Alles of niets

Sinds een paar maanden ben ik werkzaam bij Wortell. Ik werd direct blij verrast toen ik hoorde dat we tegen een potentiële klant hadden gezegd. “Als je geen adoptie afneemt bij zo’n groot O365 traject, dan zijn wij niet jouw partij. Het was alles of niets. IT-oplossingen bekijk je immers niet vanuit de techniek, maar vanuit de mensen.

Samen bepalen we de strategie

Wij werken agile. Dat betekent dat we in sprints van twee weken (tussentijdse) resultaten leveren. Als je agile werkt, heb je geen uitgebreid plan of planning om tot een ultiem resultaat te komen. Het is daarom belangrijk om draagvlak te creëren binnen de organisatie voor de strategie.

Als Adoptie consultant werk ik om die reden samen met één of meerdere stakeholders binnen de organisatie. Samen bepalen we de strategie. Eén van hen wordt benoemd tot Product Owner, hij of zij bepaalt wat we doen in het adoptietraject. Op deze manier zijn we er zeker van dat de werkwijze en veranderingen bij de organisatie passen en ook op lange termijn succesvol zijn.

Ik kan uit ervaring vertellen dat dit echt essentieel is. Toen ik een paar jaar geleden nog bij een andere organisatie werkte, werd SharePoint binnen de organisatie uitgerold. We waren actief in drie tijdzones en in verband met bedrijfskritische informatie hadden we daarom 24/7 support nodig. Helaas had niemand ownership over dit project. Niemand kon deze beslissing nemen of zorgen dat de nieuwe technologie en werkprocessen in de organisatie landden. Dat is al een risico op zich, maar het maakt doorontwikkeling ook knap lastig.

Aandacht voor de mensen

Iedere nieuwe IT-oplossing moet een plekje vinden binnen de organisatie. Vaak veranderen taken en verantwoordelijkheden met de komst van nieuwe technologie. Er is ook niet altijd aandacht voor veranderende rollen en functies binnen de organisatie, want wie gaat daar over? Als er geen draagvlak is zullen de nieuwe processen op termijn weer achter in een la belanden.

Kijk daarom goed naar de doelgroep en zoek een precieze oplossing voor iedere specifieke medewerker. Dat vind ik ook zo leuk aan mijn werk, op deze manier kom je nooit op een standaard oplossing uit. We maken natuurlijk wel gebruik van de standaardmethoden en -middelen, maar de klant staat altijd centraal en zo is ieder project persoonlijk.

Vraag ambassadeurs je te helpen

Mijn collega Fieke heeft mij geïntroduceerd aan de manier van werken met ambassadeurs. Bij adoptietrajecten zoeken we mensen in de organisatie die een voortrekkersrol willen vervullen. Het idee is dat deze ambassadeurs hun enthousiasme delen met collega’s en zo het draagvlak voor nieuwe technologie en processen van binnenuit creëren.

Ambassadeurs zijn vaak de ‘early adopters’, mensen die heel graag willen weten wat er gebeurt, willen onderzoeken, maar ook kritisch zijn. De truc is het traject niet te groot te maken, maar vooral leuk te houden.