Als pensioenfonds voldoen aan de AVG?
De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) is niet nieuw. Al sinds 2018 moeten organisaties voldoen aan strikte privacyregels. Maar momenteel zien we dat veel pensioenfondsen een transitie doormaken om de naleving van de AVG beter te structureren. Nu AVG-compliance een belangrijk auditpunt is geworden, stellen steeds meer pensioenfondsen bijvoorbeeld een chief information security officer (CISO) aan. Je móet tegenwoordig namelijk kunnen aantonen dat je je data veilig beheert en verwerkt. Daarnaast worden ISO-certificeringen in veel gevallen een must, omdat je bepaalde applicaties anders niet meer kunt gebruiken.
Hoe ga je als pensioenfonds slim om met deze ontwikkelingen?
AVG-compliance: herken jij deze uitdagingen?
Voldoen aan de AVG is cruciaal. Maar veel pensioenfondsen lopen tegen diverse obstakels aan bij het treffen van de juiste maatregelen.
Allereerst zijn documenten en gegevens vaak verspreid over verschillende systemen. Dat maakt controle en beveiliging ingewikkeld. Want hoe krijg je grip op versnipperde informatie?
Bovendien gebruiken medewerkers vaak communicatiekanalen die niet veilig zijn. Zij delen gevoelige informatie bijvoorbeeld via e-mail of externe platforms — zónder de juiste beveiliging.
Daar komt bij dat data binnen veel organisaties niet goed beschermd is. Iedereen kan er makkelijk bij, terwijl slechts een beperkt aantal mensen écht toegang nodig heeft tot bepaalde data. Als je je aan de AVG wilt houden, moet je rechten, rollen en controles inbouwen. De vraag is: hoe doe je dat zonder de samenwerking (tussen interne én externe partijen) te bemoeilijken?
Om je op weg te helpen bij het oplossen van deze uitdagingen, geven we je vijf handige tips!
De Debble Digitale Werkplek
Benieuwd wat een digitale werkplek precies is en wat de waarde ervan is voor jouw organisatie? Lees dan verder over de Debble Digitale Werkplek.
5 tips om AVG-compliant te zijn als pensioenfonds
- Zorg voor een centrale, beveiligde opslag
Ga versnippering te lijf! Sla je documenten en gegevens op in één goed beveiligde omgeving, zoals een betrouwbaar intranet. Hiermee voorkom je dat gevoelige data in allerlei systemen ‘wegzakt’.
- Regel toegangsbeheer strak in
Bepaal wie toegang heeft tot welke informatie. Een HR-site hoeft bijvoorbeeld niet toegankelijk te zijn voor de hele organisatie. Als je securitygroepen gebruikt, kun je rechten goed instellen.
- Maak medewerkers bewust van hun privacykeuzes
Geef medewerkers de controle over hun gegevens. Debble, het slimme intranet van Wortell, biedt gebruikers bijvoorbeeld de mogelijkheid om zelf hun profielfoto of verjaardag te tonen. Als zij dit soort gegevens in eerste instantie zichtbaar hebben gemaakt, kunnen ze achteraf ook nog besluiten om ze tóch te verbergen.
- Beperk risico’s bij samenwerking met externe partijen
Hebben externe partners toegang nodig tot bepaalde documenten? Zorg dan dat het proces via beveiligde kanalen verloopt. Microsoft 365 biedt in dit geval uitkomst, omdat het zorgt voor versleuteling en veilige bestandsdeling.
- Automatiseer compliance-processen
Leg goedkeuringsstromen en beleid vast in een slim intranet, zoals Debble. Zo zorg je dat je processen AVG-proof blijven. Dit maakt audits makkelijker én het voorkomt fouten en datalekken.
AVG-naleving + efficiëntie + overzicht = Debble!
Wil je als pensioenfods AVG-compliant zijn én efficiënter werken? Debble is een modern intranet dat je helpt om de bovenstaande vijf tips in de praktijk te brengen. Met de module Debble Insights krijg je bovendien een goed en AVG-proof beeld van de manier waarop medewerkers het platform gebruiken: je ziet hoe vaak gebruikers op het intranet komen en waar ze naar zoeken, maar je kunt deze informatie niet herleiden naar een individu.