Adoptie dankzij de Digital Workplace Squad van VIVAT

Digital Workplace Squad

VIVAT is het moederbedrijf van verzekeringsmerken Zwitserleven, Reaal, het zojuist gelanceerde online merk nowGo, en van vermogensbelegger ACTIAM. Momenteel zijn er ongeveer 2.500 medewerkers in dienst. Afgelopen jaar werd besloten in één keer een harde overstap te maken naar Office 365. “Dat vraagt wel een stukje lef. Er zijn niet veel bedrijven die deze stap zo rigoureus durven te maken,” vertelt Birgit. “Het voordeel is dat we alle functionaliteiten van Office 365 direct kunnen benutten.”

“Voor ons was het niet de vraag of we naar de cloud over zouden gaan, maar wanneer,” zegt Birgit Woudstra, Strategy Consultant Digital Workplace bij VIVAT. “Als innovatieve verzekeraar willen we voortdurend vooroplopen met middelen en techniek: de overstap naar de cloud en Office 365 is daarvoor een voorwaarde.”

Heartbeat van Microsoft

VIVAT kende een traditionele IT-organisatie met technisch beheer, functioneel beheer en development van applicaties. Nu is het Microsoft wat de klok slaat. “Dat betekent trouwens niet dat er nu capaciteit vrijkomt; er komt ander werk voor terug. Je gaat mee in de heartbeat van Microsoft, die elke 36 uur met een nieuwe release komt; zo’n 240 per jaar. Het is een continue stroom van verandering die je moet opvangen en managen. In een traditionele omgeving ben je zelf in controle over die stroom, hoewel migratietrajecten dan veel langer duren.” Deze aanpak vraagt wel wat van medewerkers; Wortell ondersteunde daarom bij de inrichting en opstart van de nieuwe organisatie. VIVAT introduceerde de Digital Workplace Squad. “Die naam is bewust gekozen: het straalt uit dat dit geen normale afdeling is maar een nieuw type team dat vernieuwing aanjaagt.”

Advies van de squad

De Digital Workplace Squad onderzoekt binnen de digitale werkplekomgeving nieuwe en gewijzigde functionaliteiten - vooral van Microsoft - en schrijft daarover een implementatieadvies. “We kijken vooral naar de impact met adoptie als doel.” In het begin was dat best even zoeken, ondanks de samenvattingen van Microsoft over de nieuwe releases. “Ondertussen hebben we onze draai gevonden. Kleine functionaliteiten laten we gebeuren, zetten we in de kennisbank of delen we als weetje. Grote veranderingen, zoals nieuwe releases in Microsoft Teams, pakken we vast, onderzoeken we en bij hoge impact geven we een implementatieadvies. Daarna volgt vaak een training of workshop.”

Persona’s als focus

De verschillende persona’s in de organisatie zijn recentelijk samen met Wortell beschreven en onderwerp van gesprek bij de squad. “We leggen deze persona’s onder onze dienstverlening. Wat houdt een functionaliteit in en wat betekent dat voor de persona’s? Moeten we heel specifiek communiceren en instrueren, of juist niet? Microsoft Sway, een digitale storytelling app, is bijvoorbeeld interessant voor het marketingteam maar de gemiddelde gebruiker doet er weinig mee.” Ook kostentechnisch heeft de aanpak met persona’s z’n voordelen. De functionaliteit van een pro-licentie wordt bijvoorbeeld alleen geactiveerd voor de persona’s die het echt gebruiken.

“Die pay-per-use was een van de redenen om over te gaan naar de cloud.”

De squad houdt zich bezig met de hele werkplek: inclusief laptops, mobiele devices en printers. “Het team bestaat uit consultants met ieder een eigen aandachtsgebied. Denk aan security, financiën en adoptie. We zijn een team zonder leidinggevende, uniek binnen onze organisatie. Er is geen hiërarchie en dat werkt goed, hoewel we nog niet zover zijn dat we elkaar kunnen beoordelen. Die stap willen we wel zetten. Deze aanpak wordt ondertussen op meer plekken in de organisatie overgenomen als werkwijze.”

The Voice of VIVAT

Binnenkort wordt Windows 10 geïmplementeerd bij VIVAT. Op het moment dat Windows 10 naar de beheerfase gaat, neemt de squad het over. “De uitrol gebeurt in ringen, waarbij goed wordt geluisterd naar gebruikers. In de oude situatie hanteerden we de aanpak van one size fits all. Met behulp van onze klankbordgroep, The Voice of VIVAT, zetten we medewerkers meer aan het stuur. In deze groep zijn alle persona’s in de organisatie vertegenwoordigd. Elke zes weken leggen we nieuwe functionaliteiten of middelen aan hen voor: begrijp je het? Wil je het überhaupt gebruiken? En wat heb je nodig om ermee te werken? Het is waardevolle informatie over hoe we functionaliteiten goed bij gebruikers kunnen aanbieden.” Ook worden Change Agents betrokken: ambassadeurs die de organisatie informeren over vernieuwingen. “Door voor elk organisatieonderdeel een ambassadeur aan te sluiten, hebben we een volledige dekking.” En dan zijn er nog de Early Birds: de groep gebruikers die als eerste met nieuwe functionaliteiten werkt. “Zo’n 300 medewerkers stonden hiervoor open. Ze hoeven niet te testen, maar gaan wel met de functionaliteiten aan de slag. Zodra ze iets vinden, koppelen ze dit terug en kunnen wij de adoptie hierop aanpassen."

"Dit alles draagt bij aan onze ambitie: VIVAT-medewerkers zo goed mogelijk laten werken en samenwerken, zodat ze onze eindklant beter van dienst kunnen zijn.”