IT-managers in de industrie staan te springen om het bedrijf echt vooruit te helpen. Toch zijn IT-managers samen met hun teamleden vaak bezig met dezelfde herhalende taken. Collega’s vragen jou om even een projectgroep met de juiste databronnen aan te maken en bovendien is de governance niet altijd goed geregeld. Standaardisatie van processen geeft IT-managers en CIO’s meer tijd om meer waarde toe te voegen. Hier lees je hoe je 5 vliegen in één klap slaat.
Het ontwerpen en maken van een nieuw viaduct, een boorplatform of een onderdeel voor de automotive is behoorlijk kennisintensief. Voordat een nieuw project is opgezet, brengen collega’s projectplannen, protocollen, tientallen documentbibliotheken en ketenpartners bij elkaar. Dat collega’s meestal niet zo handig zijn met digitale techniek levert jou en je team veel herhalend werk op. Collega’s kloppen bij jou aan om projectgroepen klaar te zetten. Daarom klikken heel wat IT-afdelingen regelmatig SharePoint-sites bij elkaar.
Kennismanagement kan efficiënter en veiliger
Bij elke fase in het project zijn andere documenten nodig en haken collega’s en externe partners aan of juist weer af. Dat is een hoop geklik om de juiste bronnen en contacten steeds bij elkaar te brengen. Veel projecten lijken op elkaar, doorlopen dezelfde stappen en behoeven dezelfde informatie. Bovendien staat die informatie ook niet gestructureerd opgeslagen. Dit betekent veel zoekwerk, en vaak is het rechtenbeheer van alle documenten niet goed geregeld.
Automatiseren van workflows is de oplossing
Eigenlijk wil je het inrichten van projectgroepen automatiseren. En omdat heel veel processen op elkaar lijken zou dit geen probleem mogen zijn. Door standaard workflows aan te bieden op basis van eerdere projecten behaal je een enorme efficiëntieslag.
"Start de business bijvoorbeeld met de bouw van een nieuw viaduct, dan starten collega’s vanuit Debble for Industry vanuit use cases deze specifieke workflow zélf op."
1. Self Service neemt herhalende puzzel uit handen
Debble for Industry is een integrale kennis- en communicatieoplossing vanuit geautomatiseerde sjablonen. Hierin staan onder andere de processen van creatie, naamgeving, teamleden, security, retentie, SharePoint, Teams, planning, invoer vanuit line-of business apps, ERP en alle denkbare databronnen vóóraf geregeld. Starten collega’s met een nieuw project, dan zijn collega’s direct aan de slag, met de juiste processen, databronnen en (keten)partners. Dit bespaart jou niet alleen veel gepuzzel, het garandeert projecten ook een vliegende start.
2. Automatische governance werkt veiliger
Zorgvuldigheid boven snelheid is in de industrie een gevleugelde uitspraak. Je wil niet dat leveranciers in de projectgroep per ongeluk bij digitale blauwdrukken of andere concurrentiegevoelige gegevens kunnen. De projectsjablonen helpen collega’s binnen de security- en governance-richtlijnen van de organisatie te werken. Bij de start van een projectgroep staan de toegangsrechten direct geregeld volgens de vooraf bepaalde regels. Dat werkt een stuk veiliger.
3. Automatische structuur maakt een einde aan zoekwerk
Samenwerken levert over het algemeen veel ongestructureerde data op. Een Excellijst met taken, bestanden in de mail, presentaties op fileshares en conversaties via allerlei kanalen. Dat is niet alleen onoverzichtelijk, maar na een project is veel van de projectinformatie te versnipperd om later te vinden. Het zal niet de eerste keer zijn dat de IT-manager de opdracht krijgt oude informatie boven water te halen. Debble for Industry bundelt automatisch alle projectinformatie en -communicatie. Dit maakt een einde aan ongestructureerde data én uren zoekwerk.
4. Voorkom schaduw-IT en datalekken
We zijn altijd op zoek naar manieren waarop we makkelijker kunnen (samen)werken. Staan nieuwe tools waarmee je gemakkelijk chat en bestanden deelt niet in de servicecatalogus van het bedrijf? Dan gaan collega’s op hun eigen houtje aan de slag met bijvoorbeeld Whatsapp of Dropbox. Wil je wél overzicht houden op informatiestromen? Dan is het verstandig om de beste én laagdrempeligste samenwerktools zélf aan te bieden. Met Debble for Industry kies je
voor Office 365 en Teams vanuit de cloud. Hiermee werken collega’s overal en altijd gemakkelijk samen met het device van hun keuze. Maar dan wel volgens de regels van het bedrijf. Dat voorkomt schaduw-IT en verkleint de kans op datalekken. En last, maar zeker niets least worden je licenties nu beter benut.
5. Samenwerkingsplatform in de cloud neemt werk uit handen
Omdat de business nu zelf projectgroepen formeert, heeft IT zijn handen vrij om te focussen op echt afwijkende projecten. Omdat Debble for Industry draait in de cloud op basis van Office 365 en Teams besteed je ook heel wat beheer van je on-premise omgeving uit. Neem alleen al de upgrades en updates die automatisch uitrollen. Maar ook het updaten van de beveiligingsmaatregelen is nu een zorg minder. Dit zet een streep door veel beheertaken waardoor jij je kunt focussen op het strategisch niveau: wat heeft de business echt nodig?