Samen voor Goud bij gemeente Heerenveen met Digitaal Vitaal

In voorbereiding op de technische implementatie van Microsoft 365 kwam het inzicht: “We moeten ook iets doen om onze collega's hierin mee te nemen.” Niet iedereen merkt iets van de aanpassingen in techniek. Wél betekende de overgang iets voor de manier waarop gemeente Heerenveen samenwerkt. “Gelukkig was de kogel vlot door de kerk en konden we samen met Wortell aan de slag met Digitaal Vitaal,” vertelt Bareld van der Meer, adviseur I&I bij gemeente Heerenveen. "Deze strategie sluit ook naadloos aan op 'Samen voor Goud', wat als de kloppende hartslag van onze organisatiekoers fungeert."

“Techniek is één, maar als je de organisatie mee wilt nemen moet je er extra energie in steken,” begint Bareld. “Onze gewenste winst zit in het delen van bestanden en documenten via Microsoft Teams en daarmee een vermindering van mailverkeer. Wij gaan voor één plek waar we informatie kunnen terugvinden, zodat als je iets van iemand verwacht het altijd op dezelfde locatie staat. Efficiënter en makkelijker samenwerken is ons grote doel, net als veiligheid. Vandaar de overgang naar Microsoft 365.” Gemeente Heerenveen werkte al samen met Wortell en vond het logisch om ook het adoptietraject Digitaal Vitaal hier af te nemen. Zeker toen bleek dat de overstap best een grote verandering voor collega's en hun manier van samenwerken betekende. “Het is belangrijk om collega's op maat te helpen op basis van vaardigheden en intensiteit van gebruik. Je weet dat als je aan de slag gaat met een implementatie, je altijd obstakels tegenkomt. Voor ons werkte het goed om niet afhankelijk te zijn van meerdere leveranciers. Als je aan de ene kant ergens tegenaan loopt, schakel je snel op de andere kant. Dat was een groot voordeel. Zo hielden we de lijntjes kort.”

Stapsgewijs samen

De mogelijkheden van Microsoft 365 zijn legio. Het zijn er eigenlijk te veel om in één keer eigen te maken. “Digitaal Vitaal helpt om het in hapklare brokken naar de organisatie te brengen,” vertelt Kilian Schwennen, adoptieconsultant bij Wortell. “Op basis van de prioriteiten van de organisatie wordt de volgorde van de ‘brokken’ bepaald. Voor gemeente Heerenveen bestonden de stappen uit: overgang naar OneDrive, een OneNote summer school, trainingen om met Microsoft Teams te werken en het opstellen van samenwerkingsregels.” Bareld vertelt aanvullend: “Daarbij zetten we een groep ambassadeurs in; de voorlopers in de organisatie. Zij werden getraind door Kilian of mij en trainden vervolgens hun directe collega's – aansluitend bij hun manier van werken,” aldus Bareld. “Dat zorgde voor een inhaalslag. In coronatijd hadden we Microsoft Teams ingezet als videobeltool. Daarna zijn we met de andere functionaliteiten binnen Microsoft Teams aan de slag gegaan. Tijdens de trainingen merkten we veel enthousiasme onder early adopters en collega’s die later bij onze gemeente zijn ingestroomd en voorheen al zo werkten: “Yes, eindelijk gaan we zo aan de slag”. Het zijn van die handigheidjes die het verschil maken in je werk.”

Op de plank bij Wortell

“Eén van de voordelen van Wortell is dat er heel veel op de plank ligt en dat je relatief eenvoudig trainingen op kunt zetten. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden én Wortell is een goede sparringpartner.” Hoewel soms de weegschaal erbij gepakt moest worden, kijkt Bareld positief terug op de samenwerking tot nu toe. “Je moet geregeld afwegen: wat wil je vanuit het adoptietraject en wat is goed voor de organisatie? In het begin heeft Peter Usmany, Solution Specialist modern work bij Wortell, ons geholpen om het belang van adoptie over te brengen aan onze directie. Vervolgens kwam Kilian in the picture. Dat is een goede match; even snel een Teams-berichtje sturen en dezelfde of volgende dag antwoord. Het is een hele prettige wisselwerking, met zo nu en dan broodnodige discussies.” Dit jaar staat er nog een implementatie met Wortell op de rol: de To Do en Planner app. Dit zijn taken die je in Microsoft Teams aanmaakt en wegzet in de tijd: wie doet wat en wanneer? “Ook AI is een onderwerp waar we aandacht aan willen schenken. Zo kun je bijvoorbeeld met Copilot in een vogelvlucht de hoofdpunten van een (gemist) Teams-overleg bekijken, de taken die erbij horen en de beslissingen die zijn genomen. Zonder door lange verslagen heen te scrollen.”

Sturen op resultaat

“Na iedere training vroegen we collega's om een korte enquête in te vullen. Hieruit bleek dat veel van hen de trainingen toch makkelijker vonden dan op voorhand gedacht: helder, duidelijk en goed te begrijpen. En natuurlijk waren er opmerkingen. Kilian en ik wogen die af en veranderden het waar mogelijk meteen.” Door de training op die manier continu door te ontwikkelen, werd het voor de volgende groep telkens beter. “Na vijf of zes keer hoop je dan dat de basis goed is zodat de organisatie ermee verder kan.” De harde resultaten van Power BI bevestigen dit. “Vanaf mei schoot het gebruik van OneDrive omhoog. Dat kon niet anders, omdat we in juni de persoonlijke netwerkschijf uitschakelden. Het gebruik van Microsoft Teams gaat gestaag omhoog; voor vergaderingen was dat al zo, en nu zien we dat voor de aanmaak van kanalen en documenten delen. We gaan de balans opmaken waar we extra stappen kunnen zetten.” Ondertussen wordt gemonitord welke onderwerpen meer aandacht nodig hebben. “Het is bovendien praktisch om te zien welke afdelingen applicaties heel weinig gebruiken, zodat je eindgebruikers hulp kan bieden en het kan faciliteren.” En als je de cijfers laat spreken, dan werkt dit ook vóór collega's. In het gehele traject was de score een 8+.

Vallen en opstaan

“Het is langzamerhand wel geland, ook het delen van documenten. Fouten maken mag, we leren gaandeweg. We moedigen aan om te proberen en het gewoon te doen. Anders leer je het nooit.” Bareld en zijn collega's merken verschillen in de durf om te leren en experimenteren. “Wat voor meerdere collega's lastig te bevatten is, is dat we in een tijdperk leven waarin je minimaal eenderde van je tijd bezig bent met verandering. En die veranderingen zijn onvermijdelijk. Dat is een mindset waarvoor je moet openstaan.” Voor Bareld en zijn collega's zijn twee punten nu met name belangrijk: de spelregels rondom Microsoft Teams en archivering in afstemming met Informatiemanagement en de overdracht van de training en adoptie aan de lijn. “Zo hopen we dat collega's, naast Microsoft Teams, precies weten wat ze wanneer en in welke applicatie moeten doen, dat nieuwe collega's goed worden aangehaakt en dat de ambassadeurs aan boord blijven.”

Tips voor andere gemeentes

• Ga buurten bij collega-gemeentes. Dat geeft inzicht in of Digitaal Vitaal past bij je organisatie. Wij hebben inmiddels verschillende gemeentes uit de regio over de vloer gehad om meer te vertellen en doen dat graag!
• Bagatelliseer het meenemen van collega's niet. Het was voor ons een verandertraject en het voordeel van Digitaal Vitaal is dat je door de inzet van ambassadeurs heel laagdrempelig bij andere teams en afdelingen binnen kan komen.
• Borg de verandering bij het MT. Wij hebben er veel energie aan de voorkant ingestoken. Je hebt draagvlak nodig; ik ga af en toe langs bij het MT, vertel hoe het ervoor staat en wat we van ze verwachten. Ook om de urgentie over te brengen, zodat er beschikbaarheid in de teams komt. Bijvoorbeeld van de ambassadeurs, zodat ze aansluiten bij een training.
• Gebruik relevante praktijkvoorbeelden. Je kunt zelf iedere afdeling training geven, maar dat komt nooit zo aan als wanneer een collega uit het eigen team het vertelt die daarbij rake praktijkvoorbeelden noemt.
• Faciliteer ambassadeurs in hun kennis. Een kant-en-klare training kunnen ze onder de arm nemen, toepassen op hun eigen werk en relatief makkelijk delen met collega’s. Deel vragen en antwoorden in het Teams-kanaal van het adoptieteam, zodat anderen ze ook zien.
• Train de trainer. Stel trainingen achteraf online beschikbaar. Collega's kunnen het in principe zelf doen met de PowerPoint in de hand; blijf evengoed benoemen dat het enorm helpt als mensen zelf onderdeel zijn van het proces. Dan blijven ze goed aangehaakt.
• Besteed voldoende aandacht aan de mindset die heerst. Als je over drie jaar dezelfde baan hebt, dan doe je weinig precies hetzelfde als nu. Veranderingen zijn onderdeel van het dagelijks leven. Dat gaat natuurlijk niet alleen over Microsoft 365, maar over de totale breedte van je werkzaamheden.