De Microsoft Teams-reis van GÉANT en SURFnet

Efficiënt samenwerken in één omgeving, ook op afstand

Wat als je véél te weinig zeggenschap hebt over de inrichting en het gebruik van je filesharingtool? Dit was de oude situatie bij GÉANT, de coöperatie van alle National Research and Education Networks (NREN's) in Europa. De GÉANT contractmanagementgroep wilde graag op een meer eenduidige manier samenwerken aan documenten. "Vaak is de samenwerking niet fysiek," vertelt Frank Pinxt, contractmanager bij GÉANT en Service Delivery Manager bij SURFnet. "Bij GÉANT zien we elkaar maar twee tot drie keer per jaar. De rest moeten we op afstand doen." Daarom is het extra essentieel dat de tooling flexibel en efficiënt is: "Die elementen vonden we in Office 365 for Education. GÉANT zag hier veel voordelen in, dus we besloten ermee aan de slag te gaan." Al gauw liep de coöperatie echter tegen problemen aan. "Deze waren eigenlijk vrij basaal," vertelt Frank. "Zo ging het inloggen niet altijd even soepel. Maar de onkunde in het team maakte het heel lastig om teamleden ervan te overtuigen dat het toch écht een goed idee was om deze tooling in te zetten voor samenwerking." Frank besprak het probleem met Wortell. Daar rolde een plan uit: Wortell zou een training verzorgen voor GÉANT om de adoptie te verhogen.

"Ik kan mijn werk nu héél flexibel inrichten"

De focus van de training lag op Teams, omdat de benodigde tooling hierin gebundeld is. Frank: "Wortell heeft heel goed benadrukt wat er allemaal mogelijk is in Teams op het gebied van samenwerken. Het delen van en samenwerken aan documenten, het maken van afspraken via Teams, chatten: zo'n beetje alle manieren waarop ons team al samenwerkte, zijn terug te vinden in deze ene omgeving. Dat was mooi om te zien!" Na de training is de adoptie van Office 365 absoluut toegenomen. "Sommige teamleden moeten natuurlijk nog een beetje wennen aan de nieuwe manier van werken, maar we gebruiken Teams nu echt." Ook bij de SURFcumulus Service Delivery Managers was een efficiëntere samenwerkingsvorm welkom: "Onze documenten stonden overal en nergens opgeslagen, waardoor het vaak een enorme zoektocht was om de juiste versie te vinden.

"Nu hebben we afgesproken dat Teams de enige plek is waar de waarheid staat. Het mooie is dat je altijd en overal toegang hebt tot de applicatie."

Ik kan thuis hetzelfde doen als op kantoor – op élk apparaat. Zo kan ik in de trein een verslag lezen of de agenda bekijken op mijn telefoon. Dat geeft mij heel veel mogelijkheden om mijn werk flexibel in te richten."

"Zeker voor onderwijsinstellingen biedt Teams uitkomst"

Een laatste opmerking die Frank wil meegeven: "Ik zou Teams echt aanraden, zeker aan onderwijsinstellingen. ICT in de lucht houden behoort niet tot je kernwerkzaamheden, dus een SaaS-oplossing biedt uitkomst. Microsoft-producten zijn een voor de hand liggende keuze, want deze worden veelvuldig gebruikt in het onderwijs." Ga je aan de slag met Office 365 en Teams, dan beveelt Frank wél het volgende aan: "Ik zou iedereen willen adviseren om coaches in te zetten die je gebruikers kunnen helpen, zoals wij onder andere middels de training van Wortell hebben gedaan. Dat komt de adoptie absoluut ten goede!