Communiceer niet in applicaties, maar werk met scenario’s

Communiceren over nieuwe applicaties

Bij het implementeren van nieuwe technologieën wordt vaak heel enthousiast aan de organisatie verteld welke nieuwe applicaties mensen zullen krijgen. Een veelgemaakte fout, want wat nu als er vlak daarna een andere applicatie blijkt te zijn die veel beter had gepast? Communiceer niet in applicaties, maar werk met scenario’s. Leg uit wat de toegevoegde waarde is van wat je gaat doen. Zo raak je niet in de knoei en voorkom je dat er geen innovatie meer kan plaatsvinden omdat je al hebt gecommuniceerd over de gekozen oplossing.

Het gebeurt regelmatig dat we bij onderwijsinstellingen komen waar men zelf al met het Office 365 traject is gestart en ons dan pas inschakelt. Vaak omdat men er zelf niet helemaal uitkomt, of omdat ze ergens tegenaan lopen. Maar als er dan al binnen de organisatie over is gecommuniceerd, dan is dat best lastig. De ICT-afdeling heeft bijvoorbeeld al verteld dat men met Team Sites zal gaan werken. En als dat een maand later dan toch Microsoft Groups is, dan is dat voor gebruikers natuurlijk heel verwarrend.

Scenario gebaseerd werken

In plaats van dat je zegt ‘jullie krijgen nu SharePoint’ of ‘jullie krijgen nu Microsoft Teams’ of ‘jullie gaan nu met Groups werken’ is het veel beter om scenario gebaseerd te gaan werken. Dan vertel je niet welke applicatie ingevoerd wordt, maar leg je het scenario uit. Je vertelt ze dat ze nu slimmer kunnen gaan samenwerken. Dat is veel nuttiger.

Want waarom zouden gebruikers moeten weten wat de onderliggende technologie is? Het gaat erom dat ze hun werk beter kunnen doen, sneller kunnen doen en slimmer kunnen doen.

Voorkom verandermoeheid

Hoe wij te werk gaan is als volgt. We gaan in gesprek met een organisatie, bijvoorbeeld met een onderwijsinstelling en aan de hand van hun input bepalen we vaak al van tevoren welke scenario’s belangrijk zijn voor de organisatie. We kijken wat het best past bij hun werkwijze. Vervolgens communiceren we naar de mensen dat we een bepaald scenario gaan gebruiken. Zo zien ze ook direct de waarde ervan in. Bovendien voorkom je zo verandermoeheid binnen de organisatie. In plaats van continu met termen te smijten en nieuwe applicaties te benoemen, praat je alleen over scenario’s.

Specifieke scenario’s

Naast standaard scenario’s die organisatie-onafhankelijk zijn, zoals slimmer samenwerken of effectiever vergaderen, zijn er in het onderwijs ook specifieke scenario’s. Denk aan scenario’s die betrekking hebben op de examencommissie of de toelatingscommissie. Wat vroeger op papier ging, via allerlei schijven, kan nu veel gemakkelijker, slimmer en sneller. Zo kan een student vrijstelling krijgen voor bepaalde vakken of toetsen. Het is iets dat dagelijks gebeurt en voor een hogeschool of universiteit met duizenden studenten, is dat een heel tijdrovend en administratiefrijk proces met veel handmatig acties, waar meerdere mensen mee bezig zijn.

If this then that

Dit soort processen regelen we nu veel met PowerApps en Flow. Hiermee kunnen we een mooie interface maken voor de leerlingen, zodat het er aan de voorkant mooi uitziet. Aan de achterkant zorgt Flow ervoor dat de juiste stroom gaat lopen op het moment dat zij een bepaald verzoek krijgen, een if this then that principe. Het belangrijkste is dat we in kaart brengen wat nu de processen zijn waar men veel tijd aan kwijt is, waar men veel mee bezig is. Het inrichten van deze processen via Powerapps en Flow is verder niet zo heel ingewikkeld voor ons.

Veel impact

Dat is ook het mooie van die applicaties, dat je in no-time, binnen een aantal dagen - afhankelijk van hoe complex het proces is - iets moois hebt gebouwd. Het is in principe een webinterface die aan intranet kan worden gekoppeld, maar ook als app op je telefoon kan worden aangeboden. Natuurlijk is dit afhankelijk van hoe de organisatie het allemaal heeft ingericht. Dit is maar een heel klein voorbeeld van een scenario dat heel veel impact heeft binnen zo’n onderwijsinstelling.

Het scenario blijft hetzelfde

Een ander voorbeeld is effectiever vergaderen. Skype for Business kan een onderdeel zijn van een algemeen effectief vergaderen scenario, waarbij dan met name de docenten bij betrokken zijn. Maar je kunt ook Skype for Business inzetten voor een specifiek onderwijs-scenario, zoals het houden van mentorgesprekken met studenten die een tijdje in het buitenland studeren, of met studenten die langdurig ziek zijn. En maakt het dan uit of het Skype for Business is? Nee, natuurlijk niet. Als dat er toevallig even uitligt, kun je net zo gemakkelijk Facetime of Whatsapp videobellen inzetten, of een andere videochatdienst.

"Scenario gebaseerd werken vind ik echt een must-have"

Door niet de applicatie centraal te stellen, maar het doel wat je voor ogen hebt, voorkom je dat de vooruitgang vertraagt of zelfs helemaal stil komt te liggen. Het maakt dan ook niet uit als een applicatie sneller dan verwacht vervangen wordt, want het scenario blijft hetzelfde. En zo kun je dus blijven innoveren. Bij Avans Hogeschool hebben wij scenario's en persona's uitgewerkt tijdens de transformatie naar digitale werkplekken in de cloud.