Datalabeling: maximaliseer de waarde van je data

Hoe voorkom je dat data op een ongewenste plek terechtkomt? Dat is altijd een belangrijke vraag geweest. Maar met de komst van Microsoft 365 Copilot is zij nóg relevanter geworden. Juist met deze tool wil je data gestructureerd en veilig op één plek bewaren. Rechten en rollen toekennen, dus? Dat is zeker belangrijk, maar je kan een stap verder gaan. Hoe? Door een duidelijke datalabeling-strategie te hebben. In dit blog leren Femke Cornelissen en Peter Usmany je meer rondom Datalabeling. Staat je antwoord er niet bij, laat het ons weten!

Datalabeling in een notendop: een voorbeeld

Het principe achter datalabeling is niet moeilijk te begrijpen: je kent een label toe aan bepaalde data, zodat deze alleen gedurende een bepaalde periode toegankelijk is voor een specifieke groep van personen.

Wat dit in de praktijk kan betekenen? Stel, een medewerker wil vlak voor een uitdiensttreding plotseling een hele lading gelabelde data downloaden of naar zichzelf sturen. Dit is een verdachte activiteit die je met datalabeling direct kunt signaleren. Zo kun je tijdig uitzoeken wat er aan de hand is en ingrijpen waar nodig.

Wat kán je precies met datalabeling?

Waar kun je datalabeling nu allemaal voor gebruiken? We zetten enkele belangrijke punten voor je op een rij:

•    Toegangsbeheer
De voorbeelden hierboven geven eigenlijk al aan wat toegangsbeheer inhoudt. Sensitieve documenten kun je met datalabeling versleutelen, zodat alleen mensen met de juiste rechten deze kunnen openen.

•    Dataretentie
Hoe lang moet je een document bewaren? Dit kun je opnemen in een label. Zo voorkom je dat mensen bestanden te vroeg verwijderen, maar ook dat bestanden onnodig lang bewaard blijven.

•    Monitoring
Wat gebeurt er allemaal met data binnen je organisatie? Dit is altijd een belangrijke vraag. Maar bij auditrapportages móet je haar volledig kunnen beantwoorden. Datalabeling maakt dat een stuk gemakkelijker.

•    Delen van documenten
Mogen medewerkers een document op SharePoint zetten? En met wie mogen zij een bepaald document delen? Dit soort zaken regel je in met datalabeling.

Het belang van de juiste balans

Het handige van datalabeling is dat je visuele markeringen kan gebruiken. Ken je een document bijvoorbeeld het label ‘hoogsensitief’ toe, dan komt dit bovenaan het document te staan. Hier zijn bepaalde acties aan gekoppeld, dus het is prettig dat mensen dit direct kunnen zien.

Natuurlijk is het essentieel dat je bij het configureren van de acties een goed evenwicht vindt. Enerzijds moet je gevoelige informatie beschermen. Anderzijds wil je een productieve samenwerking binnen de organisatie faciliteren. Het is daarom verstandig om relevante stakeholders te betrekken bij het bepalen van de juiste acties voor elk label. Daarnaast is het zinvol om de beleidsregels regelmatig te herzien. Zo versterk en verfijn je de data-governance-strategie van de organisatie continu.

Met deze aanpak voldoe je aan de compliance-vereisten en verminder je de risico’s. Tegelijkertijd maximaliseer je de waarde van je data. Hoe? Door een veilig datagebruik én een soepele samenwerking mogelijk te maken!

Zo wordt de adoptie van datalabeling ook makkelijker — hoewel een goede aanpak alléén niet voldoende is. Het is essentieel dat je mensen goed uitlegt waarom je data labelt en welke acties je aan de verschillende labels hangt.

Heb je hier begeleiding bij nodig? En wil je graag weten hoe je datalabeling effectief toepast binnen jouw organisatie? Wij verzorgen het hele traject — van techniek tot adoptie. De mens staat daarbij centraal, want ons motto luidt: ‘We Empower People.’ 

Neem gerust contact met ons op om jouw mogelijkheden te bespreken.