De belangrijkste Office 365 updates van november 2018

Microsoft blijft zich continu ontwikkelen en ook in de laatste maanden van het jaar is dat niet anders. Voor de aankomende periode heeft ETTU weer negen Office 365 updates verzameld die ofwel aandacht vragen of interessant zijn om in de gaten te houden voor nieuwe toepassingen.

Organisatiebreed communiceren in Microsoft Teams

Het is duidelijk dat Microsoft groot inzet op Teams en dat laat deze nieuwe functionaliteit ook zien. Voor organisaties onder de duizend werknemers wordt het binnenkort mogelijk om een organisatie Team aan te maken, waar alle medewerkers in terecht komen. Zo kan gemakkelijk informatie worden gedeeld, alle projecten worden inzichtelijk en er kan snel een grote aankondiging gedaan worden. Voor organisaties die op het punt staan om een sociaal netwerk in de organisatie te brengen kan dit organisatiebrede Team meegenomen worden in de afweging, tegenover bijvoorbeeld Yammer.

@mentions in commentaren bij SharePoint Online

Het wordt zeer binnenkort mogelijk om personen direct op de juiste plek in een Word of PowerPoint document in SharePoint Online te taggen. Bij het invoegen van commentaar bij een document kan iemand getagd worden door @naam in te typen. Zo krijgt degene die getagd wordt meteen een email met de mogelijkheid om direct naar dat punt in het document te gaan. Op deze manier wordt samenwerken in hetzelfde document gemakkelijker en gaat er minder tijd verloren naar het zoeken naar het juiste onderdeel.

Locatiekolommen worden toegevoegd in bibliotheken en lijsten

Op dit moment zijn er soms wel vier kolommen nodig in een lijst om de juiste locatie in te vullen. Straatnaam, huisnummer, postcode en woon- of vestigingsplaats zijn de kolommen waarin informatie voor bijvoorbeeld klantdata wordt ingevuld. Nu komt hier slechts één kolom voor waarbij de locatiedata uit Bing gehaald wordt. Zodoende kan er ook eenvoudig gefilterd worden op bijvoorbeeld plaatsnamen en neemt deze ene kolom dus minder ruimte in, dan de vier kolommen die eerst nodig waren om dezelfde informatie weer te geven.

Intelligente toepassingen binnen Stream

Stream is de interne videodienst voor organisaties waarbij de data, net zoals bij alle Microsoft producten, altijd van de organisatie blijft in tegenstelling tot bijvoorbeeld YouTube. Deze dienst wordt verder uitgebreid met Artificial Intelligence om nog beter doorzoekbaar te worden. Ook wordt gezichtsherkenning toegepast, zodat gemakkelijk alle video’s verzameld kunnen worden waar een bepaald persoon in voorkomt. Daarnaast zal gesproken tekst omgezet worden naar geschreven tekst, zodat de video’s ondertiteld kunnen worden en ook meteen vertaald. Aan de hand van deze transcripten worden tijdscodes toegevoegd, waardoor de video op het juiste moment gaat spelen zodra het zoekwoord wordt herkend. Deze dienst zal gefaseerd uitgerold worden over bestaande video’s maar wordt vanaf eind november de standaard voor alle nieuwe video’s.

De Skype for Business functionaliteiten komen naar Teams

Zoals eerder aangekondigd gaat Teams de rol van Skype overnemen. In voorbereiding hierop worden alle functionaliteiten die in Skype for Business zitten overgebracht naar Microsoft Teams. Alle functionaliteiten zijn momenteel al mogelijk in beide applicaties, maar is het goed om te kijken naar hoe dit precies werkt in Teams. Sommige onderdelen werken namelijk net anders dan bij Skype for Business. Een stukje adoptie naar de eindgebruikers toe is gewenst om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ook worden binnen Teams vernieuwingen doorgevoerd, zoals het wazig maken van de achtergrond bij een videogesprek, waardoor het interessant wordt om zo snel mogelijk de overstap te maken naar Teams. De beheerder kan zelf in het Admin gedeelte aangeven welke applicatie default moet zijn voor instant messaging of dat ze nog beide gebruikt worden.

Nieuwe CDN domeinen voor Office 365 login pagina

Afhankelijk van hoe de firewall is ingesteld, kunnen gebruikers vanaf 10 december aanstaande problemen ondervinden met het inloggen bij Office 365. Bepaalde onderdelen van het inlogscherm worden vanaf die datum namelijk ingeladen vanaf een van de vier nieuwe Content Delivery Networks. Wanneer de firewall zo is ingesteld dat deze alleen maar bepaalde domeinen toelaat, vallen deze nieuwe CDN’s buiten deze whitelist. In dat geval moeten deze nieuwe domeinen toegevoegd worden om problemen te voorkomen.

De MyApps portal wordt vervangen door de Gallery

Op dit moment wordt vanuit het Office 365 platform zelf alleen nog maar verwezen naar de App Gallery waar eerst MyApps werd gebruikt. Microsoft heeft aangegeven de Gallery te blijven ondersteunen en verder te ontwikkelen, onder andere met applicaties van derde partijen. Tegen het einde van 2018 wordt de MyApps portal helemaal afgesloten, dus wanneer er nog links of shortcuts in de eigen omgeving staan die verwijzen naar MyApps moeten deze vervangen worden door een link naar de Gallery.

Het Help and Support Pane wordt verbeterd

Waar het Help and Support Pane tot nu onvoldoende toegevoegde waarde leverde, zal dit in de nabije toekomst gaan veranderen. Wanneer een gebruiker naar dit paneel gaat, zal er contextuele hulp worden geboden bij de actie die de gebruiker op dat moment uitvoert. Bovendien wordt het voor de eindgebruiker ook gemakkelijker om contact op te nemen met de helpdesk, want de informatie die nu in het Admin Center is ingevuld, zal dan voor iedereen inzichtelijk worden. Controleer daarom of er informatie staat voor een helpdesk bij het Admin Center en of deze juist is.

Persoonlijke zoekresultaten vanuit OneDrive worden beter gescheiden

Het kan soms voor verwarring zorgen wanneer persoonlijke documenten die op de OneDrive zijn opgeslagen tevoorschijn komen in de eigen zoekresultaten. Nu is het al zo dat deze privédocumenten alleen te zien zijn voor degene die zoekt en niet voor de hele organisatie, maar vanaf eind november wordt de interface verbeterd. Hierdoor kan er geen twijfel meer kan ontstaan over wie inzicht heeft in welke documenten. 

Wanneer gebruik gemaakt wordt van SharePoint Search API’s, kan deze verandering voor problemen zorgen, omdat in dit geval alle persoonlijke documenten uit de zoekresultaten verdwijnen. Wanneer het wel wenselijk is om deze resultaten te blijven tonen, moet hier een oplossing voor gemaakt worden.

Updates voor beheerders en eindgebruikers

Waar de laatste vier updates wat aandacht vragen van het beheerteam, IT en mogelijk van de firewallbeheerder, zijn de eerste vijf onderwerpen juist goed om in de gaten te houden voor de eindgebruikers. Dit kunnen functionaliteiten zijn waar lang op gewacht is en die het samenwerken beter en gemakkelijker maken. Bij vragen over deze updates, staat ETTU natuurlijk altijd klaar om een oplossing te bieden.

Blijf op de hoogte

Direct op de hoogte zijn van de maandelijkse Office 365 updates? Schrijf je dan hier in voor de wekelijkse blog update.