De belangrijkste Office 365 updates van februari 2019

In deze maandelijkse update van februari 2019 is er slechts één grote aankondiging die problemen zou kunnen veroorzaken op bepaalde tenants. De andere updates zijn ofwel nieuw toegevoegde functionaliteiten of voorbereidingen op grotere aanpassingen in de toekomst. Vooral de grote aankondiging kan voor sommige organisaties een probleem veroorzaken wanneer deze niet op tijd gesignaleerd wordt of wanneer de configuratie niet bewust is ingeregeld. Lees daarom alle Microsoft Updates van februari 2019 goed door en wees je bewust van de mogelijke gevolgen.

Het uitschakelen van de SharePoint Modern UI verdwijnt op tenant niveau

Op dit moment is het nog mogelijk om op tenantniveau de overstap naar de Modern UI in SharePoint tegen te houden. Zo blijven mensen dus gebruik maken van de Classic UI als het gaat om lijsten en bibliotheken. Op 1 april 2019 gaat deze mogelijkheid verdwijnen. Wanneer er nu geen actie ondernomen wordt, zal SharePoint op dat moment overgaan op de Modern UI, tenzij er gebruik gemaakt wordt van features of aanpassingen die niet in de Modern UI ondersteund zijn. Is dit niet de bedoeling? Op site collection-, site-, lijst- en bibliotheekniveau is het wel nog mogelijk om deze restricties aan te zetten.

Forms Pro public preview is op 21 februari geïntroduceerd

Een nieuwe en verbeterde enterprise-versie van Forms is op 21 februari jongstleden in de public preview gegaan en heet Forms Pro. Deze nieuwe versie maakt het nog makkelijker om klant- of medewerkerstevredenheidsonderzoeken uit te voeren en om de resultaten te analyseren. De koppelingen met onder andere Dynamics zijn sterker, waardoor de ontvangen data nog beter te interpreteren is. Neem eens een kijkje in Forms Pro om te zien in hoeverre deze tool beter aansluit op de behoefte binnen je organisatie.

Licentie updates voor Information Protection vanaf E3 en hoger

De licenties E3, E5, Advanced Compliance en Information Protection & Compliance krijgen een update op hun Service Plan als het gaat om Information Protection for Office 365. Momenteel heeft deze update nog geen impact, maar zal in de toekomst gebruikt worden voor nieuwe features. Het enige wat nu verandert is dat er een schuifje extra bijkomt in Information Protection.

Bestanden opslaan in OneDrive of SharePoint Online wordt makkelijker en cloud first

Wanneer iemand vanuit de clientapplicatie werkt in bijvoorbeeld een Word document en deze wilt opslaan, komt er binnenkort een nieuw en verbeterd dialoogvenster. In dit venster zullen de opties voor opslaan in OneDrive en SharePoint Online bovenaan staan, maar het blijft mogelijk om het bestand lokaal op te slaan. Op deze manier elimineert het dialoogvenster een of meerdere stappen wanneer het document in de cloud opgeslagen dient te worden.

De Office 365 Homepage wordt gestandaardiseerd

Nu is het nog mogelijk om na het inloggen op Office 365 op een zelfgekozen pagina terecht te komen. Zo kunnen mensen het bijvoorbeeld prettig vinden om meteen doorgestuurd te worden naar Outlook. Binnenkort zal Microsoft de Office 365 Homepage altijd laten zien na het inloggen op Office 365. Deze homepage krijgt een functie van een dashboard, waarbij alle applicaties snel toegankelijk zijn en waar de taken voor die dag zijn opgesomd. Het blijft natuurlijk wel mogelijk om via bijvoorbeeld een bookmark meteen op de gewenste pagina terecht te komen.

De capaciteit van Microsoft Teams gaat verdubbelen en wordt automatisch geïnstalleerd bij de Office ProPlus applicatie

Waar het bij Teams nu nog mogelijk is om maximaal 2500 mensen in een Team te verbinden, is het inmiddels mogelijk om Teams van wel 5000 mensen aan te maken. Daarnaast zal de Teams desktop cliënt een onderdeel gaan uitmaken van de Office ProPlus applicatie. Dit houdt in dat Teams automatisch geïnstalleerd wordt, naast de bekende Office applicaties als Word, Excel, etc. Wanneer een organisatie nog niet klaar is om zo met Teams aan de slag te gaan, zullen er handmatige acties uitgevoerd moeten worden om deze installaties tegen te houden.

Nieuwe Tasks module voor Outlook on the Web

In de webapplicatie van Outlook wordt nu nog gebruik gemaakt van de welbekende Tasks module. E-mails met een vlaggetje of andere belangrijke notities worden hierin bewaard en beheerd. Binnenkort zal deze module vervangen worden door Microsoft To Do, een meer intuïtieve manier van het beheren van taken. Er zullen wat veranderingen zijn in het uiterlijk en mogelijk in de manier waarop de taken beheerd worden, maar een korte uitleg naar de eindgebruikers zou voldoende moeten zijn om hen op de hoogte te stellen van de veranderingen. Wanneer organisaties expliciete koppelingen moeten whitelisten om te functioneren, zou to-do.office.com toegevoegd moeten worden aan deze goedgekeurde lijst om naar behoren te werken.

Het SharePoint Admin center wordt vernieuwd en tot standaard gemaakt

Eind maart van dit jaar zal het nieuwe SharePoint Admin Center geïntroduceerd worden. Organisaties met minder dan 50 licenties zullen het eerst overgaan naar deze nieuwe manier van werken, maar de mogelijkheid bestaat vooralsnog om terug te gaan naar de oude vertrouwde omgeving. Grotere organisaties zullen apart bericht krijgen van de aanpassingen op een later tijdstip. Zodra hier de details van bekend zijn, zullen wij deze ook onder de aandacht brengen.

Verbeteringen in het support center voor admins

Er worden een aantal verbeteringen doorgevoerd in het support center van het admin center:

• Er komt een volledige historie van de aangemaakte tickets. Op dit moment zijn alleen de meest recente tickets inzichtelijk, maar wanneer iemand het werk moet overnemen van een collega is het heel handig om de volledige historie te kunnen achterhalen.
• Er worden duidelijkere oplossingen voor het ontstane probleem aangegeven. Mogelijk worden enkele stappenplannen of meest logische oorzaken benoemd waarmee het probleem zo snel mogelijk verholpen kan worden.
• Het wordt mogelijk om een voorkeur aan te geven in terugbelverzoeken. Microsoft belt graag met haar klanten, maar soms komt het net niet uit. Door de voorkeuren van dagen en tijdstippen aan te geven, kan de support nog beter uitgevoerd worden.

Het organiseren van een meeting in Teams kan ook mobiel

Waar eerder Skype meetings werden georganiseerd, worden deze nu gedaan in Microsoft Teams. Inmiddels kan je deze via de mobiele telefoon organiseren, zodat iedereen sneller kan schakelen. Gebruik je nog steeds Skype for Business en wil je alleen meetings in Skype kunnen aanmaken? De enige oplossing is dan om Microsoft Teams helemaal te verwijderen.

Zijn er nog vragen over de nieuwe updates of lijken deze conflicten te gaan veroorzaken in de tenant? Neem gerust contact op met ETTU, we kunnen altijd meekijken en een oplossing aandragen.