Office 365 Planner - Aan de slag

Office 365 Planner - Aan de slag

Microsoft Planner is een Office 365 app die strak is geïntegreerd met Office 365 Groups. Het is een tool waarmee taak georiënteerd samenwerken nog makkelijker wordt. Ga mee op verkenning! (Voordat ik het vergeet! Maandelijks bespreken we alle updates in Office 365 in een gratis webinar. Deelnemen? {{cta('6d864a65-1d1f-43c5-90a6-0c405a52cd88')}})

Direct aan de slag met Planner

Erg nieuwsgierig en direct beginnen met Planner? Je kunt de app op twee manieren bereiken:

• Ga naar je Office 365 omgeving en klik op de tegel in de App Launcher (de 'wafel' links bovenin), of:
• Ga naar tasks.office.com.

Zo maak je een nieuw plan in Planner

1. Kies een naam voor je eerste plan.
2. Kies een e-mailadres van het plan (is niet verplicht).
3. Beslis of je het plan openbaar wil maken.
4. Voeg (als je wil) een korte beschrijving toe.

 

Binnen 1 minuut creëer je een nieuw Plan.

  Et voilà, je kunt er direct mee aan de slag! Na een paar minuten krijg je een mail waarin wordt bevestigd dat je nu lid bent van de groep. Via deze mail kun je ook direct doorklikken naar de verschillende onderdelen, zoals de OneNote of Agenda. Ontbreekt de Planner tegel in de App Launcher? Dan kan het zijn dat Planner nog niet is uitgerold voor de licenties die je bedrijf gebruikt. Of de functionaliteit kan uitgeschakeld zijn. In beide gevallen kun je bij je IT-afdeling informeren naar de mogelijkheden.

Waar je Planner voor kunt inzetten

Planner gebruik je voor alle werkzaamheden waarbij er taak georiënteerd wordt gewerkt. Hoewel Planner is gericht op samenwerken, is het ook een prima tool om je eigen werkzaamheden te structureren. Daarmee is Planner concreet in te zetten voor zowel kleine projectjes voor jezelf, tot het draaien van een groot project met 200 anderen. Op elk moment kun je nog mensen toevoegen aan een Plan. Momenteel kun je alleen mensen uit je eigen organisatie hiervoor uitnodigen.   Met Planner bepaal je samen (of alleen) welke werkzaamheden er worden uitgevoerd. Je legt vast wie wat gaat doen, en wanneer. Er zijn tig tools die je kunt gebruiken om taak georiënteerd te werken. Microsoft erkent dit, en ziet de rol van Planner als volgt:

" Tools like Wunderlist or Outlook help manage your personal task lists, while Project or Project Online can be used to manage projects that require scheduling, prioritization, resource management, timesheets and integration with Line of Business systems. The middle ground is where Planner fits in, and it’s designed for structured team collaboration."

Het knoppenwerk van Microsoft Planner

Dit is niet al te ingewikkeld en werkt vrij intuïtief. Een interessant kort demofilmpje vind je hier. Voor het gebruik van Planner is het handig als je de volgende begrippen kent:

• TAAK     Item dat je toevoegt aan een Plan. Inclusief taakomschrijving, bijzonderheden, start- en einddatum. Wijs 'm toe aan een collega, koppel bestanden of voeg de taak toe aan een controlelijst. Als een taak is voltooid, krijgen de groepsleden hier een emailnotificatie van. Taken kunnen met meerdere kleuren worden gemarkeerd.

   

• BUCKET     Een 'container' waar je de taken in plaatst/sleept, om taken op een basis niveau te sorteren. Denk aan sortering op aandachtsgebied, onderdelen van een reisplan, verdeling van de taken per afdeling van een organisatie, het uitwerken van verschillende projectoffertes of tijdslijnen. Ontdek ook het krachtige effect van kleur labels op de buckets.

Zie je geen knop voor het creëren van een nieuwe bucket? Kies dan rechts bovenin bij Groeperen op voor buckets. Via Groeperen op kun je ook ordenen op Toegewezen aan of Voortgang.  

Een 'Bord' overzicht van de buckets.

 

• BORD / GRAFIEK    Twee weergaves in Planner voor creëren van inzicht en overzicht. In beide overzichten kun je rechts bovenin kiezen voor 'Groeperen op'.

Sorteren in Planner

De kracht van Planner zit in het creëren van overzicht. Dit overzicht ontstaat al op het moment dat je taken gaat plaatsen in buckets. De buckets zijn de hoofdonderwerpen, waarop je de taken verder sorteert. Maar wat als je snel wil checken hoeveel taken er in totaal nog open staan? Of hoeveel taken een lid van de groep heeft? Gebruik dan de Grafiek knop. Hiermee haal je twee grafieken op: Status en Leden. Een klik op een specifiek onderdeel van de grafiek zorgt ervoor dat de bijbehorende informatie aan de rechterkant wordt getoond. De Grafiek view heeft de look & feel van Power BI. Van dit laatste wordt voor de toekomst een grotere integratie verwacht.  

Maak de takenlijst meer visueel inzichtelijk met de Grafiek weergave.

 

De connectie tussen Planner en Groups

Bij het maken van een nieuw Plan krijg je de vraag of je deze openbaar wil maken. De reden hiervoor is dat ook direct een Group wordt gecreëerd. Groups komen in twee smaken: privé en publiek. Voorheen was het niet mogelijk om deze privacy setting te wijzigen als de Group eenmaal was aangemaakt. Sinds juni 2016 kan dit wel (via Outlook in de browser). Wil je de privacy van een Plan wijzigen? Dit kan via de settings van de Group. Na het ontstaan van Groups in 2014 was het lange tijd onduidelijk wat de verwachtte levensloop was van dit samenwerkproduct. In mei 2016 heeft Microsoft haar visie op SharePoint gepresenteerd. Hierin is Groups duidelijk gepositioneerd als een van de hoekstenen van samenwerking. Microsoft Planner is een verdere uitbreiding van de bestaande Groups samenwerkfunctionaliteit. Het komt bovenop de inbox, agenda, bibliotheek en OneNote notebook.

Belangrijke instellingen in Planner

Ga vooral fröbelen met Planner. Probeer wat dingen uit. Mijn tip is om in ieder geval dit in het achterhoofd te houden: · De relatie tussen een Plan en een Group is qua bestaansrecht geen tweerichtingsverkeer. Hoewel een Group prima kan bestaan zonder een Plan, is dit omgekeerd niet zo. Bij elk Plan hoort een Group. Dit houdt concreet in dat indien je een Plan verwijdert, de Group ook weg is. En dat betekent: deleten van de gekoppelde samenwerkdocumenten op de OneDrive, de Group OneNote, de gesprekken, etc. · Denk na over de privacy setting. Zoals aangegeven kun je een Plan publiek of privé maken. Publiek betekent dat je Plan zichtbaar is voor alle mensen binnen jouw organisatie. Een privé Plan is enkel zichtbaar voor de mensen die jij hebt toegevoegd aan het Plan. Alleen de publieke Plannen duiken op in de zoekresultaten. Vind je tools als Planner een mooie ontwikkeling? En wil je op de hoogte zijn van wat er zoal aankomt qua Office 365 functionaliteit? Neem dan eens een kijkje op de Office 365 Roadmap of schrijf je in voor ons gratis maandelijkse webinar.