Adoptie-tweedaagse bij het HMC

Onlangs bracht Wortell twee ochtenden door op het Hout- en Meubileringscollege (HMC) – eerst in Rotterdam, toen in Amsterdam. Wat wij op deze mbo-vakschool deden? Een programma verzorgen om de adoptie van Office 365 mogelijk te maken. We begeleiden het HMC al een tijdje bij de implementatie hiervan en het is de bedoeling dat álle medewerkers (en, in een later stadium, studenten) dit uiteindelijk omarmen. Hoog tijd voor een adoptie-tweedaagse!

Hoe helpt adoptie onze klanten verder?

Technologie wordt steeds complexer en de ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. In dat kader is het des te belangrijker dat medewerkers op de hoogte zijn van technologie. Klinkt goed, maar de praktijk is vaak anders: het komt regelmatig voor dat mensen zich tegen technologie verzetten. Wij geloven dat mensen best willen veranderen, maar dat ze niet veranderd willen worden. Daarom zetten we ze in hun kracht. Zo kunnen zij zélf veranderen. De invoering van Office 365 kan het werk veel makkelijker en leuker maken, maar alleen als medewerkers met de nieuwe tools wíllen werken. Een technische vernieuwing met geweld doordrukken heeft geen enkele zin: als medewerkers de nieuwe mogelijkheden niet benutten, mislukt de hele onderneming! Dat wil je natuurlijk voorkomen. Daarom ondersteunen, begeleiden en coachen wij medewerkers bij onze klanten. De adoptie-tweedaagse die we hebben georganiseerd bij het HMC is een van de middelen die we inzetten. Zo'n evenement is onderdeel van de eerste adoptiestap: awareness creëren en mensen inspireren.

Programma: van theorie naar praktijk!

Omdat het HMC twee locaties heeft (in Rotterdam en Amsterdam), doorliepen we hetzelfde ochtendprogramma twee keer. Wat hierbij centraal stond? 'Slimmer Samenwerken' (een van onze adoptiescenario's) binnen Teams en SharePoint. De ochtend deelden we op in twee workshops, die we hieronder kort bespreken. 1. Demo Voordat je ergens mee gaat werken, is het fijn om hiervan eerst een uitleg te krijgen. Daarom startten we met een demo, waarin we lieten zien hoe bepaalde zaken werken. Hét doel: HMC-medewerkers informeren en inspireren, zodat ze hun digitale vaardigheden met de nodige dosis enthousiasme zouden willen verbeteren. Omdat we werkten met een groot aantal medewerkers, gaven we de demo in verschillende groepjes. Deze deelden we in naar niveau – basis, medium en gevorderd – om iedereen binnen zijn of haar huidige fase écht nuttige tips te kunnen geven. 2. Proeftuinsessie Theorie is leuk en zinvol, maar je leert nog altijd het beste door te doen. Tijd om de mouwen op te stropen en zelf achter de knoppen te kruipen! In een ingerichte proeftuin gingen HMC-medewerkers aan de slag. We splitsten hen op in twee doelgroepen: onderwijzend personeel (dat vooral behoefte heeft aan tools die helpen bij het creëren en voorbereiden van lesmateriaal) en ondersteunend personeel (dat bijvoorbeeld graag in afdelingsverband of in projectvorm vergadert). Iedereen kreeg een kijkje in de keuken en ervaarde hoe het is om binnen Office 365 samen te werken. Medewerkers die dit ingewikkeld vonden, stelden we gerust: het was nog niet nodig om alles te begrijpen en te onthouden. De bedoeling was dat de HMC-medewerkers zich bewust werden van de mogelijkheden. Dé hamvraag: hoe zou je deze nieuwe tools in de toekomst kunnen inzetten om je werk eenvoudiger én leuker te maken?

Evaluatie: geslaagde dag, op naar de volgende stap!

Na afloop van de adoptie-tweedaagse voerden we een evaluatie uit. De proeftuinsessie bleek in de smaak te zijn gevallen: veel mensen vonden het inspirerend om zelf achter de knoppen te zitten. De mogelijkheden die zij zien: slimmer samenwerken aan documenten, makkelijker communiceren over bestanden en digitaal (oftewel, plaatsonafhankelijk) vergaderen. Ook waren er enkele positief kritische noten en bruikbare tips die we zullen meenemen in het vervolgtraject. Deelnemers vonden het indrukwekkend om te zien wat er allemaal mogelijk is. Een van hen gaf aan dat het experimenteren goed beviel: “Mooi om te zien wat er allemaal kan met Office 365. Het kan al die bergen e-mails vervangen en houdt de lijnen kort." Een ander schreef: “Leuke start! Moet zeker een vervolg op komen.” Meerdere mensen onderschreven dat de adoptie-tweedaagse vooral een effectief begin was. Zo gaf één deelnemer het volgende aan: "Voor vandaag een leuke sessie om kennis te maken met – vooral – het onderdeel ‘communiceren’.” Een collega schreef: "Ik heb nog veel vragen, maar ik ga gewoon aan de gang en hoop vooral te leren door te doen!"