Communicatie bij adoptie: 5 tips
Onlangs kreeg ik de vraag of ik wel eens van Lync had gehoord. De persoon in kwestie zag het ineens op haar computer staan en vroeg zich af waar het voor was. “Ja, klopt”, zei ik. “Het is een programma waarmee je kunt chatten en/of digitaal met elkaar kunt vergaderen, hoewel het tegenwoordig Skype voor Bedrijven heet. Heb je dan geen bericht ontvangen waar het programma voor is en waarom je werkgever het heeft geïntroduceerd?” “Nee,” zei ze, “Ik moet nu steeds het programma wegklikken als mijn computer is opgestart, omdat het direct in beeld verschijnt. En trouwens, waarom zou ik een chatbericht sturen? Ik kan toch gewoon e-mailen?”
Communicatie is een heel belangrijk middel in een verandering, ook bij de adoptie van innovatie. Het helpt medewerkers om uit de mindset van onbewust onbekwaam te komen en geeft een zetje naar bewust onbekwaam. Met de onderstaande vijf tips maak je jouw collega’s klaar voor een effectieve adoptie van technologie.
Ken je eindgebruikers
Misschien wel de belangrijkste tip voor communicatie. Door jouw eindgebruikers goed te kennen, kun je bijvoorbeeld precies in hun taal, tone of voice, met hen communiceren. Doorgaande op het voorbeeld van hierboven klinkt “Vanaf heden kun je IM en VoIP gebruiken met Lync” bijvoorbeeld heel anders dan “chat en bel direct met je collega’s, waar je ook bent!” Om medewerkers goed te kennen, kun je een persona maken. Een persona is een groep van medewerkers met min of meer dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld waar ze werken, welke middelen ze gebruiken voor hun werk, het werk dat ze doen en welk opleidingsniveau en leeftijd ze hebben etc.
Communiceer het antwoord op de waaromvraag
De organisatie heeft ongetwijfeld redenen om over te gaan naar een nieuwe manier van (samen)werken. Communiceer die reden. Zo kan het zijn dat Skype voor Bedrijven kosten bespaart. Echter ligt daar vaak een reden achter. Een reden die aansluit bij de visie van de organisatie. Bijvoorbeeld door effectiever te communiceren via Skype voor Bedrijven worden kosten bespaard die we weer kunnen investeren in meer personeel om betere zorg te leveren aan onze patiënten.
Communiceer de What’s in it for me
Naast het algemene antwoord op de waaromvraag willen gebruikers ook graag weten wat de verandering voor hen betekent. Hoe wordt de eindgebruiker beter van de nieuwe technologie? Zo gaf een deelnemer aan een Skype voor Bedrijven training onlangs aan dat hij deze digitale vergaderdienst al vaak gebruikte, omdat hij zo niet steeds meer heen en weer hoefde te reizen tussen Dordrecht en Alkmaar. Het bespaarde hem een hoop reistijd voor vergaderingen.
Wees creatief met communicatiemiddelen.
Dergelijke ervaringen van eindgebruikers zijn ideaal als zij deze zelf willen en kunnen vertellen. Bijvoorbeeld in een korte video. Laat je daarbij niet beperken door de standaard middelen voor communicatie als een poster of bericht op het intranet. Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden die veel meer in lijn zijn met wat jouw collega’s gebruiken, zoals een webinar, Sway, app of een infomarkt.
Luister naar de eindgebruikers
Communicatie tijdens een adoptieproces is meer dan alleen zenden. Je wilt weten in hoeverre jouw communicatie-acties ook overkomen bij de eindgebruikers. In hoeverre leeft het adoptieproces bij hen? Dat kun je meten met enquêtes, maar ga ook zeker eens het gesprek aan met een aantal collega’s. Bijvoorbeeld met onofficiële leiders, een persoon binnen een afdeling waar de anderen naar luisteren. Door goed naar hen te luisteren, door te vragen en hun feedback te verwerken, creëer je een vertrouwensband. Hierdoor krijg je constante feedback die je kunt gebruiken om het adoptieproces verder te optimaliseren voor iedereen.
Met deze communicatietips help je jouw collega’s op weg naar een hogere veranderbereidheid, omdat duidelijk is wat de verandering voor hen betekent en waarom het ze kan helpen. Heb jij ook tips of ben je benieuwd hoe de communicatie in jouw adoptieproces opgesteld kan worden, neem dan contact op via onderstaande link.