stream, de notities van OneNote, de formulieren van Forms, inzicht in data met Power BI en de vragen en discussies van Yammer. Stuk voor stuk handige productiviteitsapplicaties binnen Office 365. En je kunt ze allemaal eenvoudig samenbrengen om nog beter samen te werken in Microsoft Teams.

Je hoeft je overigens niet te beperken tot de Office 365-applicaties. Er zijn nog meer dan 250 applicaties van derden beschikbaar om je productiviteit te verhogen.

En dat is niet alles…

Zó geef je je processen power

Hoe mooi zou het zijn als je al deze functionaliteit en applicaties aan elkaar kunt knopen met een laagdrempelig (low-code-)platform? En wat als alles daardoor kan praten met andere bedrijfssystemen, zodat je je bedrijfsprocessen pas écht optimaliseert? Dit platform is géén droom. Het bestaat. En wel onder de noemer 'Power-platform'. Dit platform heeft verschillende componenten: Power BI, Power Apps, Power Automate en Power Virtual Agents.

Met Power BI breng je data-inzichten naar de gebruiker en het team, zodat iedereen onderbouwde beslissingen kan nemen. Power Apps maakt het mogelijk om ideeën en processen op een laagdrempelige manier om te zetten in een app. De workflowfunctionaliteit van Power Automate is de verbindende factor: met triggers en acties kun je organisatieprocessen automatiseren. Met Power Virtual Agents bouw je eenvoudig chatbots die in natuurlijke taal in gesprek gaan met klanten en werknemers.

Praktijkvoorbeeld: efficiënter en sneller werken op een communicatie-afdeling

Tijd voor een praktijkvoorbeeld. Een communicatie-afdeling van een van onze klanten bestaat uit een aantal medewerkers die verschillende communicatievormen verzorgen: het intranet (voor interne communicatie), de website (voor externe communicatie), persberichten en social media. Zij werken met een vaste planning die betrekking heeft op (terugkerende) campagnes en evenementen.  Daarnaast krijgen ze veel verzoeken van collega's om nieuws, evenementen en andere activiteiten te delen. Deze verzoeken komen op verschillende manieren binnen, maar vooral via e-mail. Vaak is een verzoek niet compleet en gaan er veel e-mailberichten over en weer om alle benodigde informatie boven tafel te krijgen.

Wat hebben we gedaan om dit bedrijfsproces te stroomlijnen? Eerst hebben we de communicatie-afdeling effectiever laten samenwerken met Microsoft Teams, dat communicatie en werken met bestanden mogelijk maakt. Het team kan nu veel gemakkelijker overleggen – bijvoorbeeld om samen te bepalen of een verzoek voor de website ook interessante input vormt voor een persbericht. Bovendien kunnen communicatiemedewerkers werkzaamheden van een afwezige collega eenvoudiger overnemen.

Vervolgens hebben we met Power Apps een applicatie gemaakt. De organisatie kan deze op veel plekken los integreren, maar in dit geval is de applicatie geïntegreerd in het intranet, zodat medewerkers in een handomdraai een verzoek kunnen indienen. De aanvrager selecteert 'nieuwsbericht' of 'evenement', beantwoordt enkele vragen om direct de juiste informatie te delen en kan eventueel een bijlage toevoegen aan het communicatieverzoek.

Daarna treedt de Power Automate-workflow in werking. Deze maakt automatisch een dossier aan in de Teams-omgeving van de communicatie-afdeling. De aanvraag en bijlage worden samen opgeslagen in een dossier in de bibliotheek, waarna een nieuwe taak wordt aangemaakt in de Planner-applicatie.

Ook komt de melding van de aanvraag binnen in het kanaal 'Nieuwe aanvragen' van het Team Communicatie. Deze melding bevat een link naar het dossier en de taak in Planner. De aanvrager ontvangt een melding waarin staat dat zijn of haar verzoek in goede orde is ontvangen en wordt automatisch geïnformeerd gedurende het vervolgproces. Doordat Planner ook is geïntegreerd in Microsoft Teams, heeft de communicatie-afdeling een mooi centraal planningsoverzicht waarin alle communicatie-uitingen zichtbaar zijn. Kortom, het team werkt nu stukken gestroomlijnder!