De moderne werkplek voor ziekenhuizen
In ziekenhuizen vinden kritische processen plaats. Zij werken met hoogst gevoelige data. Dat vraagt om een terughoudend IT-beleid en kernsystemen op basis van bewezen technologie zoals Chipsoft HiX, Epic en Imprivata. De meeste cure-organisaties bouwen alles om het elektronisch patiëntendossier (EPD) heen. In de praktijk betekent dit dat zij vaak een traditionele werkplek hebben ingericht. Want telkens nieuwe innovaties en updates doorvoeren, dát lijkt simpelweg onhaalbaar.
Het gevolg is dat veel ziekenhuizen nog met oude versies van applicaties als Word, Excel en Outlook werken. En dat blijkt nu steeds meer onhoudbaar. Zeker nu de einddatum van de ondersteuning van Office 2016 en 2019, bij veel ziekenhuizen nog in gebruik, in zicht komt.
Vanaf oktober 2025 krijgen deze versies geen updates meer van Microsoft wat de veiligheid van de IT-omgeving van ziekenhuizen in gevaar brengt. Ziekenhuizen die zijn aangesloten bij diverse samenwerkingsverbanden, waaronder mProve en Santeon, drukken steeds vaker de wens uit om over te stappen op de moderne werkplek.
Waarom is dat juist nu een goede beslissing? Op basis van onze gesprekken met hen delen we zes redenen waarom cure-organisaties vooruitkijken!
1. Samenwerkingen faciliteren? Zet de eerste stap
In de meeste gevallen geldt dat niet alle afdelingen klaar zijn voor een overstap naar de moderne werkplek. Maar veel ziekenhuizen willen zich daardoor niet meer laten weerhouden. IT-managers staan namelijk al jaren onder druk, omdat oude Office-versies hen erg beperken in interne én externe samenwerkingen.
Het nieuwe motto luidt: ‘We zetten nú de eerste stap en binnen drie à vijf jaar volgt de rest.’ Naar verwachting zijn EPD-leveranciers tegen die tijd namelijk ook op de innovatietrein gesprongen, waardoor de meeste werkplekken dan wél gemoderniseerd zijn. Door ook de bestaande virtuele werkplekken zoals Citrix en VMWare geschikt te maken voor het werken met Microsoft 365, profiteren in ieder geval alle medewerkers van de moderne functionaliteiten van Microsoft 365, terwijl het werken met de kernsystemen gewoon doorgaat.
2. De kantoormedewerker van nu eist moderne applicaties
Een deel van het ziekenhuispersoneel is kantoormedewerker. En kantoormedewerkers willen graag werken met moderne versies van Word, Excel en Outlook. Uiteraard mag Microsoft Teams in deze tijd ook niet meer ontbreken. Zeker nieuwe medewerkers — die bij een vorige werkgever met deze applicaties hebben gewerkt — voelen zich beperkt door een traditionele werkplek. Denk ook aan de nieuwe generatie die gewend is om met de laatste technologie te werken en veelal flexibiliteit verwacht.
3. Ook de zorgmedewerker verdient aandacht
In een ziekenhuis draait het om de zorg voor patiënten. Kantoormedewerkers faciliteren deze zorg. Zorgmedewerkers leveren deze zorg. Daarom mogen we hen natuurlijk niet vergeten. Zij gebruiken IT-systemen op een hele specifieke manier. Vaak leggen zij kort iets vast of raadplegen ze een dossier. De werkplek moet dergelijke handelingen zo eenvoudig mogelijk voor hen maken. Dit kan betekenen dat de nieuwe moderne werkplek nog niet geschikt is voor zorgmedewerkers. Vandaar dat de Citrix of VMWare werkplek niet moet worden vergeten. Een flexibele transitie is dan ook noodzakelijk. Daarmee verstoor je het zorgproces niet!
4. Zonder Microsoft Teams geen MDO
Het multidisciplinair overleg (MDO) vindt plaats in een fysieke ruimte, maar de voorbereiding geschiedt doorgaans in Microsoft Teams. Werk je daar niet mee, dan wordt het voeren van een MDO lastig. In één keer overstappen kan echter een onhaalbaar doel zijn. Bij Wortell hebben we daarom een pilot met het MDO in teams ontwikkeld: een ‘light-versie’ van het MDO-platform voor oncologen in Zuid-Limburg, gebaseerd op Microsoft-tools. Deze tussenoplossing heeft niet alle functionaliteit (zoals integratie met het EPD), maar zorgverleners zijn er wel direct mee geholpen — en ze zijn erg enthousiast.
5. Thuiswerken is een must
Een behoorlijk aantal ziekenhuizen zet momenteel in op flexplekken. Omdat de kantoorplekken beperkt zijn, is een deel van het personeel genoodzaakt om vanuit huis te werken. Daarnaast wíl de medewerker van tegenwoordig niet meer altijd op kantoor zijn.
Deze nieuwe werkwijze vereist de juiste technologie. Mensen moeten bijvoorbeeld kunnen samenwerken aan documenten. En om deze mate van flexibiliteit te bieden, moet je je (gevoelige!) data uitstekend beveiligen.
6. Een cloudtransitie draagt bij aan verduurzaming
Duurzaamheid is binnen vrijwel elke organisatie een belangrijk thema. Dit leidt tot bepaalde maatregelen die praktische consequenties hebben. Wegens de te hoge CO2-uitstoot zijn er bijvoorbeeld minder parkeerplekken beschikbaar. Een overstap naar de cloud kan thuiswerken faciliteren en daarmee direct bijdragen aan de verduurzaming van een ziekenhuis.
Daarnaast slurpen datacenters energie. Als iedere afzonderlijke organisatie een eigen datacenter heeft, maakt dit het totale energieverbruik minder efficiënt. Natuurlijk verbruiken de grote clouddatacenters veel energie, maar toch is de totale hoeveelheid aanzienlijk minder. Bovendien hebben cloudproviders veel meer mogelijkheden om hun datacenters energiezuiniger te laten werken.
Waar begin ik met de modernisering van mijn werkplek?
Het overgang naar M365 is een complexe klus die uitgevoerd moet worden terwijl de winkel open is. Het is dus cruciaal om eerst een gedegen plan op te stellen: de Startnotitie. In een aantal workshops halen we alle relevante informatie op, zowel over de behoefte van medewerkers als de techniek. Op basis daarvan stellen we een Startnotite op; een uitgewerkt plan die de transitie naar M365 van A tot Z beschrijft. Het traject wordt volledig gepland rondom de medewerkers van het ziekenhuis. Zo borgen we dat de verstoring minimaal is en dat het tempo zo hoog mogelijk ligt. We beschrijven zowel de aanpak met betrekking tot de techniek als de adoptie strategie. Met deze Startnotitie kan er direct worden gestart met de uitvoering.
Meer hierover weten, neem dan gerust contact met mij op!