De hybride meeting room: hybride vergaderen voor pro’s

Het doel van hybride vergaderen  

Hybride vergaderen is een vergaderformaat dat fysieke en virtuele elementen combineert. Zo kunnen sommige medewerkers samenkomen in dezelfde vergaderruimte, terwijl andere de meeting online bijwonen via videoconferentietechnologie en andere digitale tools. 

Het belangrijkste doel van hybride vergaderen? Dat is afstanden overbruggen en efficiënt samenwerken en communiceren. Geen reisbeperkingen, geografische afstanden of andere belemmeringen, dus.  

De voordelen van hybride vergaderen 

Hybride vergaderen combineert de efficiëntie van virtuele communicatie met de kracht van persoonlijke interactie. Alleen maar voordelen dus:  

• Meer flexibiliteit: medewerkers kunnen meetings bijwonen vanaf elke locatie, waardoor er een beter evenwicht ontstaat tussen werk en persoonlijke verplichtingen.  

• Interactiever: ga je hybride vergaderen met de juiste apparatuur binnen een geschikte infrastructuur, dan zal je een pak vlotter (samen)werken. Je kunt bijvoorbeeld makkelijk meningen peilen en feedback verzamelen. In de praktijk maken veel medewerkers gebruik van digitale whiteboards. Voor notities, ideeën enzovoort. Zo wordt gezamenlijk brainstormen makkelijker!  

• Hogere productiviteit: hybride meetings kunnen worden geïntegreerd met andere digitale samenwerkingstools, zoals Microsoft Teams. Dat zorgt voor een naadloze workflow en stroomlijnt de samenwerking.  

• Inclusiever: hybride staat dikwijls ook gelijk aan inclusiever. Iedereen kan de vergadering bijwonen, ongeacht de werklocatie of mobiliteitsbeperkingen. Alle meetings kunnen worden opgenomen en bewaard. Zo is het mogelijk om vergaderingen later opnieuw te bekijken, belangrijke informatie te herzien en de inhoud delen met afwezige teamleden. 

• Betere besluitvorming: medewerkers, klanten en partners over de hele wereld kunnen gericht overleggen. En zo zorgt hybride vergaderen voor snellere beslissingen.  

Hybride vergaderen met Microsoft Teams Rooms 

Klinkt dat bijna te mooi om waar te zijn? Het klopt dat hybride meetings in de realiteit niet zonder slag of stoot verlopen. Reden: het laten werken van applicaties en hardware neemt veel tijd in beslag. Het is niet altijd eenvoudig om wegwijs te raken in het web van mogelijkheden en functionaliteiten. Naast de technische aspecten is er ook nog de adoptie door jouw medewerkers. Hoe kan je ervoor zorgen dat de technologie hen ondersteunt, in plaats van andersom? Op welke manier zorg je voor uniforme regels en governance, die door iedereen worden gerespecteerd?  

Als het van Wortell afhangt, behoren deze bezorgdheden voortaan tot het verleden. Met Microsoft Teams Rooms, onze Meeting Rooms as a Service oplossing, geniet jouw organisatie van een vlekkeloze ervaring. Laat ons de technische zorgen op ons nemen, zodat jij je volledig kunt richten op samenwerken met je collega's. We houden op afstand toezicht op de hardware en software. Mocht er iets stuk gaan, dan lossen wij het voor je op!