De belangrijkste Office 365 updates van maart 2019

Ook in maart heeft Microsoft genoeg aankondigingen gedaan voor nieuwe updates in de toekomst of meteen al nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan het platform. Voor deze nieuwe updates is in sommige gevallen een aanpassing nodig vanuit de IT afdeling, voor andere veranderingen is het vooral voor de eindgebruiker van belang om kennis te nemen hiervan. Lees vooral deze belangrijkste Office 365 updates van maart door en zie waar de mogelijkheden voor jouw organisatie liggen.

Maak live uitzendingen met Microsoft 365 Live Events

Op dit moment zou de uitrol van Microsoft 365 Live Events voor alle tenants afgerond moeten zijn. Met Microsoft 365 Live Events wordt het mogelijk om binnen Teams, Yammer en Stream een live broadcast op te zetten. Iedereen met een uitnodiging voor deze broadcast kan op het moment van uitzending inschakelen en de live uitzending volgen, zowel binnen als buiten de organisatie. Belangrijke mededelen of reguliere updates kunnen zo gemakkelijk live gedeeld worden met alle relevante betrokkenen, echter dient de organisatie wel te beschikken over E1, E3, E5, A3, A5 of losse Teams en Stream licenties om deze Live Events op te kunnen zetten.

'Meetings' in Teams breidt uit en wordt 'Calendar'

In maart heeft Microsoft updates uitgevoerd binnen de 'Meetings' tab in Teams en deze hernoemd naar 'Calendar'. De aanleiding van deze verandering waren de beperkte mogelijkheden van 'Meetings' ten opzichte van de veelgebruikte 'Calendar'-functie van Outlook. Zo is het nu mogelijk om langer dan een week voor en na vandaag in de agenda te kijken en er zijn meer functionaliteiten beschikbaar onder de rechtermuisknop. Daarnaast kan je persoonlijke meetings inplannen en kan de view van de kalender aangepast worden naar week- of werkweekweergave. Dankzij deze verbeteringen wordt het gemakkelijker om meetings in te plannen en is de integratie met de Outlook Calendar verbeterd.

Outlook Mobile Team Meetings

In de Office 365 update van februari hebben we al aangekondigd dat het gemakkelijker wordt om Teams Meetings via de mobiele Outlook app te organiseren, maar hier zijn wat aanvullingen op gekomen. Eerder werd aangegeven dat het organiseren van meetings in Skype for Business alleen mogelijk zou zijn wanneer Teams volledig uitgeschakeld zou worden, maar dit bleek geen werkbare situatie te zijn voor veel organisaties. Daarom wordt er nu gekeken naar de huidige instellingen van zowel Skype als Teams en wordt er gezocht naar een manier voor een betere integratie. Omdat deze verandering een grote impact kan hebben, raden we aan om contact op te nemen met je Microsoft Partner om een plan voor de overstap naar Teams te ontwikkelen.

Andere terminologie voor channels in Teams

In Teams zijn er verschillende channels beschikbaar, waarbij het mogelijk was om op 'Favorite' of op 'Follow' te klikken. Voor veel gebruikers bleek het verschil tussen de twee buttons te onduidelijk, dus is ervoor gekozen om deze terminologie aan te passen. Bij het aan of uitzetten van 'Favorite' wordt deze channel getoond dan wel verborgen in de persoonlijke voorkeuren. De 'Follow' knop bepaalt of er notificaties getoond worden wanneer er een nieuw bericht in de channel is verschenen. Tot en met eind mei 2019 worden deze knoppen automatisch vervangen en de huidige instellingen worden gewoon overgenomen.

Yammer tab wordt beschikbaar binnen Teams

Om de integratie van Teams met alle andere applicaties nog verder te bevorderen, wordt het binnenkort mogelijk om een Yammer tabblad toe te voegen aan een Teamsite. Wanneer er een bepaalde topic of thread in Yammer erg relevant is voor het desbetreffende Team, wordt het via dit tabblad erg gemakkelijk om snel de juiste informatie te vergaren. De eigenaar van deze Teamsite kan het tabblad toevoegen en inrichten aan de hand van de meest relevante informatie.

De overstap naar Modern UI voor lijsten tegenhouden wordt gemakkelijker

In onze Office 365 Update van februari hebben we ook aangegeven dat het per 1 april 2019 niet meer mogelijk is om op tenant niveau de overstap naar de Modern UI tegen te houden. De enige manier om dit wel voor elkaar te krijgen is om het op site collection niveau uit te zetten met behulp van Powershell. Nu is Powershell niet in elke organisatie onderdeel van de standaard toolset, dus heeft Microsoft het ook mogelijk gemaakt om op de Site Collections Features pagina in het Admin Center deze actie uit te voeren. Zeker wanneer het om een klein aantal SharePoint sites gaat die nog niet klaar zijn voor Modern UI is dit een prettige manier om deze overstap te managen.

Geef meer uitleg over policies bij extern delen met customized helplinks

Zodra een medewerker een e-mail met gevoelige informatie buiten de organisatie wilt sturen, kan deze tegengehouden worden door automatische beveiligingen of wordt er minimaal een waarschuwing getoond over het risico. Vanaf nu is het ook mogelijk om deze restricties en waarschuwingen voor de eindgebruiker beter te onderbouwen. Wanneer er een dergelijke pop-up in beeld komt, kan hier een 'learn more'-button aan toegevoegd worden met daarin een link naar het beleid omtrent het delen van informatie buiten de organisatie. Op deze manier wordt er meer bewustwording gecreëerd en wordt de kans kleiner dat informatie gelekt wordt.

Deel documenten en nodig uit om samen te werken met je Linkedin-connecties

Wanneer er een koppeling is gemaakt vanuit het Office 365 account met het Linkedin-account, wordt het mogelijk om snel documenten te delen met eerstegraads Linkedin-connecties. Uiteraard zijn ook hiervoor de policies rondom het extern delen van documenten leidend. Deze actie is (vooralsnog) alleen mogelijk bij de Online clients, dus voor OneDrive, SharePoint, Word, PowerPoint en Excel.

Smart time suggestions voor de browserversie van Outlook

Ook Outlook wordt steeds slimmer. Inmiddels is het een optie om met de browserversie van Outlook meetings in te plannen met meerdere mensen, waarbij Outlook een suggestie geeft voor het ideale tijdstip. Zolang Outlook toegang heeft tot de 'Free/Busy'-informatie in een agenda, kan deze zelf de beste mogelijkheid voorstellen voor het inplannen van deze meeting.

Data Loss Prevention voor chats en channels in Teams

Per direct gaan de opgestelde policies rondom Data Loss Prevention ook gelden op berichten die gestuurd worden via chats en channels in Teams. Op deze manier wordt de kans steeds kleiner dat gevoelige informatie naar buiten gebracht wordt en uiteindelijk veel schade kan berokkenen. Als er binnen de organisatie nog geen regels zijn opgesteld rondom Data Loss Prevention, is het zeer aan te raden om hier zo snel mogelijk mee aan de slag te gaan.

Bovenstaande tien updates waren de meest belangrijke voor Office 365 in maart. Houd vooral Wortell in de gaten voor de maandelijkse updates omtrent Office 365 en neem vrijblijvend contact op wanneer deze updates vragen oproepen of waar extra hulp bij benodigd is.