De gevaren van Cloud Hybrid Search

In een vorige blogpost schreef ik over de nieuwe functie van Microsoft waarmee documenten opgeslagen op verschillende locaties (in je eigen netwerk en in de cloud) in een enkele zoekopdracht gevonden en gepresenteerd kunnen worden. Hoewel dat een enorme productiviteitsverbetering is, kleven hier echter ook enkele gevaren aan.

Cloud Hybrid Search doorzoekt alle documenten opgeslagen in de cloud, maar ook documenten op lokale SharePoint en file servers. Deze resultaten worden vervolgens in een gecombineerd overzicht aan de eindgebruiker gepresenteerd.

Om een gecombineerd zoekresultaat te kunnen presenteren wordt online, in Office 365, een zoekindex aangemaakt. Alle bestanden, zowel vanuit de cloud als vanaf lokale servers, komen in deze zoekindex terecht. Bij het uitvoeren van een zoekopdracht wordt vervolgens de zoekindex geraadpleegd.

Hoog Sensitieve Documenten
Bij het migreren naar een cloud omgeving wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen het soort informatie dat naar de cloud gemigreerd kan worden. Documenten met een hoog sensitieve waarde worden dan niet gemigreerd maar lokaal gehouden. Denk daarbij aan documenten die BSN-nummers, medische gegevens of andere zeer persoonlijke data bevatten.
Indien het mogelijk wordt gemaakt dat deze documenten doorzocht worden vanaf Office 365 zullen de documenten opgenomen moeten worden in de online zoekindex. Daarmee staat een kopie van deze documenten online in de index. Theoretisch zou het mogelijk zijn dat daarmee de documenten hersteld zouden kunnen worden.
In situaties waarbij er bewust voor gekozen is bepaalde documenten niet naar Office 365 te migreren is het aan te raden deze documenten buiten de online zoekindex te houden.

Niet goed afgeschermde gegevens
Maar al te vaak gebeurt het dat een file server omgeving doorzoekbaar wordt gemaakt en opeens blijkt dat de rechten op deze omgevingen veel te open staan. Dit is geen technisch probleem, maar een foutieve inrichting. Het verhult echter veelal veel meer dan gewenst is. Het is dus belangrijk om bij het initieel ‘aanzetten’ goed te controleren wat voor soort informatiebronnen beschikbaar zijn en of al die informatiebronnen op de juiste manier van permissies voorzien zijn.

Documenten niet toegankelijk
Documenten opgenomen in de zoekresultaten zijn documenten van verschillende bronnen. Documenten uit de Office 365 omgeving zijn altijd beschikbaar. Dat ligt echter anders met documenten van lokale informatiebronnen. Deze documenten zijn alleen toegankelijk indien vanaf de locatie waar de documenten moeten worden geraadpleegd ook daadwerkelijk een koppeling is gelegd met deze omgeving. Indien iemand die de zoekopdracht geeft bijvoorbeeld vanaf thuis documenten op de fileservers niet kan raadplegen, zal hij de gepresenteerde documenten in de zoekresultaten ook niet kunnen openen en bewerken.
Bij de inrichting van Cloud Hybrid Search is het goed mogelijk om hiermee rekening te houden en de zoekresultaten die niet altijd toegankelijk zijn op een andere manier te presenteren.

Voordelen wegen op tegen de nadelen
Hoewel er een aantal nadelen aan Cloud Hybrid Search zitten, zijn deze nadelen op een goede manier zo in te richten dat ze omzeild worden. Dit vraagt wel net iets meer configuratiewerk. Voor veel organisaties zullen de nadelen echter niet opwegen tegen de voordelen en dus besluiten Cloud Hybrid Search in gebruik te nemen. Lees ook mijn eerdere blogpost waarin ik met name de voordelen belicht.