3 stappen om optimaal gebruik te maken van technologie

Wel eens meegemaakt? Dat je een nieuwe app installeert, en dat je er weken later achter komt dat je allang een app hebt die precies hetzelfde kan? Je installeert bijvoorbeeld Adobe Acrobat op je iPad, omdat je aantekeningen wil maken op een PDF, terwijl de OneDrive App (die je al jaren gebruikt) dat ook prima kan... Of –ook leuk- dat je een licentie op Office 365 voor thuisgebruik aanschaft, omdat je niet weet dat de licentie die je van je bedrijf hebt gekregen, op maximaal vijf computers gebruikt mag worden, zakelijk én privé. Als dit bekend klinkt, dan kan je je wellicht troosten met het feit dat je niet de enige bent. Uit onderzoek blijkt dat je als gemiddelde gebruiker minder dan 10% van de functionaliteit van een willekeurige app gebruikt. Deels omdat je deze functionaliteit niet nodig hebt, maar ook deels omdat je niet weet dat deze functionaliteit in de app beschikbaar is.

Aantekeningen maken op PDF bestanden in OneDrive

De laatste maanden zie ik dit ook bij onze klanten gebeuren. Ik raak steeds vaker in gesprek met organisaties die ooit met Office 365 aan de slag zijn gegaan, maar niet goed weten hoe ze de mogelijkheden van het product optimaal kunnen inzetten. Het feit dat er binnen Office 365 maandelijks tientallen nieuwe features worden geïntroduceerd, speelt hierbij natuurlijk ook een grote rol. Voordat je het weet loop je achter de feiten aan.

Business Envisioning

Met deze problematiek in het achterhoofd heb ik samen met een aantal collega’s een eenvoudig stappenplan bedacht waarbij één ding voorop staat: Optimaal gebruik van jouw investering in Office 365. We noemen dit ‘Business Envisoning’, en het plan bestaat uit een drietal stappen.

Stap 1. Bepaal welke gebruiksscenario’s voor jouw organisatie relevant zijn.

Waar zou je jouw eindgebruikers nou echt blij mee kunnen maken? Denk aan scenario’s zoals ‘slimmer vergaderen’, ‘altijd en overal kunnen werken’ en ‘projectmatig samenwerken’. De scenario’s hoeven in deze stap nog niet 100% perfect te zijn, maar vergeet niet om de waarde van de benoemde scenario’s alvast tegen je bedrijfsdoelstellingen aan te houden. Dat maakt het maken van een eventuele business case een stuk eenvoudiger.

Stap 2. Toets je scenario’s in de praktijk.

Nodig een groepje representatieve eindgebruikers uit om de technologie in de praktijk te ervaren. Neem in deze stap geen halve maatregelen, dit is jouw kans om een scenario uit te testen en nog specifieker te maken voor de wensen van je eindgebruikers. Om je een idee te geven wat ik bedoel met ‘geen halve maatregelen’: Wortell maakt in deze stap gebruik van een ruimte bij Microsoft Nederland waar we samen met een klant een dag(deel) lang met alle beschikbare technologie kunnen experimenteren. Als de scenario’s zijn verkend, heb je –als het goed is- een prima beeld van de wensen die in je organisatie leven, en hoe die binnen Office 365 vervuld kunnen worden.

Stap 3. Verwerk de verzamelde informatie in beslisdocumenten die binnen jouw organisatie gebruikelijk zijn, en presenteer het resultaat.

Ik belicht in deze stap meestal het stappenplan om van de huidige naar de gewenste situatie te komen (de business roadmap), de impact van de diverse scenario’s op de organisatie en een adoptiestrategie die beschrijft hoe de gekozen scenario’s het beste in de organisatie geïntroduceerd kunnen worden.

Ik heb het Business Envisioning traject ondertussen meerdere malen mogen uitvoeren, en ik merk dat met name de tweede stap een enorme eye-opener is voor organisaties. Ik kan dan ook iedere organisatie die optimaal gebruik wil maken van Office 365 aanraden om de bovenstaande stappen te doorlopen. Als je wil dat ik of een van mijn collega’s je daarbij helpt dan hoor ik dat natuurlijk graag.