6 redenen om van fileshare naar DMS in SharePoint Online te gaan

Mensen krijgen per dag steeds meer informatie tot zich, thuis en op het werk. In de praktijk wordt deze informatie nog veel aangeboden op lokale netwerkschijven, ook wel fileshares genoemd. Hierbij worden documenten opgeslagen in mappen die door de gebruiker zelf worden aangemaakt en ingedeeld. Lees in dit whitepaper de 6 redenen om van een fileshare naar DMS in SharePoint Online te gaan.

Fileshares

Het nadeel van een fileshare is dat de indeling van de mappen en documenten en de benaming ervan niet voor iedere gebruiker logisch is. Met het gevolg dat documenten niet gemakkelijk teruggevonden kunnen worden ook al staan ze op dezelfde netwerkschijf opgeslagen. En ook het beheren en archiveren van de informatie kost daardoor veel tijd en geld. SharePoint Online biedt een platform om al deze documenten en informatie op een gebruiksvriendelijke manier te ontsluiten en beschikbaar te stellen.

Van fileshare naar DMS

Dit whitepaper beschrijft daarom de 6 redenen om van een fileshare naar een documentmanagement systeem (DMS) in SharePoint Online te gaan:

• Automatisch versiebeheer
• Samenwerken aan documenten met collega's
• Eén versie van de waarheid
• Overal, op elk device en browser toegankelijk
• Eenvoudig terugvinden van informatie
• Bestanden eenvoudig delen