Optimalisatie van Documentprocessen bij Contoso: Automatische document generatie
Probleemstelling: Documentchaos en Tijdsverlies
Voorheen worstelde Contoso met een tijdrovend proces voor het opstellen van standaard documenten, waarbij Word-macro's als hulpmiddel dienden. Dit proces omvatte niet alleen het opstellen van documenten, maar ook het versturen, bewaren en terugvinden ervan. Vooral het laatste vormde een uitdaging, gezien de verscheidenheid aan afdelingen en medewerkers die betrokken waren bij deze taken. Documenten werden verspreid opgeslagen, wat leidde tot inefficiëntie en frustratie binnen de organisatie.
De Oplossing (Deel 2): Automatische Generatie met Power Automate Flows
Na de succesvolle implementatie van de Modern Templates nam Contoso de volgende productiviteitsstap: medewerkers hoeven alleen de vereiste gegevens in een SharePoint-lijst in te voeren en een geautomatiseerd proces (met behulp van Power Automate Flow) deed al het andere werk!
Deze simpele maar geavanceerde workflow detecteert automatisch de toevoeging van een nieuw item aan de lijst en start de onmiddellijke generatie van de benodigde documenten.
Het resultaat? Een naadloze en geautomatiseerde workflow van gegevensinvoer naar documentcreatie, waardoor menselijke fouten werden verminderd en de productiviteit aanzienlijk werd verhoogd. Dit stelde Contoso in staat om niet alleen hun documentprocessen te versnellen, maar ook de consistentie en nauwkeurigheid van hun documentatie te waarborgen.
Hieronder de lijst die Contoso gemaakt heeft:
Vervolgens maken we een nieuwe Power Automate flow aan:
De creatie van de flow!
Allereerste de trigger selecteren:
Generate document using Microsoft Syntex.
Automatisch worden alle velden uit de template overgenomen als properties. Het enige wat je moet doen is de velden uit de lijst mappen op de properties.
Zelf laat ik de flow ook direct een filename genereren op basis van waarden uit de lijst.
formatDateTime(items('For_each')?['Date'],'MM/dd/yyyy')
De oplossing in gebruik!
We maken een nieuwe list item aan:
Het item is aangemaakt:
Op de achtergrond wordt de Power Automate Flow getriggerd:
De flow is gelukt en het document is aangemaakt!
Laten we nu het neuwe Contoso Serivce Contract voor de afname van Digitaal Vitaal door Microsoft eens bekijken:
Het resultaat? Een naadloze en geautomatiseerde workflow van gegevensinvoer naar documentcreatie, waardoor menselijke fouten werden verminderd en de productiviteit én medewerker tevredenheid aanzienlijk werd verhoogd. Dit stelde Contoso in staat om niet alleen hun documentprocessen te versnellen, maar ook de consistentie en nauwkeurigheid van hun documentatie te waarborgen.
Conclusie: Efficiëntie en Precisie Hand in Hand
Met de succesvolle implementatie van SharePoint Premium Modern Templates en de geautomatiseerde Power Automate Flows heeft Contoso een aanzienlijke verbetering gerealiseerd in hun documentbeheerprocessen. Het verhaal van Contoso illustreert duidelijk hoe organisaties met moderne technologische oplossingen niet alleen tijdwinst kunnen boeken, maar ook de kwaliteit en nauwkeurigheid van hun documentatie kunnen optimaliseren.