De belangrijkste Office 365 updates van december 2018

In dit eerste artikel van 2019 kijken we terug naar de aangekondigde updates vanuit Microsoft in december. De eerste twee onderdelen kunnen wat aandacht vereisen, dus is het verstandig om daar eventuele acties op uit te voeren. De rest van de aankondigingen richten zich juist op nieuwe functionaliteiten die het samenwerken bevorderen en veiliger en gemakkelijker maken.

Aanpassingen in de licentiestructuur voor PowerApps en Flow

PowerApps en Flow zijn ontzettend belangrijke en interessante functionaliteiten binnen het Microsoft platform. Veel organisaties maken al gebruik van deze applicaties en zien nieuwe functies en tools graag verschijnen. Nu heeft Microsoft aangegeven hier nog veel meer energie in te gaan steken, waardoor de ontwikkeling van deze applicaties een vlucht zal nemen.

Echter, om de mogelijkheden binnen deze applicaties ten volle te kunnen benutten, is het noodzakelijk om een additionele licentie aan te schaffen. Zo gaan er zelfs een paar functionaliteiten verdwijnen uit de Office 365 licentie en deze komen beschikbaar onder de additionele licentie plannen van PowerApps en Flow denk hierbij aan de volgende functionaliteiten:

• Het maken en publiceren van custom connectoren in PowerApps en Flow
• HTTP integratie van bronnen buiten SharePoint en OneDrive in Flow
• Integratie van de on premise data met de on premise data gateway

Vanaf 1 februari 2019 zal deze verandering uitgerold gaan worden, maar organisaties die actieve gebruikers hebben voor deze functionaliteiten krijgen automatisch uitstel tot 31 januari 2020 of het einde van de abonnementstermijn van Office 365. Hierbij geldt dat de langste looptijd leidend is. De kosten van deze additionele licenties kunnen aardig oplopen, dus is het verstandig om de huidige inrichting goed onder de loep te nemen. Zo kan het interessanter zijn om bijvoorbeeld LogicApps te gebruiken in plaats van Flow, omdat je dan per run betaalt in plaats van per gebruiker.

Support van OneDrive voor Mac OS X 10.10 en 10.11 verdwijnt

Organisaties die gebruikmaken van Mac OS X 10.10 of 10.11 in combinatie met OneDrive moeten rekening houden met het feit dat vanaf 1 februari 2019 de support wegvalt. De cliënt applicatie zal vanaf dat moment geen updates meer krijgen, maar zal vooralsnog wel blijven werken. Echter, zodra er problemen ontstaan, zullen deze niet meer onderzocht of verholpen worden. Ook worden nieuwe OneDrive installaties op deze OS geblokkeerd. Daarom is het zeer aan te raden om voor 1 februari 2019 de Mac OS te updaten om eventuele problemen te voorkomen.

Teams gaat nu dynamisch lidmaatschap ondersteunen

Aan de hand van vooraf gedefinieerde rollen en de daarbij behorende regels, worden werknemers automatisch en dynamisch toegevoegd aan bepaalde Teams. Zodra er een nieuwe werknemer in dienst komt als HR medewerker in Amsterdam, zal deze persoon meteen toegevoegd worden aan het overkoepelende 'HR Team', het 'Amsterdam Team' en het 'HR Amsterdam Team'. Op het moment dat deze persoon de overstap maakt naar Marketing, wordt hij of zij uit alle HR Teams gehaald en automatisch toegevoegd aan de relevante Marketing Teams. Dit voorkomt een wildgroei aan Teams en zorgt ervoor dat alleen de juiste mensen in het juiste Team kunnen werken. Deze functionaliteit wordt nu al uitgerold, maar er is wel een uitgebreidere Azure Active Directory licentie nodig om van deze functie gebruik te kunnen maken.

Site designs in SharePoint bekijken en aanpassen zonder PowerShell

Tot halverwege december was het alleen mogelijk om site designs in SharePoint aan te passen via PowerShell. Nu zijn de mogelijkheden verbeterd om binnen SharePoint zelf een site design op te slaan als een soort sjabloon en later te gebruiken in een andere site. Zo wordt het gemakkelijker om een uniforme stijl in alle SharePoint sites te realiseren. Ook bijvoorbeeld Flows worden meegenomen in deze sjablonen.

Een aantal updates voor SharePoint News

Van begin december tot aan eind februari 2019 worden er verschillende updates uitgerold voor SharePoint News. Zo wordt het voor specifieke rollen mogelijk om nieuwsberichten te delen en e pushen naar de hele organisatie, zodat alleen de relevante berichten bij de juiste mensen terecht komen. Ook worden organisatorische berichten anders vormgegeven zodat deze er beter uitspringen. Daarnaast kan ook de volgorde van de berichten anders ingesteld worden, waardoor belangrijk nieuws niet ondergesneeuwd raakt. Dankzij deze updates zal de werking van SharePoint News sterk verbeterd worden en de gedeelde nieuwsberichten een grotere impact gaan krijgen.

Bestanden gedeeld in Yammer groepen worden beter terugvindbaar

Vanaf eind december start Microsoft met het uitrollen van de functionaliteit om bestanden die gedeeld zijn binnen Yammer op de SharePoint-omgeving op te slaan. Op dit moment worden deze bestanden nog opgeslagen in de eigen cloudopslag van Yammer, wat het terugvinden van de bestanden soms ingewikkeld maakt. Dankzij deze aanpassing worden bedrijven ook compliant met de geldende wet- en regelgeving, omdat bij het opslaan van bestanden op SharePoint aangegeven kan worden wat de locatie is (bijvoorbeeld west Europa) in plaats van de VS. Reeds opgeslagen bestanden worden niet overgezet maar blijven op de huidige locatie staan. Eind maart 2019 moet deze nieuwe manier van opslaan voor iedereen uitgerold zijn.

Het delen van links naar bestanden buiten de eigen organisatie wordt beter beveiligd

Wanneer er een bestand gedeeld wordt buiten de eigen organisatie, is het belangrijk dat hier veilig mee omgegaan wordt. Daarom wordt er tot eind januari 2019 een nieuw beveiligingsprotocol uitgerold waarbij de deler bij elk bestand moet aangeven in hoeverre deze beveiligd moet worden. Zo wordt het mogelijk voor de ontvanger om het bestand alleen maar te lezen en niet te downloaden of af te drukken. Sowieso is het verstandig om eens goed door alle deel instellingen heen te gaan op je Tenant. Zo kan het zijn dat als gebruikers nu iets delen dit automatisch anoniem gebeurd ook wanneer deze duidelijk gevoelige informatie bevatten.

Lees meer over Governance en Security in de blog van Andries. 

Vier nieuwe administrator-rollen voor Teams

Waar het kort geleden alleen maar mogelijk was om één vorm van administrator aan een Team te koppelen, zijn deze nu onderverdeeld in vier verschillende soorten administrators. Zo kan elke administrator problemen oplossen die meer binnen de eigen expertise liggen en wordt het overzichtelijker wanneer acties uitgevoerd moeten worden. De vier nieuwe rollen zijn:

• Teams Service Administrator: De meest overkoepelende rol van de administrators. Deze persoon heeft dezelfde rechten als de bestaande administrator rol.
• Teams Communications Administrator: Deze administrator regelt meetings, zet calls op en houdt alle communicatie tussen verschillende mensen bij.
• Teams Communications Support Engineering: Deze administrator heeft een meer analytische rol en heeft alle informatie van de calls tot zijn of haar beschikking.
• Teams Communications Support Specialist: Degene met deze rol heeft minder inzicht in de analytische gegevens dan de voorgaande rol, maar kan wel de eerste schifting van de informatie voorbereiden en meer informatie geven over personen.

Met al deze nieuwe functionaliteiten is het mogelijk om communicatie intern en extern te verbeteren, om gemakkelijker samen te werken en om de extern gedeelde documenten beter te beveiligen. Bij vragen over de nieuwe functionaliteiten of over de licentiestructuur, staat Wortell natuurlijk altijd voor je klaar.

De vorige Office 365 update van Marcel gemist? Bekijk de belangrijkste Office 365 updates van november hier.